ARHIIVINDUSE JA DOKUMENDIHALDUSE ALUSED: mida võiks teada

SISSEKANNE # 16

DOKUMENT

Dokumendihaldus – dokumentide loomise, saamise, kasutamise ja säilitamise korraldamine ning selleks loodud süsteem, mille eesmärgiks on tagada väärtuslikku teavet edastavate dokumentide säilimine ja kättesaamine.

Dokumendihaldus mõjutab organisatsiooni tegevust, sest:

·         info kiire kättesaamine võib anda eelise konkurendi ees;

·         info kiire leidmine aitab hallata kliente;

·         info kättesaadavus aitab planeerida tegevusi;

·         info haldamine aitab ettevõttel sujuvalt toimida;

·         info mõjutab juhtimisotsuseid.

Dokument (document, noun) - jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna. //ISO15489-1

Dokumendid (records) - organisatsiooni või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alal hoitud informatsioon. // ISO15489-1

Dokument ei ole seotud definitsiooni järgi teabekandjaga, peamine on siin teave ise ehk informatsioon. Teave (informatsioon) võib olla jäädvustatud igasugusele teabekandjale: paber, savi, puu, kivi, riie, diskett, filmilint, arvuti kõvaketas jne.

Dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks. (Arhiiviseadus).

Dokumendihaldus on halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alahoidmise, kasu-tamise ning eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava tõestusmaterjali ja informatsiooni dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena alahoidmisega (EVS-ISO 15489-1).

Digitaaldokumendi (digidokument) puhul kehtib dokumendi definitsioon. Rahvusarhiivi poolt on lisatud definitsioonile täpsustus, et rõhutada tema erinevusi traditsioonilisest paberdokumendist. See on  elektroonsete seadmete abil loodud ning andmekandjale talletatud dokument, mis erineb pabervõi analoogkandjal dokumendist selle poolest, et seda saab jaotada kolmeks iseseisvaks osaks:

1.      bitijada andmekandjal;

2.      vorming, mis moodustub bitijada esitus-, struktureerimis- ja paigutusviisist;

3.      teave, millel on teabe- ja tõestusväärtus: sisu tõestab fakte ja tegevust; kontekst seostab dokumenti looja tegevuse, asjaajamistoimingute, metaandmete ning teiste dokumentidega.

Infoühiskond on ühiskonna elukorraldus, kus enamus inimkonna loodud väärtusi on kätketud teabesse.

Niisiis: kõige üldisemalt öeldes on dokument jäädvustatud teave. Jäädvustamine tagab teabe taasesitatavuse, võimaldades seda ühesugusena edasi anda paljudele inimestele läbi aja ning ruumi. Selle määratluse järgi on dokumendiks nii asutuse ametlik dokument, hoone eskiis, mängufilm, romaan kui ka mp3 muusikapala jm.

Dokumendi andmekandja ja sellele kantud andmete välised omadused on dokumendi füüsilised omadused. Dokumendi sisu on sündmused ja faktid, millest dokument kõneleb. Dokumentide sisu ei ole kogu teave, mida dokumendid kannavad. Oluline osa teabest on peidus dokumentide vahelistes seostes. Need seosed aitavad mõista asjaajamise käiku, milles dokumendid on loodud. Seepärast on asutuse tegevus mõistetav vaid siis, kui tema dokumente hoitakse koos  ja uuritakse tervikuna.

Dokumendi tüübid => tekstidokumendid, fotod, joonised, kaardid, helisalvestised, andmebaasid jne. Dokumenti, milles on ühendatud liikuvad pildid ja heli, nimetatakse multimeediadokumendiks.

Dokumendi vorming on viis, kuidas andmed on dokumendis organiseeritud. Sagedamini räägitakse vormingust digitaaldokumentide puhul ja selle all mõistetakse andmefaili sisemist ülesehitust.

Dokumendi elementide abil esitatakse dokumendi sisu. Nende hulka kuuluvad ka dokumendile hiljem tehtud täiendused, nagu registreerimistempel ja kasutaja ääremärkus.

Dokumendi liik tuleneb sisu esitamise viisist ja elementide kasutamisest. Dokumendi liik on sageli nimetatud dokumendi pealkirjas (maakaart, protokoll, leping jne).

Iga dokument on mõtteliselt seotud eri isikutega, nagu dokumendi autor, adressaat, sekretär (kirjutaja), dokumendisüsteemi haldur, kellel kõigil on teatav roll (vastutus) dokumendi sisu ja selle edasiandmise viisi ees. Dokumendiga seotud isikute kindlaks tegemise võimalikkusest sõltub dokumendi usaldatavus.

Dokumendi usaldatavus tähendab, et sündmused ja faktid olidki täpselt sellised, nagu dokumendis kirjas. Seega on usaldatavus dokumendi sisu omadus. Sisu saab usaldada, kui on teada, et dokumendi autor on tegutsenud oma pädevuse piires ja järginud kehtivaid asjaajamise ning dokumentide haldamise reegleid. Üheks kriteeriumiks, kuidas reeglite järgimist kindlaks teha, on vaadata, kas dokument sisaldab kõiki tavapäraseid elemente ja andmeid.

Autentne on niisugune dokument, mille ehtsust ja algupära on võimalik kindlaks teha . seda tagatakse näiteks allkirja ja pitsatiga. Nendele lisaks – ja vahel nende asemel – tagab autentsuse dokumentide hea haldamine, mille hulka kuulub soovimatute isikute juurdepääsu vältimine dokumentidele ning dokumentide kohta metaandmete jäädvustamine.

Metaandmed  -  dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse (nii paberpõhises kui elektroonilises) dokumendisüsteemis; tõestus sellest, et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud haldamistoimingutest. Metaandmed on nn registreerimisandmed ja digidokumentide elektroonilises süsteemis jäädvustatud päringud, muutmised, vaatamised.

DOKUMENDIHALDUSE NORMATIIVNE KESKKOND

SEADUSED:

a)      Avaliku teabe seadus, mis sätestab avalikule teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid (sh dokumendiregistrite pidamise korra), andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve andmekogude haldamise ja teabele juurdepääsu korraldamise üle.

b)      Isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve ning vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest

c)      Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, mis sätestab isiku pöördumisele vastamise korra.

d)      Arhiiviseadus, mis sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide tegevuse alused.

e)      Haldusmenetluse seadus, mis on suunatud isiku õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli võimaldava haldusmenetluse korra loomise teel.

f)       Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus, mis sätestab salastamise alused, salastatuse muutmise, salastatud teabekandjate kaitse korra ning vastutuse seaduse rikkumise eest.

g)      muud seadused selles osas, mis seavad eritingimusi konkreetse asutuse dokumentide (personali-, raamatupidamis- jm dokumendid) loomisele, säilitamisele või kasutamisele (nt EL struktuuritoetuse seadus, mis reguleerib toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumentide säilitamist).

VABARIIGI VALITSUSE MÄÄRUSED

a)      „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitatakse määruses traditsioonilist dokumendihaldust, mis osaleb teabe korrastamises ning mis korraldab ARHS §2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe (dokumentide ja arhivaalide) haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse.

b)      „Arhiivieeskiri“, milles esitatakse täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivi-püsivad vormingud, mida tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaal-dokumentide loomisel ja haldamisel.  // Need kaks määrust on väga olulised.

MINISTRI MÄÄRUSED JA KÄSKKIRJAD

Ministri määrus või käskkiri võib reguleerida:

•          teatud valitsemisala asutuste dokumentide haldamist (näiteks justiitsministri 19.06.2009. a määrus nr 23 Notariaadimäärustik);

•          valitsemisala kõigi asutuste dokumentide haldamist (näiteks  siseministri 17.01.2007.a käskkiri nr 7 „Siseministeeriumi valitsemisala dokumentide näidisloetelu“,  sotsiaalministri 18.09.2008 a määrus nr 56 „Tervishoiuteenuste osutamise dokumenteerimise ning nende dokumentide säilitamise tingimused ja kord“).

STANDARDID

Dokumendihalduse valdkonna standardid jagunevad nelja gruppi:

(1)   süsteemi- ja protsessistandardid,

(2)   metaandmete ja kirjeldusstandardid

(3)   dokumendiliikide struktuuri ja vormi standardid  

(4)   digitaaldokumentide vormingute standardid.

Lisaks neile rakendatakse mitmesuguseid bürootööd puudutavaid tehnilisi standardeid. Standardid on Eestis vabatahtlikud kokkulepped, kuid avaliku sektori jaoks võivad mõned neist olla tehtud õigusaktidega kohustuslikuks. Näiteks on asutustel kohustus kasutada arhiivi kirjeldamisel rahvusvahelist arhiivikirjeldamise standardit (ISAD(G)). Eestis on dokumendihalduse standardid valdavalt võetud üle rahvusvahelise standardimise organisatsiooni (ISO) standardite alusel, samas on koostatud ka mõningaid valdkondlikke algupäraseid Eesti standardeid. Elektroonilises dokumendi-halduses kasutatakse ka mitmeid infotehnoloogia standardeid, näiteks veebistandardeid, mida soovitab veebikonsortsium W3C (www.w3.org). Kui veebistandardid on üldjuhul vabalt ja tasuta levitatavad, siis teiste standardite levitamise õigus võib olla piiratud. Eestis on standardiorganisatsiooniks, mis koostab, avaldab ja levitab Eesti standardeid Eesti Standardikeskus, mille juures tegutseb valdkondlik tehniline komitee EVS TK-22 „Informatsioon ja dokumentatsioon“.

Eesti standardiks üle võetud rahvusvahelised standardid:

•          EVS-ISO 15489-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded;

•          EVS-ISO/TR 15489-2 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised;

•          EVS-ISO 5127 Informatsioon ja dokumentatsioon. Sõnastik;

•          EVS-ISO 15836 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid;

•          EVS-ISO 23081-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted;

•          EVS-ISO 23081-2 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2: Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused;

•          EVS-ISO 19005-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine;

•          EVS-ISO/TR 26122 Informatsioon ja dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks.

Eesti algupärased standardid ja juhised:

•          EVS JUHEND 9 Dublin Core’i metaandmeelementide kasutamine. (Põhjalikumalt käsitletakse Dublin Core’i elemenditäpsustajaid ning Dublin Core’i  kasutamist inforessursside kirjeldamisel);

•          EVS 882-1 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri. (Standard esitab kirja kui dokumendiliigi elementide loetelu, määratlused ja selgitused, vormistamise nõuded ja asukoha kirjal);

•          EVS 8 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas. (Standardis on koodi- ja vastavustabelid ning selles kirjeldatakse ka eesti keele reegleid ja tavasid arvude, isikunimede jm kirjutamisel).

JUHISED, HEA TAVA JA PAREM PRAKTIKA:

Dokumendisüsteemi väljatöötamisel ja arendamisel on abiks mitmesugused juhised: 

•          Rahvusarhiivi soovituslikud juhised dokumendi- ja arhiivihalduse korraldamiseks.

•          Dokumendihalduse alusdokumendid (asjaajamiskord, dokumentide loetelu) peavad Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (kuni 2012 Riigikantselei) juhised („Dokumendihalduse metaandmete loend“ ja „Juhis dokumendiliigi XML andmekirjelduse koostamiseks“);

•          Dokumendihalduse alusdokumendid (asjaajamiskord, dokumentide loetelu) peegeldama organisatsiooni dokumendihalduse ja asjaajamise vastavust kehtivaile õigusaktidele ning kooskõla standardite, hea tava ja parema praktikaga. Selleks varustatakse avaliku sektori asutuse sisemised õigusaktid ja korrad, millega reguleeritakse dokumendihaldust,  viitega normatiivaktile.

DOKUMENDI LOOMISEL tuleb lähtuda: a) dokumendi liigist, b) dokumendi säilitustähtajast, c) nõudest tagada dokumendi tõestusväärtus kohustusliku säilitustähtaja jooksul. Dokumendi korrektne vormistus, arvestades dokumendi konkreetset liiki ja sisu koostamise eesmärki, peab tagama selle dokumendi kasutajatele ühese arusaamise ja kiire ringluse. Seda aitavad saavutada dokumendi elemendid ehk informatiivelemendid (dokumendi väljaandja (autor), kuupäev, tekst, allkirjastaja andmed). Pealkiri pannakse osadele dokumendiliikidele (nt käskkiri, korraldus). Dokumendile erinevate elementide paigutamine on soovituslik, kuid arvestama peab selle dokumendi eesmärgist ja seadustest tulenevatest nõuetest (nt tööleping).

Dokumendiplank - trükitud või muul viisil ettevalmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks (EVS-ISO 5127). Paberkandjal dokumendid vormistatakse üldjuhul dokumendiplankidele. Organisatsioonides kasutatakse plankidena kas eeltrükitud vormistus-elementidega paberplanki või digitaalset vormistuselementidega dokumendiplangi malli. Olenevalt koostatava dokumendi liigist kasutatakse avalikus sektoris:

a)      üldplanki, millele on kantud vormistuslikud püsielemendid (nt dokumendi väljaandja nimi (autor), vapp või logo); asutusesiseseks kasutamiseks;

b)      kirjaplanki, mis on moodustatud üldplangi alusel ja millele on lisatud vormistuselementidena kontaktandmete väli; asutusevälistele dokumentidele.

DOKUMENDI OMADUSED, VÄÄRTUSED JA ELUKÄIK:   

Dokumendi loomisel, kasutamisel ja  säilitamisel on oluline tagada dokumendi omadused: autentsus, terviklikkus, usaldatavus ja kasutatavus. Dokumendile antud sisu, vorm ja struktuur peavad tagama isiku või organisatsiooni tegevuse või faktide tõestamise ning informatsiooni jäädvustamise.  

Dokumendi sisu sõltub dokumendi koostamise eesmärgist (mille jaoks ja mille kohta on dokument koostatud); - vorm on viis, kuidas dokumendi elemendid on paigutatud ja peab vastama õigusaktide nõuetele; - struktuur koosneb dokumendile paigutatud elementidest ning sõltub selle sisust ja liigist.  

Dokumendi autentsus, terviklikkus, usaldatavus ja kasutatavus peavad olema organisatsioonis olema korraldatud selliselt, et need omadused säiliksid kogu dokumendi haldamise ja ka säilitamise perioodil.

Autentne dokument on dokument, mis on loodud inimese poolt, kes pidi seda tegema ning mis sisaldab just seda sisu, mis täidab selle dokumendi loomise ja kasutamise eesmärgi. Autentsuse tõendamiseks tuleb organisatsioonidel luua ja rakendada dokumentide loomise, saamise, edastamise ja menetlemise protseduurid:

•          dokumendi loojad on selleks volitatud ja tuvastatavad;

•          dokument on kaitstud andmete volitamata lisamise, kustutamise ja muutmise eest;

•          dokumenti saab kindlaks teha metaandmete kaudu.

Usaldatav dokument on loodud pädeva isiku poolt ja tavapäraste vormielementidega.

Terviklik dokument on täielik ja seda pole muudetud. Dokumenti tuleb kaitsta kogu tema elukäigu jooksul muutmise eest pärast tema allkirjastamise eest.

Kasutatavus on selline dokumendi omadus, kus dokumendi asukohta saab kindlaks teha tema haldamise ja säilitamise perioodil ning mis on kättesaadav, esitatav ja tõlgendatav.

Dokumendi väärtust hinnatakse kahe kriteeriumi alusel.

1.      Tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada organisatsiooni tegevuse täitmist või tehingute läbiviimist. Tõestusväärtus on tagatud, kui dokument on autentne ja usaldusväärne ning on vormistatud vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Dokumendi tõestusväärtus peab olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.

2.      Teabeväärtus on informatsioon organisatsiooni andmete, sündmuste, isikute jmt kohta.

Dokumendi elukäik kujutab toimingud dokumendiga alates dokumendi loomisest ja saamisest kuni hävitamiseni või üleandmiseni arhiiviasutusele. Dokumendi omadused peavad säilima kogu dokumendi elukäigu jooksul.

Dokumendi elukäigu 3 etappi:

 

•          Aktiivne etapp võrdub asjaajamisperioodiga, dokumendid on tööruumides.

•          Poolaktiivne etapp kestab maksimaalselt kaks aastat. Dokumendid on endiselt asjaajamises töötajate käes. Perioodi lõpus antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga dokumendid üle organisatsiooni arhiivihoidlasse. Lühiajalise (kuni 10 a ka) säilitustähtajaga dokumentide osas või ettevõte ise otsustada, kas anda dokumendid arhiivihoidlasse üle või hoida asjaajamises kuni nende hävitamiseni (säilitustähtaja möödumiseni).

•          Passiivne etapp - dokumendid on hoiul organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele.

DOKUMENDIHALDUS JA ASJAAJAMINE

Dokumendihaldus - dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu, eesmärgiga tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus.

Asjaajamine sisaldab organisatsiooni dokumendiringluse ametlikku korraldust, mille eesmärk on dokumendiringluse toimingute suurim võimalik lihtsustamine ja automatiseerimine. Infotehnoloogia vahendite kasutamine asjaajamises aitab tagada asjaajamise kiiremaks ja tõhusamaks muutmise.

Dokumendihaldur peab olema laiapõhjalise ettevalmistusega asjatundja, kellel on teadmised ja oskused asjaajamisest, arhiivitööst, infotöötlusest ja infotehnoloogiast. Tal peab olema täielik ülevaade organisatsiooni tegevusest ja eesmärkidest, et koostöös juhtkonnaga tagada organisatsiooni tegevuse nõuetekohane dokumenteerimine, dokumentide haldamine ning säilimise tagamine. Dokumendihalduri tööülesannete mitmekesisus nõuab paindlikku ja kiiret tegutsemist, korrektsust, täpsust, püsivust ja kohusetundlikkust, süstemaatilist mõtlemist ning oskust planeerida oma tööd ja aega. Töö on seotud inimeste juhtimise ning teenindamisega, mis eeldab suhtlemisvalmidust, kehtestavust, koostöö-, otsustus- ja vastutusvõimet ning head suulist ja kirjalikku väljendusoskust. Konfidentsiaalse informatsiooniga kokkupuude seab talle kõrged eetilised nõudmised.

Asjaajamine sisaldab organisatsiooni dokumendiringluse ametlikku korraldamist. Dokumentide korraldamisel peab arvestama järgmisi tingimusi:

·         dokumendid on loodud ja nende säilitamine toimub õigusaktide kohaselt;

·         dokumentide säilitamisel ja kasutamisel arvestatakse ja välditakse riske;

·         on määratud kasutajate grupid ja dokumentidele juurdepääsuõigused vastavalt kasutajagruppidele;

·         on tagatud dokumentide säilimine ja on loodud vastavalt säilitustähtajale säilitamise tingimused.

Asjaajamise tulemuslikuks korraldamiseks tuleb organisatsioonil kehtestada asjaajamiskord ja asja-ajamisperiood.

Asjaajamisperiood - kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu periood lähtuvalt organi-satsioonile seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.

Asjaajamiskorras sätestatakse: 

·         asjaajamisperioodi pikkus;

·         dokumendiplankide liigid, hoidmise ja kasutamise kord ning kasutatavad dokumendimallid;

·         dokumentide vormistamise kord;  

·         dokumendiringluse kord või skeemid (dokumendiliikide kaupa);  

·         registreeritavate dokumentide liigid, registreerimise kord, indekstite süsteem;  

·         dokumentide menetlemise kord, sh e-kirjad, tähtaegse lahendamise kontrollimise kord, kooskõlastamise, allkirjastamise ja autentimise kord, dokumendi ärakirja ja väljavõtte ametliku kinnitusega tõestamise kord;

·         dokumentidele juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;   - dokumentide hoidmise kord;

·         säilitamiseks ettenähtud arhivaalide loetelu koostamise ja arhiveerimine;  

·         arhivaalide eraldamine (hävitamine ja üleandmine hoidlasse);  

·         asjaajamise üleandmise kord töösuhte lõppemisel või peatumisel; jne.

Asjaajamise korrale lisaks kehtestatakse dokumentide loetelu, sealhulgas dokumentide liigitus-skeem. Dokumentide liigitamine tähendab dokumentide sarnaste tunnuste järgi rühmitamist. Loetelu alusel indekseeritakse dokumendid, rühmitatakse sarjadesse ning määratakse neile säilitustähtaeg. Liigitusskeem hõlmab kõiki organisatsiooni funktsioone ning aitab organisatsioonis loodud, kasutuses olevaid, kasutusse saadud dokumente efektiivselt ja kiiresti dokumendisüsteemist üles leida. Liigitus-skeem peab olema kehtestatud ühtsena kogu organisatsioonile.

Organisatsioonid võivad koostada liigitusskeemi:   a) tegevusfunktsioonide järgi; b) struktuuripõhiselt;    c) dokumentide temaatilise liigitamise järgi; d) dokumendiliikidel põhineva rühmitamise järgi; e) muu sobiva liigituskombinatsiooni alusel, mis hõlmaks  organisatsiooni kõiki tegevusi, struktuure ja dokumente.

Dokumentide loetelu on aluseks dokumendisüsteemi kavandamisele ja arendamisele;  dokumentide registrite moodustamisele; dokumentidele juurdepääsu tagamiseks või piiramiseks; dokumentide säilitamiseks;   dokumentide hävitamiseks;  arhiveerimiseks ja arhivaalide üleandmiseks arhiivile.

Dokumentide loetelu kinnitatakse ja kehtestatakse organisatsiooni juhi poolt. Peale kehtestamist muudetakse loetelu üksnes siis, kui organisatsiooni ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekivad uued dokumentide sarjad, muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg. Uus dokumentide loetelu kehtestatakse, kui organisatsiooni struktuuris ja ülesannetes toimuvad nii ulatuslikud muudatused, et muutuvad asjaajamiskord ja dokumentide koosseis.

Sari - organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna (hoida koos). Sarja moodustavad dokumendid, mida ühendab: a) dokumendiliik (nt käskkirjad);  b) sisu (nt personalikäskkirjad);  c) ülesanne, mille täitmise käigus dokumendid tekkisid;  d) sarnane praktiline väärtus ja ühesugune säilitus-tähtaeg. Igal sarjal on kindel dokumentide liigitusskeemist tulenev tähis, mis koosneb  organisatsiooni tegevusfunktsiooni tähistavast numbrist ja sarja järjekorranumbrist selles funktsioonis.

ELEKTROONILINE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEM

Dokumendihaldussüsteem on dokumendisüsteemi haldamise tehnoloogiline osa (spetsiaalne dokumendihalduse tarkvarasüsteem). 

Elektrooniline dokumendihaldussüsteem (EDHS) ehk digitaalsete dokumentide loomise ja haldamise tarkvaraline rakendus, mis võimaldab dokumentide sisu ja versioonide haldamist. Üleminek paberkandjal dokumendihaldussüsteemist elektroonilisele õnnestub vaid siis, kui asjaajamine on eelnevalt korrastatud, piisavalt reguleeritud ja vastab organisatsiooni vajadustele.

EDHS hõlmab kõiki dokumendi elukäigu erinevatel etappidel tehtavaid toiminguid: organisatsioonide vahelist dokumentide vahetust, dokumentide ettevalmistamist ja vormistamist vastavalt ettenähtud vormingutele, kooskõlastamist, registreerimist, allkirjastamist, mis ei sõltu dokumendi andmekandja liigist, dokumendi teatavaks tegemist ja edastamist, avalikustamist, arhiveerimist, kehtestatud juurdepääsuõiguste kasutamist, otsimist, lihtsat ja kiiret dokumendile juurdepääsu, seostamist teiste dokumentidega, hävitamist, meeldetuletusi, tööülesannete edastamist, kalenderplaani koostamist, dokumendiga süsteemis tehtud toimingute kindlakstegemist, seostamist isikutega jms.

Kaasaegne dokumendihaldus peab võimaldama rakendada õigusloomet, luua dokumente organisatsiooni dokumendi mallidele ehk eeltäidetud väljadega dokumendi põhjadele, registreerida erinevaid dokumendi liike vastavalt dokumendi loetelule, vastu võtta ja lugeda digitaalallkirjadega dokumente, jälgida dokumendi liikumust reaalajas, jälgida täitmise tähtaegu jms.  

DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE

 

Registreerimine on dokumendile süsteemi sisestamisel ainuidentifikaatori andmine, see on  õigusaktides ette nähtud ja/või organisatsiooni (arhiivimoodustaja) poolt kindlaks määratud dokumendi metaandmete kandmine dokumendisüsteemi. Registreerides luuakse dokumendile seos teiste dokumentidega, luuakse tõestus dokumendi olemasolu ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta.

Metaandmed on dokumentide konteksti, sisu ja struktuuri ning nende haldamise ajalugu kirjeldavad andmed. Asjaajamiskorras määratakse kindlaks, millised andmed tuleb registreeritavate dokumendi-liikide osas dokumendiregistrisse kanda. Need peavad näitama, kes on dokumendi loonud, kes tegeles ja kuhu salvestati.

Asjaajamiskorras võib selguse mõttes välja tuua ka neid dokumente, mille hõlmamist organisatsioon oma dokumendisüsteemi ei pea vajalikuks ja mida seetõttu ei registreerita (kirjad märkega „ISIKLIK“, kutsed, reklaam, töötajate elektronposti aadressile tulnud isiklikud kirjad jmt). Üldjuhul peetakse registrit digitaalselt. Kui tehnilisi lahendusi napib, võib väikeses ettevõttes dokumendiregistrit pidada paberkandjal.

Organisatsiooni elektrooniline dokumendiregister on digitaalselt peetav andmekogu dokumentide registreerimiseks ja neile juurdepääsu tagamiseks. Iga dokumendi juurde kantavad metaandmed (registreerimisandmed) on dokumendi lahutamatud osad ja neid ei tohi saada jälgi jätmata muuta.  Dokument registreeritakse ühekordselt. Asjaajamisteenistuses (kui selline struktuur organisatsioonis on) registreeritud dokumenti struktuuriüksuses uuesti ei registreerita. Tänapäeval pole organisatsioonides, eriti erasektoris, eraldi töötajat, kes tegeleks kõigi dokumentide registreerimisega, pole. Seetõttu on iga töötaja vastutada, et vajalikud dokumendid, mis on nende halduses, oleksid dokumendisüsteemi kantud (registreeritud).   Registrit võib pidada ka Exceli tabelis. Parim lahendus oleks, kui tabelisse saavad kandeid teha kõik, kes peavad dokumente registreerima.  

Registreerimise eesmärgid: võimaldada kiire informatsiooni leidmine dokumendi  tunnuste/elementide kaudu (dokumendi liigi, kuupäeva, numbri, sisu või  muude andmete järgi) kõigis dokumendi elukäigu etapis; tagada dokumentidest tulenevate ülesannete tähtajaline täitmine ja  täitmise kontroll.  Töötajate õigused ja vastutus dokumentide registreerimisel sätestatakse asjaajamist korraldavate regulatsi-oonidega ja ametijuhenditega.

KIRJA MENETLEMINE  

Näide organisatsioonist väljasaadetava ametikirja (algatuskirja) menetlemise protsessist.  

1.       Koostaja koostab ja vormistab ametikirja kavandi.  

2.       Koostaja esitab ametikirja arvamuse saamiseks ja   kooskõlastamiseks antud dokumendiga seotud asja-osalistele.  Dokument viseeritakse vastavalt organisatsioonis kehtivale  korrale.  

3.       Juht allkirjastab dokumendi kahes eksemplaris  (originaal  + ärakiri).  

4.       Koostaja registreerib dokumendi dokumendiregistris ja kirjale  lisatakse registernumber.  

5.       Registreerimisel saab algatuskiri dokumendiregistrist järgmise  vaba numbri.  

6.       Koostaja paigutab/salvestab kirja ettenähtud sarja toimikusse.

·         Vastuskirjana koostatud kirjade registreerimine tähendab täitmismärke tegemist algatuskirja registreerimisnumbri all täitmismärke lahtris. 

·         Erinevates struktuurides loodud dokumendid ja ametikirjad, ka nende menetlemise protsessis teistes struktuurides, regitsreeritakse dokumendid ja ametikirjad ühekordselt. 

·         Dokumendiregistri alusel saab kontrollida dokumentide tähtajalist täitmist. 

·         Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris: originaal kirjaplangile, ärakiri samas formaadis puhtale paberilehele. Ärakiri on vajalik selleks, et hiljem kontrollida mida, millest ja kellele kirjutati. 

·         Oluline on registreerimise õigeaegsus. Dokumendid registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise, väljasaatmise, suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil on märge «KIIRE», registreeritakse see ja edastatakse läbivaatamiseks viivitamata.

·         Kirjavahetuse registreerimisel lähtutakse põhimõttest, et kogu kirjavahetus ühes asjas kannab sama registrinumbrit (võib lisada kirju eristava järjekorranumbri). Saabunud paberkandjal kirjadele kantakse asutuse nimetust, registreerimise kuupäeva ja indeksit sisaldav saabumismärge. E-kirjad prinditakse soovi korral registreerimiseks välja. 

Dokumendi menetlemine on lõppenud, kui: dokumendist tulenevad toimingud on ettenähtud korras  lahendatud; dokumendi saatjale on kirjalikult vastatud; asjaosalistele on tulemusest teatatud; dokument on asjast huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks  tehtud; dokumendiregistrisse on tehtud kanne lahendamise tulemuse  kohta. 

DOKUMENTIDE SÄILITAMINE

Arhiiv on dokumentide (arhivaalide) kogumise, säilitamise, korrastamise ja kasutamisega tegelev arhiiviasutus. Asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum.  Arhiivis säilitatakse väärtuslikke dokumente. 

Arhivaal on arhiiviväärtusega dokument, mida säilitatakse püsivalt tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule.  Arhivaalid jagunevad avalikeks ja eraarhivaalideks. Avalikud arhivaalid  on riigi- või kohaliku omavalitsuse organi või asutuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid või eraõigusliku juriidilise ja füüsilise isiku arhivaalid, mis on loodud või saadud seaduses või selle alusel sätestatud avalike ülesannete täitmise käigus.  Need on osa rahvuslikust kultuuripärandist. Eraarhivaalid on eraõigusliku juriidilise isiku ja füüsilise isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud arhivaalid.

Säilitamine asjaajamises kuni üleandmiseni asutuse arhiivihoidlas:

1)      Korralikult vormistatud või lõplikult lahendatud dokument paigutatakse toimikusse dokumentide loeteluga ettenähtud sarjas. 

2)      Asjaajamisperioodi lõpul kontrollitakse dokumentide süstematiseerimise kvaliteeti, vajadusel toimik korrastatakse. 

3)      Vajadusel peale asjaajamisperioodi lõppu kantakse toimikud arhivaalide loetelusse (arhivaalide loetelu pole kohustuslik alates 01.01.2012). 

4)      Dokumente hoitakse nende operatiivse kasutamise eesmärgil töökohtadel veel maksimaalselt kaks aastat. 

5)      Alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumendid korrastatakse ja antakse ettevõtte arhiivihoidlasse. 

6)      Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 a ka) dokumendid korrastamist ei vaja, neid  hoitakse täitjate käes (tööruumides) kuni hävitamiseni või  antakse arhiivihoidlasse, kus neid hoitakse kuni hävitamiseni.     

Säilitamine arhiivihoidlas:

1)      Vastuvõetud säilikud (korrastatud dokumendid) karbistatakse. Kui võeti vastu korrastamata dokumendid, tuleb need hoidlas korrastada. 

2)      Asukoharegistrisse tehakse kanne säilikute asukoha kohta hoidlas. 

3)      Hoidlas tagatakse  dokumentide säilimiseks vajalik keskkond; turvalisus; juurdepääs dokumentidele ja dokumentide kasutamise võimalus 

Kokkuleppel avaliku arhiiviga eraldatakse arhiiviväärtusega säilikud üleandmiseks avalikule arhiivile.   Säilitustähtaja möödumisel eraldatakse dokumendid kohe hävitamiseks. Koostatakse hävitamisakt ja dokumendid hävitatakse ühe kuu jooksul hävitamisotsuse kuupäevast alates.  Dokumentide hävitamine - ainult hävitamisakti alusel. Konfidentsiaalsuse tagamiseks tuleks hävitamisele eraldatud dokumendid muuta loetamatuks.

ÜMBRIKU VORMISTAMINE 

Saaja ja saatja aadressandmed kantakse postisaadetisele järgmiselt: - nimi (füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi või juriidilise isiku nimi): - tänav, maja- ja korterinumber, väljaspool linnu, aleveid ja alevikke talu nimi; - küla ja valla nimi: - sihtnumber (kirjutatakse viimasele reale enne linna või maakonna nimetust): - linn või maakond: - riik (rahvusvaheliste postisaadetiste puhul). 

1.      Saaja ja saatja aadress märgitakse kirisaadetise ja postipaki pikema küljega samasuunaliselt. 

2.      Saaja aadress kirjutatakse kirisaadetise ja postipaki esikülje aadressvälja paremale poole 

3.      Saatja aadress kirjutatakse aadresskülje vasakpoolsesse ülanurka. Aknaga ümbrikus märgitakse saaja aadress läbipaistvas osas, saatja aadress aadresskülje vasakpoolses ülaosas läbipaistva osa kohal. 

Vormistamise soovituste algallikas on Omniva kodulehekülg.

DOKUMENDI LIIGITUS

Ametikirjad on dokumendid, mille organisatsioon saadab teisele ettevõttele või inimesele. Ametikirju koostatakse infovahetuse eesmärgil. Organisatsioon koostab juhtimisotsuste edastamiseks erinevaid korraldusliku sisuga dokumente, nt käskkiri, protokoll, akt, korraldus jne. Osa dokumente on juriidilised ning nende koostamiseks on täpsed eeskirjad, osade puhul ka seadustest tulenevad nõuded. Ametikirja koostamisel tavaliselt juristi abi pole vaja. Ametikirja vaadeldakse siin kui teksti ja pööratakse tähelepanu eeskätt kirja sisu struktuurile ja keelekasutusele.

Avaldus on dokument, millega isik pöördub tavaliselt isiklikes küsimustes organisatsiooni poole. Põhimõtteliselt lähtutakse avalduse vormistamisel ametikirja vormingust. 

Garantiikiri. Asjaajamises vormistatakse garantiikirjadena lubadusi sisaldavaid kirju, kuigi meie seadusandlus ei anna garantiikirjale võrreldes tavalise ametikirjaga suuremat juriidilist jõudu. Garantiikirjal on pigem teatud psühholoogiline mõju: allakirjutaja teeb kõik endast oleneva antud lubaduse täitmiseks.

Järelpärimine. Kirjad, kus selgitatakse järelpärimise eesmärki ning palutakse konkreetsemat infot, kas mõne tehingu, reklaami, pakkumise tagasiside jmt kohta. Esmasel kontakti loomisel tuleks kirjas oma organisatsiooni kohta anda tutvustus. Järelpärimisele vastamisel tuleks vastata võimalikult kiiresti ja viisakas toonis.

Kaaskiri kirjutatakse selgitava kirjana ja põhjendatakse saadetavat põhidokumenti (nt ostuleping, tellimiskiri jmt).

Kaastundekiri saadetakse toetuse ja osavõtu märgiks võimalikult kohe pärast surmateate saamist. Telefonikõne ja faksimine pole hea tava. Ka trükitud kaardid, millele kirjutatakse ainult allkiri, pole hea lahendus. Kaastundekirja võib kirjutada ka käsitsi, üldjuhul siiski trükitakse. Tekst tuleb koostada delikaatselt. Kiri trükitakse esindus- või üldplangile. 

Memo. Ettevõttesisene kiri, mille eesmärk on edastada sama teavet mitmele inimesele või dokumenteerida olulist faktilist informatsiooni. Kui MEMO adresseeritakse mitmetele inimestele, järjestatakse saajad tähestikulises järjekorras või ametipositsiooni järgi. Tekst peaks olema võimalikult lühike ja konkreetne. MEMO võib edastada ka e-postiga. 

Pretensioon tuleb kirjutada taktitundeliselt ja viisakas vormis. Solvav ja vihane kiri võivad adressaadiga suhted rikkuda. Viisakas pöördumine näitab heatahtlikkust. 

Soovituskiri koostatakse kandidaadi tausta selgitamiseks personalikonkursi käigus. 

Tellimiskiri koosneb kaaskirjast ja sellele lisatud tellimisblanketist (tellimisblanketil kirjas kauba, teenuse nimetus, kataloogi number, kauba kogus, hind, kättetoimetamise aeg, koht ja viis, maksmise kord. 

Teatis on arhivaalide põhjal antav kirjalik dokument (nt teatis isiku tööstaaži kohta). Dokument vormistatakse kirjaplangile. Pealkirja kohale trükitakse kirja eriliigi nimetus TEATIS. Vormingus puuduvad pealkiri, pöördumine, lõputervitus. Tekstis formuleeritakse ainult nõutud fakt selliselt, nagu see dokumentides sisaldub, märgitakse kellele teatis on antud esitamiseks, viidatakse arhivaalile, mis oli teatise väljaandmise aluseks.

Tõend on kirjalik dokument, mis kinnitab millegi tõele vastavust. Organisatsioon annab välja tõendi, kui on vaja tõendada organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, mingit asjade seisu jne.  Tõend vormistatakse kirjaplangile. Vormingusse kuuluvad adressaat (ametiasutus, kellele tõend väljastatakse), kuupäev, viit, pealkirja asemel on TÕEND ja tekstis märgitakse tõendi kehtivuse aeg.

Tänukiri on viisakusavaldus, mis väljendab austust ja üldjuhul kinnitab soovi jätkata kontakte.

Võlanõue. Võla sissenõudmisel tuleb SÄILITADA HEA TOON. Eesmärgiks peab olema kliendi veenmine maksmiseks ja probleemi rahulikuks lahendamiseks.

Volikiri on kirjalikus vormis antud volitus, millega juriidiline või füüsiline isik (volitaja) annab nõusoleku mingiks tegevuseks selleks määratud isikule (volitatule). Pealkirja asemel vormistatakse pealkirjaväljale kirja liiginimetus.  • NB ! Volikirja saab kasutada koos isikut tõendava dokumendiga (vastav viide dokumendile ja isikukoodile märgitakse volikirjas). Volikirja viimases lõigus märgitakse volikirja kehtimise aeg, samuti märgitakse tekstis, milliseks tegevuseks isikut volitatakse (kaupa vastu võtma, organisatsiooni esindama jne).  

Õnnitluskiri. Õnnitlusi saadetakse soovitavalt õnnitluskirjaga, mis vormistatakse organisatsiooni esindusplangile või üldplangile. Ei vormistata aadressi ega viita. Lubamatud on trükivead. Kirjas märgitakse õnnesoovi põhjus, õnnitlus peaks olema isiklik, sõnastus pidulik ja korrektne, samuti on lisatud õnnitleja omakäeline allkiri. 

Äraütlemiskiri tuleb saata vastuskirjana võimalikult kiiresti. Kirjas tuleb konkreetselt selgitada ja põhjendada äraütlemispõhjust.  

AVALDUS, KÄSKKIRI, PROTOKOLL, AKT

Avaldus vormistatakse valgele paberilehele (A4). Vormistamisel ja avalduse elementide paigu-tamisel tuleb lähtuda ametikirja vormistamise põhimõtetest. Avalduse koostamise erinevus vormistuselementide osas sõltub vajadusest, kelle poole pöördumine toimub: 1. Organisatsiooni-sisene avaldus (nt alluva avaldus);  2. Eraisiku avaldus teisele organisatsioonile, eraisikule. 

Avalduse vormistamisel ja avaldusele elementide paigutamisel tuleb lähtuda ametikirja vormistamise põhimõtetest. Kõik elemendid (v.a kuupäev ja eraisikuna avalduses esitatavad täissideandmed) algavad üldjuhul vasakust veerisest.

Käskkiri on dokument, mis koostatakse organisatsiooni täidesaatva ja korraldava tegevuse kehtestava põhidokumendina. Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Vormistatakse üldplangile ühes eksemplaris (erandiks on distsiplinaarkaristuse käskkiri, mis vormistatakse kahes eksemplaris). Käskkirja lisa on dokument, mis käskkirjaga kinnitatakse. Lisa(de)le viidatakse teksti korraldavas osas konkreetse punkti juures. Lisa ehk käskkirjaga kinnitatav dokument (nt Asjaajamiskord) vormistatakse puhtale paberilehele. Lisa lehed nummerdatakse eraldi ning need allkirjastatakse.  Lisa esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse märge selle käskkirja kuupäeva ja numbri kohta, millega dokument kehtestati.

Dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine. Kui asjaajamiskorras on ettenähtud, et enne allkirjastamist tuleb käskkirja sisu kooskõlastada ametisikutega, kelle tegevusega on dokument seotud, siis lisatakse vastavad märked allkirjastaja andmetest allapoole. Ruumipuudusel võib kooskõlastusmärked vormistada kas käskkirja originaali pöördele. Kooskõlastaja eriarvamus tuleb lisada käskkirjale (vastav märge tehakse kooskõlastaja allkirja andmete juures).

Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku või nõupidamise sisu, arutelude, sõnavõttude ja otsuste fikseerimiseks. Vormistatakse ühes eksemplaris, vajadusel tehakse tervikdokumendist välja-võtteid osapoole teavitamise eesmärgil. Protokollija vormistab protokolli üldplangile hiljemalt 3 päeva jooksul peale koosoleku toimumist, vajadusel lisab lisad, hääletustulemused ning teeb väljavõtted otsustest osapooltele, kes tavakorras protokolli sisu ei näe. 

Akt on dokument, millega saab tuvastada mingit seisu või fakti.  Koostatakse komisjoni või vastavalt volitatud isiku poolt ja vormistatakse üldplangile ja eksemplaride arv sõltub asjaga seotud osapooltest. Akti vormistab komisjoni liige.

ID-KAART JA DIGITAALALLKIRI

Organisatsioonides võib olla elektroonsetele ressurssidele (nt sisevõrk) juurdepääs olla lubatud vaid ID-kaardi kasutamisega. Sisuliselt toimub isiku tuvastamine ehk autentimine ID-kaardi kasutajatunnuste abil. 

Autentimine - isiku autentsuse (identiteedi) kontrollimine ja tõestamine, milleks on harilikult vaja kasutajanime ja parooli. 

Dokumendile saab anda juriidilise jõu ka ilma digitaalallkirjata (autentimisega) - dokumendi sisestaja, looja või menetleja isikusamasus on elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi sisenemisel tuvastatud ehk autenditud. 

ID-kaart kehtib füüsiliselt 5 aastat, sertifikaadid 3 aastat. Sertifikaate tuleb uuendada, kui soovitakse digiallkirja ja e-teenuseid kasutada või e-hääletada. Sertifikaate ei pea uuendama, kui ID-kaarti kasutatakse isiku tuvastamiseks.  

Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga. 

Sertifikaat on digitaalallkirja andmist võimaldav dokument, milles avalik võti seotakse üheselt füüsilise isikuga. Sertifikaadi saamiseks esitab sertifikaadi taotleja sertifitseerimisteenuse osutajale kirjaliku avalduse.  Isiklik ja avalik võti moodustatakse sertifikaadi taotleja avalduse põhjal. Nendest võtmetest ei tohi koopiaid valmistada. Visuaalselt on digitaalallkiri tähtede, numbrite ja tähe-märkide suvaline jada dokumendi lõpus. Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud variant ega ka mingil muul moel omakäelise allkirja kujutis ekraanil.  Digitaalallkiri moodustatakse allkirja andmise vahendi – isikliku võtme – abil, millele vastab üheselt allkirja kontrollimise vahend – avalik võti.

Digitaalallkirjal on samad õiguslikud tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal, kui seadusega ei ole neid tagajärgi piiratud. Digitaalallkiri peab võimaldama tuvastada isiku, kelle nimel on  allkiri antud, kindlaks peab saama teha ka allkirja andmise aja. Digitaalallkiri peab olema dokumendiga seotud sellisel viisil,  mis välistab võimaluse tuvastamatult muuta andmeid või nende  tähendust pärast allkirja andmist. 

Firmadevahelises asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul kui saaja firma veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja firma asjaajamiskorras või muus õigusaktis. 

Digitaaldokument võib olla allkirjata, kui see on dokumendisüsteemi sisestatud või seal loodud autentimise kaudu.

INFOKORRALDUS

Info - teade või teated, andmed (ka arvudega vm kujul) millegi kohta, teave, informatsioon. Korraldus - milleski valitsev üldine kord või süsteem.  

Organisatsiooni edu sõltub sellest, mil määral tegutsemiskeskkond ja selle muutumine on prognoositav. Infosüsteem kogub, süstematiseerib ja jaotab andmeid otsuste langetamiseks viisil, mis muudab need tähenduslikuks informatsiooniks. Infosüsteem on organisatsiooni info- ja süsteemitöö korralduse, meetodite ja vahendite kogusumma. Näiteks on üheks organisatsiooni infosüsteemi osaks dokumendisüsteem koos selle haldusega. 

Infosüsteemi organisatsiooniline kontekst. Infosüsteemi ei saa vaadata lahus organisatsiooni kontekstist. Enamasti on organisatsioonidel olemas juhtkonna ja kontori jaoks töökorraldus (nt organisatsiooni ja tema struktuuriüksuste põhimäärustena), mis sisaldab ka info- ja süsteemitöö eesmärke, tegevuste ja meetodite kirjeldusi. Kaasaegse infosüsteemi vahendid on infotehnoloogia vahendid ja organisatsioonis seostame me seda koos arvutikasutusega. Infosüsteemi jaoks kirjeldatakse seoseid inimeste, erinevate protsesside, tegevuste ja andmete ning tehnoloogiate vahel.

Strateegilised infosüsteemid on mudelid, mille kaudu korraldatakse informatsiooni liikumist ja selle vahetust ning tagavad sama informatsiooni kättesaadavuse erinevate struktuuriüksuste töötajatele samaaegselt ja operatiivselt. Organisatsiooni seisukohalt on mõtet alustada küsimusest: milleks organisatsioonid teevad infosüsteeme?  Loodetakse, et infosüsteemi kasutamine aitab organisatsioonis infohaldamist paremini ja efektiivsemalt teha, tõstab töö tulemuslikkust, aitab rohkem kliente teenindada, jne. Infosüsteemi abil loodetakse saada majanduslikku edu.  Põhimõtteliselt on strateegilisi infosüsteeme võimalik klassifitseerida nelja kategooriasse:  

1)       arvutitel põhinevad süsteemid, mis töötavad tarkvara baasil; 

2)       manuaalsed infosüsteemid, mis kujutavad endast inimestevahelist suulist või kirjalikku infovahetust;  

3)       formaalsed infosüsteemid, mis toimivad organisatsiooni struktuuride kaudu ning kehtestatud reglemendi alusel; 

4)       mitteformaalsed infosüsteemid, mis on tekkinud inimestevaheliste mitteametlike kontaktide kaudu ning mis ei järgi bürokraatlikke kokkulepitud struktuure ega reglementi.

Info korraldamiseks on vaja viia läbi analüüs organisatsiooni põhitegevuste, struktuuride tegevuste ja koostoimimise seoste kohta, juhtimisinfo (käsuliinid) liikumise skeemide kohta. Kui organisatsioon on kaardistanud infosüsteemi, võivad ilmneda mitmed olulised küsimused:  Kuidas infosüsteem sobitub organisatsiooni kui terviksüsteemi? Mis võimaldab ettevõttel üldse infosüsteemi teha, milliseid eeldusi ja tingimusi on vaja?  Milline on infosüsteemi panus organisatsiooni edukusse?   Kas infosüsteem on strateegilise tähtsusega või on infosüsteem ainult äriprotsesside toeks?

IT lahenduste paremaks rakendamiseks on vaja infotehnoloogide ja organisatsiooni juhtkonna koostööd. Ettevõtte juht peab oma otsuste juures arvestama tavalahenduste kõrval ka samaväärsete IT lahenduste võimalusi. IT projektide läbiviimisel on üheks oluliseks sammuks tasuvusanalüüsi teostamine. Kokkulepped muudatuste rakendamiseks organisatsioonis (sh töötajate teavitamine muudatustest) on oluline etapp muutmise eesmärgi täitmiseks. Muutmise protsessis tuleb arvestada teiste organisatsiooni (põhi)tegevuse protsesside muutmistega ja ka olemasolevate või juurde toodavate ressurssidega:   töökorralduse muutmine organisatsioonis;  dokumentide ja nende menetlemise reguleerimine –  regulatsioonide muutmine; IT valmisolek, oskustega inimesed ja koostööpartnerid;  majanduslikud ja tehnilised võimalused.

ORGANISATSIOONI TÖÖKORRALDUSE PÕHIMÕTTED 

Organisatsioonid täidavad funktsioone (ülesandeid), mille määratlemise alused avalikus sektoris on => seadused ja nende rakendusaktid; organisatsiooni eesmärk ja struktuur; töökirjeldused ja ametijuhendid. Funktsioonid jagunevad põhifunktsioonideks, mida toetavad tugifunktsioonid. Funktsioonide täitmisel hallatakse andmeid, dokumente.

Andmete haldamine on  administratiivne tegevus, mille läbi  organisatsioon süstemaatiliselt     loob, organiseerib, säilitab, taastab, kasutab, kaitseb ja hävitab talle kuuluvaid andmeid.

Riigi andmehaldus on riigile vajalike andmete spetsifitseerimise, hankimise, andmise, pidamise jms funktsioonide täitmine; osa riigi infosüsteemist, mis hõlmab formaliseeritud kujul esitatava informatsiooni töötlemise funktsioonide täitmise.

MIS ON ANDMEKOGUD? Riigi põhiregister • riiklik register • riigiasutuse andmekogu • kohaliku omavalitsuse register • kohaliku omavalitsuse asutuse andmekogu  • avalik-õigusliku ja eraõigusliku isiku andmekogu.

RIIGI IT-ARHITEKTUURI 3 ASPEKTI: a) koordineerimine – riigi IT süsteemide areng, sh koostalitlus; b) kokkulepped  – riigi ja KOV asutuste IS ühise metoodika, valikute, printsiipide rakendamine (fikseerib avatud standardid ja spetsifikatsioonid, kokkuleppena  XML  rakendamine); c) ühised vahendid  – IS jaoks väljatöötatud tasuta kasutatav tarkvara, korduvkasutus, standardsed lahendused, ühine IT infrastruktuur ja ühiselt või keskselt väljatöötatud vahetarkvara (X-tee), ühised juurdepääsupunktid (eRiigi portaal, teabeportaal, kodanikuportaal).

Koosvõime on erinevate ja erilaadsete organisatsioonide võime suhelda vastastikku kasulike ja kokkulepitud ühiste eesmärkide saavutamiseks, vahetades omavahel informatsiooni info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) süsteemidel põhineva andmevahetuse kaudu. Standarditel ja avatud platvormidel põhinev koosvõime on Euroopa konkurentsivõime strateegia „Euroopa 2020“ ühe juhtalgatuse – Euroopa digitaalarengu tegevuskava – eesmärkide saavutamise eeldus.

KOOSTALITLUSVÕIME KOMPONENDID:

Organisatsiooniline koostalitlusvõime => võime Infosüsteeme kasutades osutada vastastikku ja oma klientidele teenuseid;

Semantiline koostalitlusvõime => võime mõista vahetatud informatsiooni (andmete) tähendust ühesuguselt 

Tehniline koostalitlusvõime =>  Infrastruktuuriline koostalitlusvõime – erinevate organisatsioo-nide poolt soetatud riistvara võime töötada omavahelises ühenduses; Tarkvaraline koostalitlusvõime – erinevates organisatsioonides kasutatava tarkvara võime vahetada andmeid. 

EESTI INFOÜHISKONNA ARENDAMISE PÕHIMÕTTED 

·         Infoühiskonna arendamine Eestis on strateegiline valik riigi konkurentsivõime ja heaolu tõstmiseks, kusjuures avalik sektor näitab infoühiskonna arendamise põhimõtete järgimisel eeskuju.

·         Infoühiskonda arendatakse koordineeritult avaliku võimu, erasektori ja kolmanda sektori tegevuse kaudu ja kõikide osapoolte, sealhulgas IKTlahenduste kasutajate, koostöös. 

·         Riik on tark tellija, jättes avaliku sektori riigihangetes võimalikult laia valiku innovaatiliste lahenduste pakkumiseks, aidates seeläbi kaasa ka IKT-sektori arengule. 

·         Infoühiskonda luuakse kõigile Eestimaa elanikele, kusjuures erilist tähelepanu pööratakse erivajadustega sotsiaalsete rühmade ühiskonda integreerimisele, regionaalarengule ning kohaliku omaalgatuse toetamisele. Sealhulgas peab olema kõigil ligipääs internetile ning selles kättesaadavaks tehtud sisule, sõltumata kasutatavast seadest.

·         Infoühiskonna arendamisel tagatakse eesti keele ja kultuuri järjepidevus.

·         Infoühiskonna arendamisel arvestatakse ja kaitstakse nii intellektuaalsete väärtuste loojate kui ka kasutajate huve. 

·         Infoühiskonna areng ei tohi vähendada kasutajate turvatunnet. Kindlustada tuleb mitteaktsepteeritavate riskide maandamine info- ja sidesüsteemides, arvestades turvalisuse nõuetega süsteemide disainimisel ning kogu nende elutsükli vältel.

·         Tagatud peab olema inimeste põhivabaduste ja -õiguste kaitse, isikuandmete ja identiteedi kaitse. Inimene on oma andmete omanik ning tal peab olema võimalus jälgida oma isikuandmete kasutamist.

·         Infoühiskonna arendamine ei ole asi iseeneses. IKT-lahendusi arendatakse suurema tõhususe ja tulemuslikkuse saavutamiseks nii avalikus kui ka erasektoris. 

·         Infoühiskonna arendamise tegevustega ning infoühiskonna võimalustega arvestatakse kõigi valdkondlike poliitikate kujundamisel, pidades silmas, et IKT kasutuselevõtt võimaldab tõsta kõigi majandusvaldkondade konkurentsivõimet.

·         Infoühiskonna arendamist toetab kodumaine teadus- ja arendustegevus.

·         Infoühiskonna arendamisel arvestatakse Euroopa Liidus ja maailmas toimuvate arengusuundumustega, aktiivse partnerina jagatakse Eesti kogemust ning õpitakse ka teistelt.

·         Avalik võim kasutab oma tegevuses ära juba loodud keskseid tehnoloogilisi lahendusi (ID-kaart, X-tee). 

·         Avalik võim korraldab oma tegevuse nii, et sama informatsiooni küsitakse kodanikelt, ettevõtjatelt ja asutustelt üldjuhul ainult üks kord.

·         Avalik võim suhtub võrdselt erinevatesse riist- ja tarkvaraplatvormidesse ning lahendab ühildumise avatud standardeid rakendades.

·         Infoühiskonna arendamisel kogutakse andmeid ja luuakse IKTlahendusi, arvestades korduvkasutatavuse põhimõtteid. 

·         Pööratakse tähelepanu vajaliku teabe, sealhulgas kestva tõestus- ning kultuuriajaloolise arhiivi-väärtusega andmete, säilimisele.

INFOÜHISKONNA VISIOON: 1) Eestis kasutatakse maksimaalselt info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) võimalusi, et nutikate lahenduste abil tõsta inimeste elukvaliteeti ja tööhõivet, tagada Eesti kultuuriruumi elujõulisus, suurendada majanduses tootlikkust ning tõsta avaliku sektori tõhusust – seda kõike avaliku, era- ja vabasektori koostöös. 2) Eestis on loodud hästi toimiv keskkond IKT laialdaseks kasutamiseks ja nutikate lahenduste loomiseks, mis on seeläbi tõstnud majanduse konkurentsivõimet, inimeste heaolu ja riigivalitsemise tõhusust.

INFOÜHISKONNA ALAEESMÄRGID JA MEETMED:

MAJANDUSE KASVU, RIIGI ARENGUT JA ELANIKE HEAOLU TOETAV IKT-TARISTU => Meede 1: Interneti kättesaadavuse suurendamine;   Meede 2: Avaliku ja erasektori ühtse teenusteruumi  arendamine.

ROHKEM KÕRGEMA LISANDVÄÄRTUSEGA TÖÖKOHTI, SUUREM RAHVUSVAHELINE KONKURENTSIVÕIME JA KÕRGEM ELUKVALITEET INIMESTE IKT-OSKUSTE TÕUSU KAUDU  => Meede 1: Digitaalse kirjaoskuse arendamine isikliku  heaolu suurendamiseks; Meede 2: Kõrgemate IKT-oskuste edendamine.

NUTIKAM RIIGIVALITSEMINE  => Meede 1: Paremate avalike teenuste arendamine  IKT abil   Meede 2: IKT kasutamine kaasamise ja osaluse  edendamiseks   Meede 3: Paremate otsuste tegemine IKT abil 

E-EESTI TUNTUSE TÕUS MAAILMAS => Meede 1: Infoühiskonna arengu seire, analüüs ja  tutvustamine   Meede 2: Eesti IKT-kogemuse levitamine  rahvusvaheliselt.

INFORMATSIOONIÕIGUS

·         Informatsiooni omandiõigus – Autorikaitseseadus

·         Meediaõigus – Avaliku teabe seadus – Isikuandmete kaitse seadus

·         Informatsiooni haldamise õigus –Arhiiviseadus

TOIMING JA FAKT: Igas juriidilises süsteemis esinevad inimeste teod ja sündmused (sünd ja surm, üleujutus, maavärin) faktidena. Toiming on fakt, mis väljendab tahet. Toiming saab või tehakse teatavaks => suulises või kirjalikus vormis, kusjuures: kirjalikult tehakse teatavaks, kui: 1. toiming on selline, et ta saab ilmneda ainult dokumendi kujul 2. suuline toiming nõuab tõendusena kirjalikku dokumendi olemasolu.

Dokumenteerimine on: a) protsess, mis piiritleb tagajärgede mõju; b) protseduur, mille käigus faktid ‘valatakse vormi’.

Arhiiviseadus => dokument on mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks.

Standardid => dokument on jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna.

DOKUMENDIHALDUSE EESMÄRGID e-RIIGIS:

·         Rohkem elektroonilisi teenuseid

·         Kasutajasõbralikum teenus - lähtutakse inimesest

·         Usaldusväärsemad teenused - läbipaistvus 

·         Teenuse menetluse lihtsustamine 

·         Digitaalsena loodud info tuleb säilitada digitaalsena

·         Ühiste ja ühtsete standardite kasutamine 

·         Elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamine  

·         Standardsete workflow’de kirjeldamine 

·         Ühtsete (dokumendi) vormingute kasutamine

·         Täistekstiotsingu võimaldamine

·         Dokumente käsitletakse kriitilise ressursina   

DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI PROTSESSID

·         Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlakstegemine

·         Dokumentide säilitustähtaja kindlaksmääramine

·         Dokumentide hõlmamine

·         Registreerimine

·         Liigitamine

·         Hoidmine ja käitlemine

·         Juurdepääs

·         Jälgimine

·         Eraldamise korra sisseseadmine

·         Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

DOKUMENDISÜSTEEMI KOMPONENDID:

1)       dokumendid, mis on loodud või saadud organisatsiooni ülesannete täitmise käigus  

2)       dokumentide haldamise protsessid (dokumentide loomine ja saamine, hõlmamine dokumendisüsteemi, liigitamine, säilitamine, kasutamine, juurdepääsupiirangute kehtestamine, eraldamistingimuste määratlemine ja dokumentide kasutamise jälgimine)

3)       tehnoloogia (manuaalsed või arvutisüsteemid, riist- ja tarkvara, kommunikatsioonivahendid)

4)       inimesed (kõik, kes loovad, haldavad ja/või kasutavad dokumente)

NÕUDED DOKUMENDISÜSTEEMILE

·         usaldusväärne – võimeline pidevalt ja korrapäraselt toimima kehtestatud protseduuride alusel;

·         terviklik – dokumentide kaitsmiseks lubamatu juurdepääsu, hävitamise, muutmise või kõrvaldamise eest tuleb rakendada kontrollmeetmeid nagu juurdepääsu jälgimine, kasutajate tuvastamine, hävitamise volitamine ja turve;

·         õigusaktidele vastav – dokumendisüsteemi haldamise nõuded peavad olema vastavuses organisatsiooni tegevusala, normatiivse keskkonna ja ühiskonna ootustega;

·         kõikehõlmav – süsteemi loomise eesmärk on hallata kõiki organisatsiooni või selle üksuse tegevuses tekkivaid dokumente;

·         süsteemne – dokumente tuleb luua, alal hoida ja hallata süsteemselt.

DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI BAASFUNKTSIONAALSUSED

·         Dokumentide metaandmete registreerimine

·         Digitaaldokumentide lisamine registrikannetele

·         Elektrooniliste dokumendimallide kasutamine

·         Dokumentide elektrooniline menetlemine

·         Juurdepääsuõiguste defineerimine

·         Otsingute tegemine metaandmete põhjal

·         Digitaaldokumentide arhiveerimine

·         Digitaaldokumentide edastamine ühest dokumendihaldussüsteemist teise 

·         Digitaalallkirja kasutamine

·         Aruandluse võimaldamine

DOKUMENDIHALDUSE EESMÄRGID

Dokumendihaldus on juhtimise tugifunktsioon, mille eesmärgid on: a) asutuse ülesannete kiire ja täpne täitmine;  b) asutuse haldussuutlikkuse tagamine.

Dokumendihaldus tagab: a) asutuse tegevuseks vajalike dokumentide ja teabe kvaliteedi ning protseduurid;        b) tehnoloogia funktsionaalsed (mida peab tegema) ja mittefunktsionaalsed (kuidas peab tegema) omadused.

Milleks dokumendihaldus? Dokumenteerib tööprotsessid => protsesside jätkumine, tegevuse tõestamine, tegevuse kontroll. Dokumenteerib teabe => sõnumi edastamine, sündmuse jäädvustamine, info kogumine.

Milleks digitaalne dokumendihaldus? Muudab protsessid efektiivsemaks => kiirus, kontrollitavus/ läbipaistvus, ratsionaalsus.

Dokumente haldavad nii dokumendihaldurid kui ka kõik teised oma tegevuse käigus dokumente loovad või kasutavad isikud. Organisatsiooni dokumendihalduses seatakse eesmärgiks: 

a)      määrata kindlaks põhimõtted ja standardid; 

b)       määrata ülesanded ja volitused; 

c)      kavandada tegevus ja anda juhised; 

d)      osutada dokumentide haldamise ja kasutamise teenust;

e)      luua, rakendada ja hallata dokumendihalduse erisüsteeme; 

f)       integreerida dokumendihaldus organisatsiooni süsteemidesse ja tegevusse.

Dokumentides sisalduv informatsioon on väärtuslik ressurss ja organisatsiooni tegevuses oluline vara. Süstemaatiline lähenemine dokumentide haldamisele on oluline nii organisatsioonile kui ka kogu ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada dokumente kui organisatsiooni toiminguid kajastavat tõestusmaterjali.

Dokumendihaldussüsteem kujuneb informatsiooniallikaks organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada organisatsiooni järgnevat tegevust ja otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees.

Dokumendid võimaldavad organisatsioonil: 

•          tegutseda kehtiva korra kohaselt ja tõhusalt ning olla aruandlusvõimeline;  - pakkuda järjepidevalt ja õiguspäraselt teenuseid; 

•          dokumenteerida dokumendihalduspoliitika väljatöötamist ja juhtimisotsuseid; 

•          saavutada juhtimis- ja haldamistegevuse järjekindlus, pidevus ja tulemuslikkus; 

•          tõsta kogu organisatsiooni tegevuse tõhusust; 

•          tagada tegevuse järjepidevus õnnetusjuhtumi korral; 

•          täita õigusaktide nõuded, sh arhiivi-, auditi- ja järelevalvealased nõuded; 

•          pakkuda kaitset ja toetust kohtuprotsessides, sh organisatsiooni tegevuse kohta käivate asitõendite olemasolu või puudumisega seotud riskide haldamist; 

•          kaitsta organisatsiooni huve ja selle töötajate, klientide ning huvirühmade õigusi; 

•          toetada ja dokumenteerida käesolevat ja tulevast uurimis- ja arendustööd, arengut ning saavutusi, samuti ajaloouurimist; 

•          olla tõendusmaterjaliks äritegevuse, isikute ja kultuurialase tegevuse kohta; 

•          panna alus organisatsiooni identiteedile nii tema põhitegevuse, isikute kui ka  organisatsioonisisese kultuuri tasandil; 

•          hoida ja kasutada asutuse, selle töötajate ja kollektiivi mälukogemust.

DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI ÜLESANDED

·         Digidokumentide loomine ja menetlemine (täitmisele võtmine, täitmise korraldamine ja kontroll);

·         Dokumentide elutsükli haldus ja säilitamine;

·         Dokumentide organiseerimiseks ja leidmiseks vajaliku kontekstiinfo haldus;

·         Kasutajaõiguste haldus (õiguste andmine, tuvastamine ja kontroll);

·         Protsessisisene nõustamine ja kontroll jne.

DOKUMENDIHALDUSE RISKIJUHTIMINE: infosüsteemi kasulike omaduste tagamine

Funktsionaalsed omadused (mida peab tegema?) võimaldavad dokumendi:

–        loomist olulise informatsiooni dokumenteerimiseks: – kirjeldamist ja organiseerimist selle kiireks taasleidmiseks; 

–        säilitamist turvalises keskkonnas autentsuse tagamiseks; 

–        publitseerimist teabe kättesaadavaks tegemiseks;

–        teatavaks tegemist tagasiside saamiseks ja täitmise algatamiseks; 

–        täitmise organiseerimist ja järelevalvet;

–        elukäigu juhtimist mittevajalike dokumentide ja andmete DHSist väljaviimiseks;

–        andmete ja protsesside jälgitavust kontrollimiseks, sh vigade kiireks leidmiseks ja kõrvaldamiseks jne.

Mittefunktsionaalsed omadused (kuidas peab tegema?), mis tagavad  funktsionaalsete omaduste realiseerimise:

a)      kasutatavus – DHSi tegutsemistingimused ja juhised on kergesti arusaadavad ja kättesaadavad. Vähene kasutajapingutus (funktsioonide täitmine kiire, nupuvajutusi vähe, suur on vaikeväärtusega täidetud väljade osakaal );

b)      jõudlus – on tagatud kasutaja poolt oodatav DHSi töökiirus erineva koormuse ja andmemahtude korral;

c)      hallatavus – on võimalik teabe dokumenteerimise, halduse ja menetlemise rakendusi modifitseerida või administreerida ja/või teha täiendusettepanekuid;

d)      käideldavus – DHSi kasutamine on võimalik kasutajale soovitud ajal; turvalisus – DHSi kasutamine vaid volitatud isikutele jm.

 to be continued...

Kasutatud materjal: INT6053 kursuse materjalid Moodle'i keskkonnas;

Ⓒ Kädi Riismaa, TLU