DOKUMENDIHALDUS. KORDAMISKÜSIMUSED

SISSEKANNE # 18

 

1.      PÕHIMÕISTED:

arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusel andnud arhiiviväärtuse.

arhiivihaldus – dokumentide haldamise tegevused, mille hulka kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine, arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.

asjaajamine – tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja dokumenteerimiseks.

dokument – 1) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (record) => ARHS;  organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alal hoitud informatsioon (record). // ISO15489-1; 2) laiemas mõistes – jäädvustatud terviklik teave (document); jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. //ISO15489-1.  Dokument ei ole seotud definitsiooni järgi teabekandjaga, peamine on siin teave ise ehk informatsioon. Teave (informatsioon) võib olla jäädvustatud igasugusele teabekandjale: paber, savi, puu, kivi, riie, diskett, filmilint, arvuti kõvaketas jne. 

digitaaldokument – masinloetavale andmekandjale digitaalkujul salvestatud dokument (elektrooniline dokument). Mõiste hõlmab ka andmekogusid ja infosüsteeme.

dokumendihaldus – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega.

dokumendisüsteem – riist- ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu jooksul.

dokumendihaldussüsteem - dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks, hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks (records management system).

2.      DOKUMENDI OMADUSED JA NÕUDED

Dokumendi loomisel, kasutamisel ja  säilitamisel on oluline tagada dokumendi omadused: autentsus, terviklikkus, usaldatavus ja kasutatavus. Dokumendile antud sisu, vorm ja struktuur peavad tagama isiku või organisatsiooni tegevuse või faktide tõestamise ning informatsiooni jäädvustamise. 

Dokumendi sisu sõltub dokumendi koostamise eesmärgist (mille jaoks ja mille kohta on dokument koostatud); - vorm on viis, kuidas dokumendi elemendid on paigutatud ja peab vastama õigusaktide nõuetele; - struktuur koosneb dokumendile paigutatud elementidest ning sõltub selle sisust ja liigist. 

Dokumendi autentsus, terviklikkus, usaldatavus ja kasutatavus peavad olema organisatsioonis olema korraldatud selliselt, et need omadused säiliksid kogu dokumendi haldamise ja ka säilitamise perioodil.

Autentne dokument on dokument, mis on loodud inimese poolt, kes pidi seda tegema ning mis sisaldab just seda sisu, mis täidab selle dokumendi loomise ja kasutamise eesmärgi. Autentsuse tõendamiseks tuleb organisatsioonidel luua ja rakendada dokumentide loomise, saamise, edastamise ja menetlemise protseduurid:

•                    dokumendi loojad on selleks volitatud ja tuvastatavad;

•                    dokument on kaitstud andmete volitamata lisamise, kustutamise ja muutmise eest;

•                    dokumenti saab kindlaks teha metaandmete kaudu.

Usaldatav dokument on loodud pädeva isiku poolt ja tavapäraste vormielementidega.

Terviklik dokument on täielik ja seda pole muudetud. Dokumenti tuleb kaitsta kogu tema elukäigu jooksul muutmise eest pärast tema allkirjastamise eest.

Kasutatavus on selline dokumendi omadus, kus dokumendi asukohta saab kindlaks teha tema haldamise ja säilitamise perioodil ning mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav.

3.      DOKUMENDI VÄÄRTUS JA SELLE KRITEERIUMID; DOKUMENDI ELUKÄIK

Dokumendi väärtust hinnatakse kahe kriteeriumi alusel.

1.           Tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada organisatsiooni tegevuse täitmist või tehingute läbiviimist. Tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne ja usaldusväärne ning on vormistatud vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

2.           Teabeväärtus on informatsioon organisatsiooni andmete, sündmuste, isikute jmt kohta.

Dokumendi elukäik kujutab toimingud dokumendiga alates dokumendi loomisest ja saamisest kuni hävitamiseni või üleandmiseni arhiiviasutusele. Dokumendi omadused peavad säilima kogu dokumendi elukäigu jooksul.

Dokumendi elukäigu 3 etappi:

•       Aktiivne etapp võrdub asjaajamisperioodiga, dokumendid on tööruumides.

•       Poolaktiivne etapp kestab maksimaalselt kaks aastat. Dokumendid on endiselt asjaajamises töötajate käes. Perioodi lõpus antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga dokumendid üle organisatsiooni arhiivihoidlasse. Lühiajalise (kuni 10 a ka) säilitustähtajaga dokumentide osas või ettevõte ise otsustada, kas anda dokumendid arhiivihoidlasse üle või hoida asjaajamises kuni nende hävitamiseni (säilitustähtaja möödumiseni).

•       Passiivne etapp - dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele.

4.      DOKUMENTIDE LIIGITAMINE JA LIIGITUSSÜSTEEM

Asjaajamise korrale lisaks kehtestatakse dokumentide loetelu, sealhulgas dokumentide liigitusskeem. Dokumentide liigitamine tähendab dokumentide sarnaste tunnuste järgi rühmitamist. Loetelu alusel indekseeritakse dokumendid, rühmitatakse sarjadesse ning määratakse neile säilitustähtaeg. Liigitusskeem hõlmab kõiki organisatsiooni funktsioone ning aitab organisatsioonis loodud, kasutuses olevaid, kasutusse saadud dokumente efektiivselt ja kiiresti dokumendisüsteemist üles leida. Liigitusskeem peab olema kehtestatud ühtsena kogu organisatsioonile.

Organisatsioonid võivad koostada liigitusskeemi:

a)      tegevusfunktsioonide järgi;

b)      struktuuripõhiselt;

c)      dokumentide temaatilise liigitamise järgi;

d)      dokumendiliikidel põhineva rühmitamise järgi;

e)      muu sobiva liigituskombinatsiooni alusel, mis hõlmaks  organisatsiooni kõiki tegevusi, struktuure ja dokumente.

5.      DOKUMENDIHALDUSPROTSESSID JA KONTROLLIVAHENDID

•            Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlakstegemine

•            Dokumentide säilitustähtaja kindlaksmääramine

•            Dokumentide hõlmamine

•            Registreerimine

•            Liigitamine

•            Hoidmine ja käitlemine

•            Juurdepääs

•            Jälgimine

•            Eraldamise korra sisseseadmine

•            Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

6.      NÕUDED DOKUMENDISÜSTEEMILE JA DOKUMENDISÜSTEEMI KOMPONENDID

DOKUMENDISÜSTEEMI KOMPONENDID

1)   dokumendid, mis on loodud või saadud organisatsiooni ülesannete täitmise käigus 

2)   dokumentide haldamise protsessid (dokumentide loomine ja saamine, hõlmamine dokumendisüsteemi, liigitamine, säilitamine, kasutamine, juurdepääsupiirangute kehtestamine, eraldamistingimuste määratlemine ja dokumentide kasutamise jälgimine)

3)   tehnoloogia (manuaalsed või arvutisüsteemid, riist- ja tarkvara, kommunikatsiooni-vahendid)

4)   inimesed (kõik, kes loovad, haldavad ja/või kasutavad dokumente)

NÕUDED DOKUMENDISÜSTEEMILE

o  usaldusväärne – võimeline pidevalt ja korrapäraselt toimima kehtestatud protseduuride alusel;

o  terviklik – dokumentide kaitsmiseks lubamatu juurdepääsu, hävitamise, muutmise või kõrvaldamise eest tuleb rakendada kontrollmeetmeid nagu juurdepääsu jälgimine, kasutajate tuvastamine, hävitamise volitamine ja turve;

o  õigusaktidele vastav – dokumendisüsteemi haldamise nõuded peavad olema vastavuses organisatsiooni tegevusala, normatiivse keskkonna ja ühiskonna ootustega;

o  kõikehõlmav – süsteemi loomise eesmärk on hallata kõiki organisatsiooni või selle üksuse tegevuses tekkivaid dokumente;

o  süsteemne – dokumente tuleb luua, alal hoida ja hallata süsteemselt.

7.      DOKUMENDI ELEMENDID

Dokumendi korrektne vormistus, arvestades dokumendi konkreetset liiki ja sisu koostamise eesmärki, peab tagama selle dokumendi kasutajatele ühese arusaamise ja kiire ringluse. Seda aitavad saavutada dokumendi elemendid ehk informatiivelemendid (dokumendi väljaandja (autor), kuupäev, tekst, allkirjastaja andmed). Pealkiri pannakse osadele dokumendiliikidele (nt käskkiri, korraldus). Dokumendile erinevate elementide paigutamine on soovituslik, kuid arvestama peab selle dokumendi eesmärgist ja seadustest tulenevatest nõuetest (nt tööleping).

8.      DOKUMENDIHALDUSE METAANDMED, VASTUTUS,  ROLL

Metaandmed  -  dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse (nii paberpõhises kui elektroonilises) dokumendisüsteemis; tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Metaandmed on nn registreerimisandmed ja digidokumentide elektroonilises süsteemis jäädvustatud päringud, muutmised, vaatamised.

Metaandmed on dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu kirjeldavad andmed. Asjaajamiskorras määratakse kindlaks, millised andmed tuleb registreeritavate dokumendi-liikide osas dokumendiregistrisse kanda. Need peavad näitama, kes on dokumendi loonud, kes tegeles ja kuhu salvestati.

Metaandmete haldamine on dokumendihalduse lahutamatu osa, millel on erinevad funktsioonid ja eesmärgid.

Dokumendihalduse kontekstis on metaandmed andmed, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu. 

Metaandmed on struktureeritud või osaliselt struktureeritud informatsioon, mis võimaldab dokumentide loomist, registreerimist, liigitamist, juurdepääsu, säilitamist ja eraldamist läbi aja ning nii ühe valdkonna siseselt kui ka valdkondade vaheliselt.  Iga valdkond esindab kindlat eluala ning sotsiaalselt ja/või organisatsiooniliselt korraldatud tegevusala, millega on seotud piiratud hulk inimesi, kellel on ühised väärtushinnangud ja teadmised.  Metaandmetega indentifitseeritakse, autenditakse ja kontekstualiseeritakse dokumente, inimesi, protsesse ja süsteeme, kus dokumente luuakse, hallatakse, hoitakse ja kasutatakse, ning poliitikat, millest need juhinduvad.

Dokumendihalduse vastutusala ja volitatud isikud tuleb kindlaks määrata ning kogu organisatsioonile teatavaks teha, nii et vajalike sammude astumise eest vastutav isik on selge kohe, kui tekib vajadus dokumentide loomise ja hõlmamise järele.

Dokumendihalduse eest vastutavad kõik organisatsiooni töötajad, k.a dokumendihaldurid, teised infohaldurid, tegevjuhid, struktuuriüksuste juhid, süsteemiadministraatorid ja teised, kelle tööülesannete hulka kuulub dokumentide loomine.

Vastutusala peab kajastuma tööülesannete kirjeldustes ja muudes selletaolistes materjalides. Organisatsioonis tuleb määrata dokumendihalduse eest vastutav ja aruandev vastavate volitustega isik. Vastutavate isikute kohustused võivad olla kehtestatud seadusega.

Vastutusalad jagunevad:  a) kutselised dokumendihaldurid vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemide ja nendega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemide operatsioonide õpetamise eest;  b) juhtivtöötajad  vastutavad dokumendihalduspoliitika rakendamise toetamise eest kogu organisatsioonis;  c) süsteemiadministraatorid  vastutavad kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse eest;  d) kõik töötajad vastutavad ja on aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja täieliku dokumenteerimise eest.

Dokumendihalduspoliitika ja -protseduuride planeerimise ja rakendamise protsessi võivad olla kaasatud arhiiviasutused.

9.      DIGITAALALLKIRI JA DIGITAALTEMPEL

Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.

Sertifikaat on digitaalallkirja andmist võimaldav dokument, milles avalik võti seotakse üheselt füüsilise isikuga. Sertifikaadi saamiseks esitab sertifikaadi taotleja sertifitseerimisteenuse osutajale kirjaliku avalduse.  Isiklik ja avalik võti moodustatakse sertifikaadi taotleja avalduse põhjal. Nendest võtmetest ei tohi koopiaid valmistada. Visuaalselt on digitaalallkiri tähtede, numbrite ja tähe-märkide suvaline jada dokumendi lõpus. Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud variant ega ka mingil muul moel omakäelise allkirja kujutis ekraanil.  Digitaalallkiri moodustatakse allkirja andmise vahendi – isikliku võtme – abil, millele vastab üheselt allkirja kontrollimise vahend – avalik võti.

Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal, kui seadusega ei ole neid tagajärgi piiratud. Digitaalallkiri peab võimaldama tuvastada isiku, kelle nimel on  allkiri antud, kindlaks peab saama teha ka allkirja andmise aja. Digitaalallkiri peab olema dokumendiga seotud sellisel viisil,  mis välistab võimaluse tuvastamatult muuta andmeid või nende  tähendust pärast allkirja andmist.

Digitaalne tempel on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida digitaalse templi sertifikaadi omanik kasutab tõendamaks digitaalse dokumendi terviklust ning oma seost sellise dokumendiga. • Digitaalne tempel moodustatakse turvalises allkirja andmise vahendis oleva isikliku võtme abil, millele vastab üheselt avalik võti. • Digitaalne tempel peab koos selle kasutamise süsteemiga: 1) võimaldama üheselt tuvastada sertifikaadi omaniku, kelle nimel digitaalne tempel on antud; 2) võimaldama kindlaks teha templi andmise aja; 3) siduma digitaalse templi dokumendi andmetega sellisel viisil, mis välistab võimaluse tuvastamatult muuta andmeid või nende tähendust pärast templi andmist

Firmadevahelises asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul kui saaja firma veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja firma asjaajamiskorras või muus õigusaktis.

Digitaaldokument võib olla allkirjata, kui see on dokumendisüsteemi sisestatud või seal loodud autentimise kaudu.

10. RIIGI ANDMEHALDUS, INFOSÜSTEEM, ANDMEKOGUD

Riigi andmehaldus on riigile vajalike andmete spetsifitseerimise, hankimise, andmise, pidamise jms funktsioonide täitmine; osa riigi infosüsteemist, mis hõlmab formaliseeritud kujul esitatava informatsiooni töötlemise funktsioonide täitmise.

MIS ON ANDMEKOGUD? Riigi põhiregister • riiklik register • riigiasutuse andmekogu • kohaliku omavalitsuse register • kohaliku omavalitsuse asutuse andmekogu  • avalik-õigusliku ja eraõigusliku isiku andmekogu.

11. RIIGI IT-ARHITEKTUUR, KOOSTALITUSVÕIME JA KOMPONENDID

RIIGI IT-ARHITEKTUURI 3 ASPEKTI: a) koordineerimine – riigi IT süsteemide areng, sh koostalitlus; b) kokkulepped  – riigi ja KOV asutuste IS ühise metoodika, valikute, printsiipide rakendamine (fikseerib avatud standardid ja spetsifikatsioonid, kokkuleppena  XML  rakendamine); c) ühised vahendid  – IS jaoks väljatöötatud tasuta kasutatav tarkvara, korduvkasutus, standardsed lahendused, ühine IT infrastruktuur ja ühiselt või keskselt väljatöötatud vahetarkvara (X-tee), ühised juurdepääsupunktid (eRiigi portaal, teabeportaal, kodanikuportaal).

Koosvõime on erinevate ja erilaadsete organisatsioonide võime suhelda vastastikku kasulike ja kokkulepitud ühiste eesmärkide saavutamiseks, vahetades omavahel informatsiooni info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) süsteemidel põhineva andmevahetuse kaudu. Standarditel ja avatud platvormidel põhinev koosvõime on Euroopa konkurentsivõime strateegia „Euroopa 2020“ ühe juhtalgatuse – Euroopa digitaalarengu tegevuskava – eesmärkide saavutamise eeldus.

KOOSTALITLUSVÕIME KOMPONENDID:

Organisatsiooniline koostalitlusvõime => võime Infosüsteeme kasutades osutada vastastikku ja oma klientidele teenuseid;

Semantiline koostalitlusvõime => võime mõista vahetatud informatsiooni (andmete) tähendust ühesuguselt

Tehniline koostalitlusvõime =>  Infrastruktuuriline koostalitlusvõime – erinevate organisatsioonide poolt soetatud riistvara võime töötada omavahelises ühenduses; Tarkvaraline koostalitlusvõime – erinevates organisatsioonides kasutatava tarkvara võime vahetada andmeid. 

12. DOKUMENDIHALDUSE NORMATIIVNE KESKKOND

SEADUSED:

a)           Avaliku teabe seadus, mis sätestab avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid (sh dokumendiregistrite pidamise korra), andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise ja teabele juurdepääsu korraldamise üle.

b)          Isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve ning vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest

c)           Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, mis sätestab isiku pöördumisele vastamise korra.

d)          Arhiiviseadus, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused.

e)           Haldusmenetluse seadus, mis on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldusmenetluse korra loomise teel.

f)           Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus, mis sätestab salastamise alused, salastatuse muutmise, salastatud teabekandjate kaitse korra ning vastutuse seaduse rikkumise eest.

g)           muud seadused selles osas, mis seavad eritingimusi konkreetse asutuse dokumentide (personali-, raamatupidamis- jm dokumendid) loomisele, säilitamisele või kasutamisele (nt EL struktuuritoetuse seadus, mis reguleerib toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumentide säilitamist).

VABARIIGI VALITSUSE MÄÄRUSED

a)           „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitatakse määruses traditsioonilist dokumendihaldust, mis osaleb teabe korrastamises ning mis korraldab ARHS §2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe (dokumentide ja arhivaalide) haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse.

b)          „Arhiivieeskiri“, milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivi-püsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaal-dokumentide loomisel ja haldamisel.  // Need kaks määrust on väga olulised.

MINISTRI MÄÄRUSED JA KÄSKKIRJAD

Ministri määrus või käskkiri võib reguleerida:

•                    teatud valitsemisala asutuste dokumentide haldamist (näiteks justiitsministri 19.06.2009. a määrus nr 23 Notariaadimäärustik);

•                    valitsemisala kõigi asutuste dokumentide haldamist (näiteks  siseministri 17.01.2007.a käskkiri nr 7 „Siseministeeriumi valitsemisala dokumentide näidisloetelu“,  sotsiaalministri 18.09.2008 a määrus nr 56 „Tervishoiuteenuste osutamise dokumenteerimise ning nende dokumentide säilitamise tingimused ja kord“).

STANDARDID

Dokumendihalduse valdkonna standardid jagunevad nelja gruppi:

(1)   süsteemi- ja protsessistandardid,

(2)   metaandmete ja kirjeldusstandardid

(3)   dokumendiliikide struktuuri ja vormi standardid 

(4)   digitaaldokumentide vormingute standardid.

Lisaks neile rakendatakse mitmesuguseid bürootööd puudutavaid tehnilisi standardeid. Standardid on Eestis vabatahtlikud kokkulepped, kuid avaliku sektori jaoks võivad mõned neist olla tehtud õigusaktidega kohustuslikuks. Näiteks on asutustel kohustus kasutada arhiivi kirjeldamisel rahvusvahelist arhiivikirjeldamise standardit (ISAD(G)). Eestis on dokumendihalduse standardid valdavalt võetud üle rahvusvahelise standardimise organisatsiooni (ISO) standardite alusel, samas on koostatud ka mõningaid valdkondlikke algupäraseid Eesti standardeid. Elektroonilises dokumendi-halduses kasutatakse ka mitmeid infotehnoloogia standardeid, näiteks veebistandardeid, mida soovitab veebikonsortsium W3C (www.w3.org). Kui veebistandardid on üldjuhul vabalt ja tasuta levitatavad, siis teiste standardite levitamise õigus võib olla piiratud. Eestis on standardiorganisatsiooniks, mis koostab, avaldab ja levitab Eesti standardeid Eesti Standardikeskus, mille juures tegutseb valdkondlik tehniline komitee EVS TK-22 „Informatsioon ja dokumentatsioon“.

Eesti standardiks üle võetud rahvusvahelised standardid:

•       EVS-ISO 15489-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded;

•       EVS-ISO/TR 15489-2 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised;

•       EVS-ISO 5127 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik;

•       EVS-ISO 15836 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid;

•       EVS-ISO 23081-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;

•       EVS-ISO 23081-2 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused;

•       EVS-ISO 19005-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine;

•       EVS-ISO/TR 26122 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks.

Eesti algupärased standardid ja juhised:

•       EVS JUHEND 9 Dublin Core’i metaandmeelementide kasutamine. (Põhjalikumalt käsitletakse Dublin Core’i elemenditäpsustajaid ning Dublin Core’i  kasutamist inforessursside kirjeldamisel);

•       EVS 882-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri. (Standard esitab kirja kui dokumendiliigi elementide loetelu, määratlused ja selgitused, vormistamise nõuded ja asukoha kirjal);

•       EVS 8 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas. (Standardis on koodi- ja vastavustabelid ning selles kirjeldatakse ka eesti keele reegleid ja tavasid arvude, isikunimede jm kirjutamisel).

13. FUNKTSIOON, TEGEVUS, TOIMING, DOKUMENTEERIMINE

 

Funktsioon on tegevus või protsess, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet.
Tegevuste kogum, mida organisatsioon täidab oma eesmärkide saavutamiseks. Märkus: Funktsioonipõhises liigitusskeemis on funktsioon ülemine liigitustasand

DHS baasfunktsioonid:

·         Dokumentide metaandmete registreerimine

·         Digitaaldokumentide lisamine registrikannetele

·         Elektrooniliste dokumendimallide kasutamine

·         Dokumentide elektrooniline menetlemine

·         Juurdepääsuõiguste defineerimine

·         Otsingute tegemine metaandmete põhjal

·         Digitaaldokumentide arhiveerimine

·         Digitaaldokumentide edastamine ühest dokumendihaldussüsteemist teise 

·         Digitaalallkirja kasutamine

·         Aruandluse võimaldamine

TOIMING JA FAKT: Igas juriidilises süsteemis esinevad inimeste teod ja sündmused (sünd ja surm, üleujutus, maavärin) faktidena. Toiming on fakt, mis väljendab tahet. Toiming saab või tehakse teatavaks => suulises või kirjalikus vormis, kusjuures: kirjalikult tehakse teatavaks, kui: 1. toiming on selline, et ta saab ilmneda ainult dokumendi kujul 2. suuline toiming nõuab tõendusena kirjalikku dokumendi olemasolu.

Dokumenteerimine on: a) protsess, mis piiritleb tagajärgede mõju; b) protseduur, mille käigus faktid ‘valatakse vormi’.

14. DOKUMENDIHALDUSE EESMÄRGID JA RISKIJUHTIMINE

 

Dokumendihaldus on juhtimise tugifunktsioon, mille eesmärgid on: a) asutuse ülesannete kiire ja täpne täitmine;  b) asutuse haldussuutlikkuse tagamine.

Dokumendihaldus tagab: a) asutuse tegevuseks vajalike dokumentide ja teabe kvaliteedi ning protseduurid;        b) tehnoloogia funktsionaalsed (mida peab tegema) ja mittefunktsionaalsed (kuidas peab tegema) omadused.

Milleks dokumendihaldus? Dokumenteerib tööprotsessid => protsesside jätkumine, tegevuse tõestamine, tegevuse kontroll. Dokumenteerib teabe => sõnumi edastamine, sündmuse jäädvustamine, info kogumine.

Milleks digitaalne dokumendihaldus? Muudab protsessid efektiivsemaks => kiirus, kontrollitavus/ läbipaistvus, ratsionaalsus.

Dokumente haldavad nii dokumendihaldurid kui ka kõik teised oma tegevuse käigus dokumente loovad või kasutavad isikud. Organisatsiooni dokumendihalduses seatakse eesmärgiks:

a)         määrata kindlaks põhimõtted ja standardid;

b)        määrata ülesanded ja volitused;

c)         kavandada tegevus ja anda juhised;

d)        osutada dokumentide haldamise ja kasutamise teenust;

e)         luua, rakendada ja hallata dokumendihalduse erisüsteeme;

f)         integreerida dokumendihaldus organisatsiooni süsteemidesse ja tegevusse.

Dokumentides sisalduv informatsioon on väärtuslik ressurss ja organisatsiooni tegevuses oluline vara. Süstemaatiline lähenemine dokumentide haldamisele on oluline nii organisatsioonile kui ka kogu ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada dokumente kui organisatsiooni toiminguid kajastavat tõestusmaterjali.

Dokumendihaldussüsteem kujuneb informatsiooniallikaks organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada organisatsiooni järgnevat tegevust ja otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees.

Dokumendid võimaldavad organisatsioonil:

•            tegutseda kehtiva korra kohaselt ja tõhusalt ning olla aruandlusvõimeline;  - pakkuda järjepidevalt ja õiguspäraselt teenuseid;

•            dokumenteerida dokumendihalduspoliitika väljatöötamist ja juhtimisotsuseid;

•            saavutada juhtimis- ja haldamistegevuse järjekindlus, pidevus ja tulemuslikkus;

•            tõsta kogu organisatsiooni tegevuse tõhusust;

•            tagada tegevuse järjepidevus õnnetusjuhtumi korral;

•            täita õigusaktide nõuded, sh arhiivi-, auditi- ja järelevalvealased nõuded;

•            pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessides, sh organisatsiooni tegevuse kohta käivate asitõendite olemasolu või puudumisega seotud riskide haldamist;

•            kaitsta organisatsiooni huve ja selle töötajate, klientide ning huvirühmade õigusi;

•            toetada ja dokumenteerida käesolevat ja tulevast uurimis- ja arendustööd, arengut ning saavutusi, samuti ajaloouurimist;

•            olla tõendusmaterjaliks äritegevuse, isikute ja kultuurialase tegevuse kohta;

•            panna alus organisatsiooni identiteedile nii tema põhitegevuse, isikute kui ka  organisatsioonisisese kultuuri tasandil;

•            hoida ja kasutada asutuse, selle töötajate ja kollektiivi mälukogemust.

 

DOKUMENDIHALDUSE RISKIJUHTIMINE: infosüsteemi kasulike omaduste tagamine

Funktsionaalsed omadused (mida peab tegema?) võimaldavad dokumendi:

–        loomist olulise informatsiooni dokumenteerimiseks: – kirjeldamist ja organiseerimist selle kiireks taasleidmiseks; 

–        säilitamist turvalises keskkonnas autentsuse tagamiseks; 

–        publitseerimist teabe kättesaadavaks tegemiseks;

–        teatavaks tegemist tagasiside saamiseks ja täitmise algatamiseks; 

–        täitmise organiseerimist ja järelevalvet;

–        elukäigu juhtimist mittevajalike dokumentide ja andmete DHSist väljaviimiseks;

–        andmete ja protsesside jälgitavust kontrollimiseks, sh vigade kiireks leidmiseks ja kõrvaldamiseks jne.

Mittefunktsionaalsed omadused (kuidas peab tegema?), mis tagavad  funktsionaalsete omaduste realiseerimise:

a)      kasutatavus – DHSi tegutsemistingimused ja juhised on kergesti arusaadavad ja kättesaadavad. Vähene kasutajapingutus (funktsioonide täitmine kiire, nupuvajutusi vähe, suur on vaikeväärtusega täidetud väljade osakaal );

b)      jõudlus – on tagatud kasutaja poolt oodatav DHSi töökiirus erineva koormuse ja andmemahtude korral;

c)      hallatavus – on võimalik teabe dokumenteerimise, halduse ja menetlemise rakendusi modifitseerida või administreerida ja/või teha täiendusettepanekuid;

d)      käideldavus – DHSi kasutamine on võimalik kasutajale soovitud ajal; turvalisus – DHSi kasutamine vaid volitatud isikutele jm.

15. DOKUMENDIHALDUSPOLIITIKA PÕHIMÕTTED

Dokumente luuakse, saadakse ja kasutatakse organisatsiooni tegevuse käigus. Tegevuse kestvuse, normatiivsele keskkonnale vastavuse ja vajaliku aruandevõime tagamiseks peavad organisatsioonid looma ja alles hoidma autentseid, usaldusväärseid ja kasutatavaid dokumente ning kaitsma nende terviklust nii kaua, kui nõutud. Selleks peaksid organisatsioonid ellu viima ulatusliku dokumendi-haldusprogrammi, mille sisuks on: 

a)       dokumentide, mis organisatsiooni iga tegevuse käigus tuleb luua, ning neis sisalduva informatsiooni kindlaksmääramine; 

b)       loodavate ja hõlmatavate dokumentide vormi ja struktuuri ning kasutatavate tehnoloogiate kindlaksmääramine; 

c)       dokumentide ja dokumendiprotsesside kohta metaandmete loomise ning metaandmete järjekindla seostamise ja haldamise viiside kindlaksmääramine;

d)       dokumentide leitavuse ja kasutamise, dokumentide erinevate protsesside ja kasutajate vahel liikumise nõuete ning neile nõuetele vastava säilitustähtaja kindlaksmääramine;

e)       kasutamisvajadustele vastava dokumentide korraldamise otsustamine;

f)        puudulikust dokumenteerimisest tulenevate riskide hindamine;

g)       dokumentide kestev säilitamine ja neile juurdepääsu võimaldamine, arvestades organisatsiooni vajadusi ja ühiskonna ootusi;

h)       vastavus õigusaktidest tulenevatele nõudmistele, kehtestatud standarditele ja organisatsiooni poliitikale; 

i)         dokumentide alleshoidmiseks kindla ja turvalise keskkonna tagamine;

j)        dokumentide säilitamine ainult niikaua, kui neid vajatakse või kui säilitamine on nõutav;

k)       dokumentide loomise ja haldamise protsesside, otsuste ja toimingute efektiivsuse, tõhususe ja kvaliteedi parandamise võimaluste kindlakstegemine ja hindamine.

Organisatsioonid, mille puhul kehtib tegevuse tõestamise nõue, peavad kõikides oma tegevusprotseduurides arvestama dokumentide ja nende metaandmete loomise ja hõlmamise nõudeid. Riskianalüüs organisatsiooni tegevuse järjepidevuse planeerimine ja ettenägematuteks asjaoludeks valmisoleku kohta peab tagama meetmed organisatsiooni funktsioneerimiseks esmajärgulise tähtsusega dokumentide kindlaksmääramise, kaitsmise kohta ja vajadusel nende taastamise.

16. DOKUMENDISÜSTEEMI JUURUTAMINE

Dokumendisüsteemi juurutamine. Dokumendisüsteem tuleb juurutada süstemaatiliselt, kasutades projekttöö- või teisi olukorrale vastavaid meetodeid ning pidades silmas dokumendisüsteemide integreerimist organisatsiooni tegevusprotsesside ja nendega seotud süsteemidega.

Dokumendihalduse strateegia põhineb dokumendihalduspoliitika, protseduurireeglite ja tavade väljatöötamisel ja kasutuselevõtul ning süsteemide väljatöötamisel ja juurutamisel vastavuses organisatsiooni tegevusest tulenevate vajadustega ja kooskõlas normatiivse keskkonnaga.

 Organisatsioon peab tegevuse dokumenteerimise strateegiaga kindlaks määrama, missuguseid dokumente ta vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb Dokumendihalduse strateegia tuleb dokumenteerida vastavas plaanis, nt  Üldine infohalduse kava, mis kuulub kokku organisatsiooni teiste planeerimisalaste dokumentidega.

Infosüsteemid, tegevust toetavad rakendused ja kommunikatsioonisüsteemid, samuti nende poolt toetatavad protsessid tuleb välja töötada, muuta või ümber korraldada nii, et täielike dokumentide loomine ja hõlmamine oleks organisatsiooni rutiinse tegevuse osa.

Nõuetele vastavate dokumendisüsteemide juurutusstrateegiasse võib kuuluda: 

a)      dokumendisüsteemide väljatöötamine; 

b)      dokumendisüsteemide dokumenteerimine; 

c)      dokumentidega tegelevate isikute ja teiste töötajate koolitus; 

d)      dokumentide konverteerimine uutesse dokumendisüsteemidesse, vormingutesse ja komponentidesse; 

e)      standardite kehtestamine ning süsteemi vastavuse ja tõhususe mõõtmine nende suhtes;  

f)       säilitustähtaja määramine ja dokumentide väärtuse üle otsustamine vastavuses normatiivse keskkonnaga.

17. Dokumentide loomine/saamine, registreerimine, juurdepääs, migreerimine, eraldamine, säilitamine, säilitustähtaeg

Dokumentide loomisel ja saamisel: 
• Arvestatakse õigusaktidega, mis sätestavad: - dokumentide vorminõuded ja registreerimisandmed - missuguseid dokumente tuleb ühe või teise funktsiooni täitmise käigus luua 
• Arvestatakse dokumendi loomist puudutavate andmevahetuse ja metaandmete nõuetega 
• Arvestatakse dokumendisüsteemi kasutajate õigustega dokumentide loomisel ja juurdepääsul

Registreerimine - hõlmatud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine.
Paber-asjaajamissüsteemides on register, näiteks registreerimisraamat, eraldi dokument  
• Elektrooniliste ja hübriidsüsteemide puhul moodustub register dokumendi kohta registreeritud andmetest ning esineb sageli andmebaasina 
• Registriandmete koosseis määratakse õigusaktidega või organisatsiooni enda poolt lähtuvalt vajadustest.
• Registreerimine seob dokumendi sisu, struktuuri ja konteksti kaudu funktsiooniga, mille täitmise käigus ta tekkis ning ka teiste sama funktsiooni täitmise käigus tekkinud dokumentidega.
• Registreerimise mõiste elektroonilise süsteemi puhul erineb traditsioonilisest paberdokumentide vallas tuntud registreerimisest.Traditsioonilise lihtsa dokumendisüsteemi puhul saab dokumente süsteemi hõlmata, need on ülesleitavad ja hallatavad ka ilma erilise registreerimiseta  Eelduseks on muude ohjevahendite olemasolu: liigitus, dokumentidele kehtestatud säilitustähtajad, kindlaksmääratud ülesanded toimikute pidamisel jne • Paberdokumentide puhul täidab registreerimine seetõttu dokumentide olemasolu kohta täiendava tõestuse loomise ülesannet, kui seda nõuab seadusandlus või ka muul tõsisel põhjusel.
• Elektroonilises keskkonnas seevastu on dokumendi registreerimine vältimatu ning rutiinne protsess: ilma metaandmeteta ei oleks süsteem dokumendist "teadlik" • Eesti õigusaktidest tulenevalt tuleb siiski ka elektroonilises süsteemis sisse seada õiguslikbürokraatliku tähendusega registrite (osaregistrite) süsteem, milles iga dokument saab järjekorranumbri kindla registri järgi • Registreerimine on protsess, mitte ühekordne toiming • Dokumendi loomisel või saamisel kantakse selle kohta registrisse vaid osa andmetest, asjaajamise ja haldamise toimingute käigus registriandmete hulk kasvab.
 
Juurdepääs -  on füüsiline ja informatsiooniline. Füüsiline juurdepääs on õigus ja võimalus dokumenti või arhivaali kasutada saades selle enda kätte Informatsiooniline juurdepääs on õigus ja võimalus  tutvuda dokumendi või arhivaali sisuga.
 
Eraldamine - dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus. 
 
Säilitamine - dokumentide hoidmine ja nende säilivust tagavad tegevused. Säilitustegevuste hulka kuuluvad näiteks: säilitusstrateegiate väljatöötamine, keskkonnatingimuste loomine ja kontroll, hoidla sisseseade valimine ja hooldamine, konserveerimine ja restaureerimine.
 
Säilitamine asjaajamises kuni üleandmiseni asutuse arhiivihoidlas:

1)      Korralikult vormistatud või lõplikult lahendatud dokument paigutatakse toimikusse dokumentide loeteluga ettenähtud sarjas. 

2)      Asjaajamisperioodi lõpul kontrollitakse dokumentide süstematiseerimise kvaliteeti, vajadusel toimik korrastatakse. 

3)      Vajadusel peale asjaajamisperioodi lõppu kantakse toimikud arhivaalide loetelusse (arhivaalide loetelu pole kohustuslik alates 01.01.2012). 

4)      Dokumente hoitakse nende operatiivse kasutamise eesmärgil töökohtadel veel maksimaalselt kaks aastat. 

5)      Alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid korrastatakse ja antakse ettevõtte arhiivihoidlasse. 

6)      Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 a ka) dokumendid korrastamist ei vaja, neid  hoitakse täitjate käes (tööruumides) kuni hävitamiseni või  antakse arhiivihoidlasse, kus neid hoitakse kuni hävitamiseni.    

Säilitamine arhiivihoidlas:

1)      Vastuvõetud säilikud (korrastatud dokumendid) karbistatakse. Kui võeti vastu korrastamata dokumendid, tuleb need hoidlas korrastada. 

2)      Asukoharegistrisse tehakse kanne säilikute asukoha kohta hoidlas. 

3)      Hoidlas tagatakse  dokumentide säilimiseks vajalik keskkond; turvalisus; juurdepääs dokumentidele ja dokumentide kasutamise võimalus

Kokkuleppel avaliku arhiiviga eraldatakse arhiiviväärtusega säilikud üleandmiseks avalikule arhiivile.   Säilitustähtaja möödumisel eraldatakse dokumendid kohe hävitamiseks. Koostatakse hävitamisakt ja dokumendid hävitatakse ühe kuu jooksul hävitamisotsuse kuupäevast alates.  Dokumentide hävitamine - ainult hävitamisakti alusel. Konfidentsiaalsuse tagamiseks tuleks hävitamisele eraldatud dokumendid muuta loetamatuks.

Konverteerimine ja migreerimine. Dokumendisüsteemid peavad olema välja töötatud nii, et dokumendid jäävad autentseteks, usaldusväärseteks ja kasutatavateks kogu säilitustähtaja vältel sõltumata muudatustest süsteemis, sealhulgas vormingu konverteerimine, migreerimine ühest riistvara- või operatsioonisüsteemist või tarkvararakendusest teise.

Juurdepääs, ülesleidmine ja kasutamine. Dokumendisüsteemid peavad võimaldama organisatsiooni tegevuse jätkamiseks ja aruandekohustuse täitmiseks vajalikele dokumentidele õigeaegse ja tõhusa juurdepääsu ja ülesotsitavuse. Süsteemid peavad riskide vältimiseks dokumentide terviklusele võimaldama ja rakendama juurdepääsukontrolli. Nad peavad looma ja alles hoidma kontrolljälje või mõnel muul moel näitama, et dokumendid on olnud lubamatu kasutamise, muutmise ja hävitamise eest tõhusalt kaitstud.

Säilitamine ja eraldamine. Dokumendisüsteemid peavad suutma kaasa aidata dokumentide säilitamise ja eraldamise kohta otsuste langetamisele ja täideviimisele. Otsuseid peab olema võimalik langetada mistahes dokumendi eksisteerimise hetkel, sh dokumendisüsteemi väljatöötamise etapil. • Samuti peab eraldamise vajaduse tekkimisel olema võimalik eraldamine automaatselt aktiveerida. Süsteemid peavad looma kontrolljälje või võimaldama lõpuleviidud eraldamistoimingute jälgimist muude meetoditega.

Säilitustähtaeg - lühim aeg, mille jooksul tuleb dokumenti hoida või säilitada. 
Säilitustähtaeg määratakse      
1) aastates või kuudes      
2) tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega      
3) alatisena 
Säilitustähtaja määramisel tuleb kindlaks teha      - kui kaua vajab organisatsioon antud sarja kuuluvaid dokumente oma tegevuse eesmärkidel (tähtajaliselt või alatiselt)      - tähtaeg, mis tuleneb antud sarja kuuluvate dokumentide õigusaktidest  

Sarja lõplikuks säilitustähtajaks kehtestatakse eri kriteeriumide alusel saadud tähtaegadest pikim • alatine säilitustähtaeg antakse eeskätt arhivaalidele, mis võimaldavad tõestada arhiivimoodustaja päritolu, struktuuri ja ülesandeid, põhitegevust ja selle tulemusi, suhteid teiste asutuste või üksikisikutega ning neist suhetest tekkinud kohustusi või annavad teavet oluliste sündmuste, arengusuundade, asutuste, inimeste või teiste arhivaalide ja kollektsioonide kohta • alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab arhiivimoodustaja väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele (Alatise säilitustähtajaga dokumente hoitakse alal kuni asutuse tegevuse või tema poolt täidetud funktsiooni lõppemiseni) • avalik arhiiv arvestab asutuse kehtestatud alatist säilitustähtaega hindamisotsuste tegemisel (Avaliku arhiivi poolt arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse avalikku arhiivi).

Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu • väga suure juurdekasvuga dokumendiliigid võiksid saada niisuguse säilitustähtaja, mis viiks miinimumini nende säilitamise kauem kui hädavajalik, kuna iga aastakäik võib arhiiviruumi ülearu täita • dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg võib muutuda uue õigusakti kehtestamisega • organisatsioon võib sarjale kehtestatud säilitustähtaega vajadusel ka ise muuta • alatise säilitustähtaja muutmisel tuleks eelnevalt küsida avaliku arhiivi arvamust. 

Liigitusüksused ja toimikud:
Toimikud avatakse ainult liigitusskeemi kõige alamal tasandil, milleks on sagedamini sari või allsari  • See nõue kehtib ka siis, kui liigitusskeemi eri osadel on erinev hulk alltasandeid (sarju paikneb nii arhiivi kui ka allarhiivi koosseisus; ainult osal sarjadest on allsarju)  • Kindlasti ei tohi olla avatud toimikuid liigitusskeemi ühe ja sama haru mitmel tasandil, sealhulgas nii sarja kui ka allsarja tasandil  • Kui tekib vajadus edasi arendada liigitusskeemi osa, kus juba on avatud toimikuid, siis need toimikud suletakse  • Kui sarjale luuakse allsarjad, siis avatakse nende jaoks uued toimikud.

Toimikute avamine ja sulgemine:
Üheliigilisi dokumente sisaldavad toimikud avatakse traditsiooniliselt kalendriaasta (vm asjaajamisperioodi) algul ja suletakse selle lõpul - ajaline kriteerium  • Kui dokumente tekib nii palju, et neid ei ole võimalik aasta jooksul ühte toimikusse paigutada, siis lühendatakse toimiku sulgemise tähtaega (ühte kausta vaid ühe kvartali dokumendid) või valitakse dokumentide kogusel põhinev kriteerium • Üheliigilistest dokumentidest koosnevates sarjades tohib korraga olla avatud ainult üks toimik; uue toimiku avamisel eelmine suletakse.
• Asjade või objektide kohta peetavatest toimikutest koosnevad sarjad võivad sisaldada korraga mitu avatud toimikut  • Iga toimik suletakse alles konkreetse asjaajamise lõpetamisel, mis võib ulatuda ka läbi mitme aasta - kasutatakse kindlal sündmusel põhinevat kriteeriumi (asja lõpetamine) 

  
 

18. ASJAAJAMISKORD, DOKUMENDIHALDUSE KORD JA DOKUMENTIDE LOETELU

Dokumendihaldus - dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu, eesmärgiga tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus.

Asjaajamine sisaldab organisatsiooni dokumendiringluse ametlikku korraldust, mille eesmärk on dokumendiringluse toimingute suurim võimalik lihtsustamine ja automatiseerimine. Infotehnoloogia vahendite kasutamine asjaajamises aitab tagada asjaajamise kiiremaks ja tõhusamaks muutmise.

Asjaajamine sisaldab organisatsiooni dokumendiringluse ametlikku korraldamist. Dokumentide korraldamisel peab arvestama järgmisi tingimusi:

a)       dokumendid on loodud ja nende säilitamine toimub õigusaktide kohaselt;

b)       dokumentide säilitamisel ja kasutamisel arvestatakse ja välditakse riske;

c)       on määratud kasutajate grupid ja dokumentidele juurdepääsuõigused vastavalt kasutajagruppidele;

d)       on tagatud dokumentide säilimine ja on loodud vastavalt säilitustähtajale säilitamise tingimused.

Asjaajamise tulemuslikuks korraldamiseks tuleb organisatsioonil kehtestada asjaajamiskord ja asja-ajamisperiood.

Asjaajamiskord on alusdokument organisatsiooni dokumendihalduse korraldamiseks, milles  sätestatakse:

o    asjaajamisperioodi pikkus;

o    dokumendiplankide liigid, hoidmise ja kasutamise kord ning kasutatavad dokumendimallid;

o    dokumentide vormistamise kord; 

o    dokumendiringluse kord või skeemid (dokumendiliikide kaupa); 

o    registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord, indekstite süsteem; 

o    dokumentide menetlemise kord, sh e-kirjad, tähtaegse lahendamise kontrollimise kord, kooskõlastamise, allkirjastamise ja autentimise kord, dokumendi ärakirja ja väljavõtte ametliku kinnitusega tõestamise kord;

o    dokumentidele juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;   - dokumentide hoidmise kord;

o    säilitamiseks ettenähtud arhivaalide loetelu koostamise ja arhiveerimine; 

o    arhivaalide eraldamine (hävitamine ja üleandmine hoidlasse); 

o    asjaajamise üleandmise kord töösuhte lõppemisel või peatumisel; jne.

DOKUMENDIHALDUSKORD - asutuse sisemine alusdokument, mis reguleerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, arvestades konkreetse asutuse tingimusi • peab olema suunatud asutuse töö efektiivsuse tagamisele • vormilt võib olla kehtestatud ühtse dokumendina või koosneda mitmest regulatsioonist • kirjeldab kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja töötajate ülesanded, õigused, kohustused asjaajamisel.

* Asutuse asjaajamisperiood või –perioodid 
• Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid 
• Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord 
• Registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem 
• Dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu 
• Dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord 
• Asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord 
• Asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord 
• Dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord 
• Dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise kord 
• Vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord 
• Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord 
• Ametniku teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord 
• Muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest

DOKUMENTIDE LOETELU  on aluseks dokumendisüsteemi kavandamisele ja arendamisele;  dokumentide registrite moodustamisele; dokumentidele juurdepääsu tagamiseks või piiramiseks; dokumentide säilitamiseks;   dokumentide hävitamiseks;  arhiveerimiseks ja arhivaalide üleandmiseks arhiivile. Lisatakse asjaajamiskorrale.

Dokumentide loetelu kinnitatakse ja kehtestatakse organisatsiooni juhi poolt. Peale kehtestamist muudetakse loetelu üksnes siis, kui organisatsiooni ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad, muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui organisatsiooni struktuuris ja ülesannetes toimuvad nii ulatuslikud muudatused, et muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis.

Dokumentide loetelu andmed:
• asutuse nimi
• funktsiooni (ülesande) või struktuuriüksuse tähis ja nimetus 
• sarja tähis ja nimetus 
• säilitustähtaeg
• sarja kuuluvate dokumentide teabekandja (elektrooniline või paberkandja) 
• asukoht ja/või vastutaja (millises üksuses dokumendid tekivad, milline üksus või ametnik dokumentide haldamise eest vastutab) 
• juurdepääs (piirangu liik, selle kehtestamise alus, kehtivusaeg, juurdepääsutingimused) 
• dokumentide elukäik (millal antakse üksusest asutuse arhiivihoidlasse, kas ja millal nähakse ette dokumentide läbivaatust või väärtuse ümberhindamist, kas sarjale on avaliku arhiivi poolt omistatud arhiiviväärtus või kindlaks määratud valiku tegemise viis) 
• muud andmed (millistest dokumentidest valmistatakse tagatiskoopiad, millistesse sarjadesse kuuluvad dokumendid avalikustatakse veebilehel jne).

Dokumentide loetelu sisu: loetelusse peavad olema kantud kõik asutuse funktsioonid ja nende raames tekkivad dokumendisarjad, sõltumata andmekandjast.
• loetelu peab kajastama ka asutuses peetavaid andmekogusid (asutused kasutavad andmekogu tähistamiseks sageli ka nimetusi „register“ või „andmebaas“) 
• loetelusse tuleb kanda riiklikud registrid, asutuse siseseks või väliseks kasutamiseks mõeldud olulised põhitegevusega kaasnevad andmekogud ning asutuse juhtimis- ja tugitegevuste andmekogud.

Dokumentide loetelu andmekogude andmed:
Kohustuslikud andmed: • andmekogu nimi • kasutatav tarkvara • andmekogu pidamise eesmärk • andmekogu sisu kokkuvõttev kirjeldus • andmekogu tüüp (ülekirjutatavad andmed või mitte) • andmete ajaline piir (või andmekogu asutamise aeg) • väljatrükkide teostamine 
Lisaandmed: • andmekogu alusdokumentide loetelu • andmete unikaalsus (kas samu andmeid on teistes andmekogudes, teistel arhiivimoodustajatel) • avalik juurdepääsuaadress.

Sari - organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna (hoida koos). Sarja moodustavad dokumendid, mida ühendab: a) dokumendiliik (nt käskkirjad);  b) sisu (nt personalikäskkirjad);  c) ülesanne, mille täitmise käigus dokumendid tekkisid;  d) sarnane praktiline väärtus ja ühesugune säilitustähtaeg. Igal sarjal on kindel dokumentide liigitusskeemist tulenev tähis, mis koosneb  organisatsiooni tegevusfunktsiooni tähistavast numbrist ja sarja järjekorranumbrist selles funktsioonis.

19. ARHIIVI KORRASTAMINE, DOKUMENTIDE KAITSE, ARHIIVITEENUSE KASUTAMINE

Keskendutakse vaid arhivaalide korrastamisele • Korrastustasandid arhiiv-sari-säilik, samuti arhiiviskeemi puutuv jäänud samaks

• Digiarhivaalid “korrastatakse”  XML kujul kapsliks, mis moodustatakse Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel • Digiallkirja kapslis olevad digiarhivaalid peavad olema arhiivivormingus

 • Paberarhivaalide lehed nummerdatakse.

Dokumentide ettevalmistamisel asutuses säilitamiseks tuleb silmas pidada:

• otstarbekust — korrastada tuleb just nii palju, kui asutuses säilitamiseks on vajalik 
• korrastamist vastavalt ainese väärtusele — arhiiviväärtuslikule ainesele esitatavad ettevalmistamise nõuded on rangemad 
• ühekordse, etapiviisilise korrastamise nõuet — tuleb jälgida, et säilitamise käigus ei tuleks ümber korrastada ka juhul, kui hiljem tuleb ainest täiendavalt korrastada (näiteks üleandmisel arhiiviasutusele).  

Asutuses säilitamiseks ettevalmistamise põhirõhk langeb intellektuaalsele korrastamisele, eesmärgiga:
• juurdepääsu soodustamine: arhivaalid peavad olema kogu aeg üles leitavad 
• andmekaitse: sageli just lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid sisaldavad delikaatseid isikuandmeid, ärisaladust või muul põhjusel juurdepääsupiirangu alla kuuluvat teavet 
• haldamise võimaldamine: säilitamise käigus võib ilmneda vajadus muuta dokumentide säilitustähtaega, toimikud tuleb säilitamiseks vahearhiivi üle viia jne. 

Enne füüsilist korrastamist eemaldatakse toimikutest arhiivi jaoks mittevajalik aines (koopiad, asjasse mittepuutuvad trükised). Ettevalmistustööd paberdokumentide säilitamiseks.

Säilitamine ja kaitse arhiivis

– nõuded arhiivihoidlale; – nõue ohuplaneeringu teostamiseks ja ohuplaani kehtestamiseks; – nõue sätestada hoidla ja arhivaalide kasutamise reeglid. Nõuded on mõeldud vaid avalikele arhiividele (mööndusega)

Arhiiviteenust võib kasutada asjaajamise alusdokumentide, hävitusakti kavandi ja arhivaalide loetelu koostamiseks ning arhivaalide korrastamiseks ja kirjeldamiseks avalikku arhiivi üleandmisel 
 • Üha ulatuslikumalt pakutakse ka säilitamisteenust
• Teenuse pakkuja valimine
• Kvaliteetse lõpptulemuse tagamine
• Hea teenuse saamise eelduseks on tellija selgelt sõnastatud ülesanne ja tingimused • Arhiiviteenuse tellimisel tuleks kontrollida teenuse pakkuja kehtiva tegevusloa olemasolu ning teha taustauuring.

20. DOKUMENDI JA ARHIIVIHALDUSE DOKUMENTEERIMINE

• - dokumentide usaldatavuse ja autentsuse tõestamiseks
• - dokumendisüsteemi toimimise ning toimimishäirete   dokumenteerimiseks
• - asutuse asjaajamise läbipaistvuse ja kontrollitavuse   tagamiseks

Asutuse dokumendi- ja arhiivihalduse alusdokumendid: • dokumendihalduse kord, mis reguleerib erinevaid dokumendi- ja arhiivihaldamise protsesse ning vastutust • dokumentide loetelu, milles vastavalt vajadusele nähakse ette dokumentide liigitus, säilitustähtaeg, juurdepääsutingimused, elukäigu ajakava jne • muud alusdokumendid, millega reguleeritakse dokumendihaldust (töötajate ametijuhendid, arhiiviskeem jm)

Dokumendi- ja arhiivihaldamise käigus tekkivad muud dokumendid:
• avaliku arhiivi hindamisotsus
• arhiivinimistu
• üleandmise ja vastuvõtmise akt
• hävitamisakt jm

Kirjeldused ja metaandmed: • dokumentide registreerimisandmed  • andmed toimikute laenutamise kohta (laenutuste register) • andmed dokumentidele juurdepääsu kohta (vaatamine, kopeerimine jne) • arhivaalide loetelu • arhiivinimistu