SISSEKANNE # 18
1.
PÕHIMÕISTED:
arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusel andnud
arhiiviväärtuse.
arhiivihaldus
– dokumentide haldamise tegevused, mille hulka
kuuluvad säilitustähtaja määramine, säilitamine, hävitamiseks eraldamine,
arhiivi üleandmiseks korrastamine ja kirjeldamine.
asjaajamine – tegevused isiku või organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja
dokumenteerimiseks.
dokument
– 1) mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on
loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja
struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõestamiseks (record) => ARHS; organisatsiooni
või üksikisiku poolt seadusest tulenevate ülesannete täitmise või äritegevuse
käigus loodud, saadud ning tõestuseks ja teadmiseks alal hoitud informatsioon (record). // ISO15489-1; 2) laiemas
mõistes – jäädvustatud terviklik teave (document);
jäädvustatud informatsioon või objekt, mida saab käsitleda tervikuna.
//ISO15489-1. Dokument ei ole seotud definitsiooni järgi teabekandjaga, peamine on
siin teave ise ehk informatsioon. Teave (informatsioon) võib olla
jäädvustatud igasugusele teabekandjale: paber, savi, puu, kivi, riie, diskett,
filmilint, arvuti kõvaketas jne.
digitaaldokument
– masinloetavale andmekandjale digitaalkujul
salvestatud dokument (elektrooniline
dokument). Mõiste hõlmab ka andmekogusid ja infosüsteeme.
dokumendihaldus – halduse ala, mis tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise,
kasutamise ja eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjega.
dokumendisüsteem
– riist- ja tarkvarast sõltumatu infosüsteem, mille
otstarve on dokumentide hõlmamine ja kontrollitud haldamine kogu nende elukäigu
jooksul.
dokumendihaldussüsteem - dokumendisüsteemi tehnoloogiline osa dokumentide koostamiseks,
hõlmamiseks ja nende elukäigu haldamiseks (records
management system).
2.
DOKUMENDI OMADUSED JA NÕUDED
Dokumendi loomisel, kasutamisel ja säilitamisel on oluline tagada dokumendi omadused: autentsus, terviklikkus, usaldatavus ja
kasutatavus. Dokumendile antud sisu, vorm ja struktuur peavad tagama isiku
või organisatsiooni tegevuse või faktide tõestamise ning informatsiooni
jäädvustamise.
Dokumendi sisu sõltub dokumendi koostamise
eesmärgist (mille jaoks ja mille kohta on dokument koostatud); - vorm on viis,
kuidas dokumendi elemendid on paigutatud ja peab vastama õigusaktide nõuetele;
- struktuur koosneb dokumendile paigutatud elementidest ning sõltub selle
sisust ja liigist.
Dokumendi
autentsus, terviklikkus, usaldatavus ja kasutatavus peavad olema
organisatsioonis olema korraldatud selliselt, et need omadused säiliksid kogu
dokumendi haldamise ja ka säilitamise perioodil.
Autentne
dokument on dokument, mis on loodud inimese poolt, kes
pidi seda tegema ning mis sisaldab just seda sisu, mis täidab selle dokumendi
loomise ja kasutamise eesmärgi. Autentsuse tõendamiseks tuleb
organisatsioonidel luua ja rakendada dokumentide loomise, saamise, edastamise
ja menetlemise protseduurid:
•
dokumendi loojad on selleks
volitatud ja tuvastatavad;
•
dokument on kaitstud andmete
volitamata lisamise, kustutamise ja muutmise eest;
•
dokumenti saab kindlaks teha
metaandmete kaudu.
Usaldatav
dokument on loodud pädeva isiku poolt ja tavapäraste
vormielementidega.
Terviklik
dokument on täielik ja seda pole muudetud. Dokumenti
tuleb kaitsta kogu tema elukäigu jooksul muutmise eest pärast tema allkirjastamise
eest.
Kasutatavus on selline dokumendi omadus, kus dokumendi asukohta saab kindlaks
teha tema haldamise ja säilitamise perioodil ning mis on kättesaadav, esitatav
ja tõlgendatav.
3.
DOKUMENDI VÄÄRTUS JA SELLE KRITEERIUMID;
DOKUMENDI ELUKÄIK
Dokumendi
väärtust hinnatakse kahe kriteeriumi alusel.
1.
Tõestusväärtus on dokumendi võime kajastada
organisatsiooni tegevuse täitmist või tehingute läbiviimist. Tõestusväärtus on
tagatud, kui dokument on autentne ja usaldusväärne ning on vormistatud
vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga. Dokumendi tõestusväärtus peab
olema tagatud ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
2.
Teabeväärtus on informatsioon organisatsiooni
andmete, sündmuste, isikute jmt kohta.
Dokumendi
elukäik kujutab toimingud dokumendiga alates dokumendi
loomisest ja saamisest kuni hävitamiseni või üleandmiseni arhiiviasutusele.
Dokumendi omadused peavad säilima kogu dokumendi elukäigu jooksul.
Dokumendi
elukäigu 3 etappi:
•
Aktiivne etapp võrdub asjaajamisperioodiga,
dokumendid on tööruumides.
•
Poolaktiivne etapp kestab maksimaalselt kaks
aastat. Dokumendid on endiselt asjaajamises töötajate käes. Perioodi lõpus
antakse alatise ja pikaajalise (üle 10 a) säilitustähtajaga dokumendid üle
organisatsiooni arhiivihoidlasse. Lühiajalise (kuni 10 a ka) säilitustähtajaga
dokumentide osas või ettevõte ise otsustada, kas anda dokumendid
arhiivihoidlasse üle või hoida asjaajamises kuni nende hävitamiseni
(säilitustähtaja möödumiseni).
•
Passiivne etapp - dokumendid on hoiul
organisatsiooni arhiivihoidlas kuni üleandmiseni arhiiviasutusele.
4.
DOKUMENTIDE LIIGITAMINE JA
LIIGITUSSÜSTEEM
Asjaajamise korrale lisaks kehtestatakse
dokumentide loetelu, sealhulgas dokumentide
liigitusskeem. Dokumentide
liigitamine tähendab dokumentide sarnaste tunnuste järgi rühmitamist.
Loetelu alusel indekseeritakse dokumendid, rühmitatakse sarjadesse ning
määratakse neile säilitustähtaeg. Liigitusskeem
hõlmab kõiki organisatsiooni funktsioone ning aitab organisatsioonis loodud,
kasutuses olevaid, kasutusse saadud dokumente efektiivselt ja kiiresti
dokumendisüsteemist üles leida. Liigitusskeem peab olema kehtestatud ühtsena
kogu organisatsioonile.
Organisatsioonid võivad koostada
liigitusskeemi:
a)
tegevusfunktsioonide järgi;
b)
struktuuripõhiselt;
c)
dokumentide temaatilise
liigitamise järgi;
d)
dokumendiliikidel põhineva
rühmitamise järgi;
e)
muu sobiva liigituskombinatsiooni
alusel, mis hõlmaks organisatsiooni kõiki
tegevusi, struktuure ja dokumente.
5.
DOKUMENDIHALDUSPROTSESSID JA
KONTROLLIVAHENDID
•
Dokumendisüsteemi hõlmatavate
dokumentide kindlakstegemine
•
Dokumentide säilitustähtaja
kindlaksmääramine
•
Dokumentide hõlmamine
•
Registreerimine
•
Liigitamine
•
Hoidmine ja käitlemine
•
Juurdepääs
•
Jälgimine
•
Eraldamise korra sisseseadmine
•
Dokumendihaldusprotsesside
dokumenteerimine
6.
NÕUDED DOKUMENDISÜSTEEMILE JA
DOKUMENDISÜSTEEMI KOMPONENDID
DOKUMENDISÜSTEEMI KOMPONENDID
1)
dokumendid, mis on loodud või
saadud organisatsiooni ülesannete täitmise käigus
2)
dokumentide haldamise protsessid
(dokumentide loomine ja saamine, hõlmamine dokumendisüsteemi, liigitamine,
säilitamine, kasutamine, juurdepääsupiirangute kehtestamine, eraldamistingimuste
määratlemine ja dokumentide kasutamise jälgimine)
3)
tehnoloogia (manuaalsed või
arvutisüsteemid, riist- ja tarkvara, kommunikatsiooni-vahendid)
4)
inimesed (kõik, kes loovad,
haldavad ja/või kasutavad dokumente)
NÕUDED DOKUMENDISÜSTEEMILE
o usaldusväärne – võimeline pidevalt ja korrapäraselt toimima kehtestatud
protseduuride alusel;
o terviklik – dokumentide kaitsmiseks lubamatu juurdepääsu, hävitamise, muutmise
või kõrvaldamise eest tuleb rakendada kontrollmeetmeid nagu juurdepääsu
jälgimine, kasutajate tuvastamine, hävitamise volitamine ja turve;
o õigusaktidele vastav – dokumendisüsteemi haldamise nõuded peavad olema vastavuses
organisatsiooni tegevusala, normatiivse keskkonna ja ühiskonna ootustega;
o kõikehõlmav – süsteemi loomise eesmärk on hallata kõiki organisatsiooni või selle
üksuse tegevuses tekkivaid dokumente;
o süsteemne – dokumente tuleb luua, alal hoida ja hallata süsteemselt.
7.
DOKUMENDI ELEMENDID
Dokumendi korrektne vormistus, arvestades
dokumendi konkreetset liiki ja sisu koostamise eesmärki, peab tagama selle
dokumendi kasutajatele ühese arusaamise ja kiire ringluse. Seda aitavad
saavutada dokumendi elemendid ehk
informatiivelemendid (dokumendi väljaandja (autor), kuupäev, tekst,
allkirjastaja andmed). Pealkiri pannakse osadele dokumendiliikidele (nt
käskkiri, korraldus). Dokumendile erinevate elementide paigutamine on
soovituslik, kuid arvestama peab selle dokumendi eesmärgist ja seadustest
tulenevatest nõuetest (nt tööleping).
8.
DOKUMENDIHALDUSE METAANDMED,
VASTUTUS, ROLL
Metaandmed - dokumenti kirjeldavad andmed, mis luuakse
(nii paberpõhises kui elektroonilises) dokumendisüsteemis; tõestus sellest,
et dokument on süsteemi võetud, ning jälg dokumentidega tehtud
haldamistoimingutest. Metaandmed on nn registreerimisandmed ja
digidokumentide elektroonilises süsteemis jäädvustatud päringud, muutmised,
vaatamised.
Metaandmed on dokumentide konteksti, sisu ja
struktuuri ning nende haldamise ajalugu kirjeldavad andmed. Asjaajamiskorras
määratakse kindlaks, millised andmed tuleb registreeritavate dokumendi-liikide
osas dokumendiregistrisse kanda. Need peavad näitama, kes on dokumendi loonud,
kes tegeles ja kuhu salvestati.
Metaandmete haldamine on dokumendihalduse
lahutamatu osa, millel on erinevad funktsioonid ja eesmärgid.
Dokumendihalduse
kontekstis on metaandmed andmed, mis kirjeldavad dokumentide konteksti, sisu ja
struktuuri ning nende haldamise ajalugu.
Metaandmed on struktureeritud või osaliselt
struktureeritud informatsioon, mis võimaldab dokumentide loomist,
registreerimist, liigitamist, juurdepääsu, säilitamist ja eraldamist läbi aja
ning nii ühe valdkonna siseselt kui ka valdkondade vaheliselt. Iga valdkond esindab kindlat eluala ning
sotsiaalselt ja/või organisatsiooniliselt korraldatud tegevusala, millega on
seotud piiratud hulk inimesi, kellel on ühised väärtushinnangud ja
teadmised. Metaandmetega
indentifitseeritakse, autenditakse ja kontekstualiseeritakse dokumente,
inimesi, protsesse ja süsteeme, kus dokumente luuakse, hallatakse, hoitakse ja
kasutatakse, ning poliitikat, millest need juhinduvad.
Dokumendihalduse
vastutusala ja volitatud isikud tuleb kindlaks määrata
ning kogu organisatsioonile teatavaks teha, nii et vajalike sammude astumise
eest vastutav isik on selge kohe, kui tekib vajadus dokumentide loomise ja
hõlmamise järele.
Dokumendihalduse
eest vastutavad kõik organisatsiooni töötajad, k.a
dokumendihaldurid, teised infohaldurid, tegevjuhid, struktuuriüksuste juhid,
süsteemiadministraatorid ja teised, kelle tööülesannete hulka kuulub
dokumentide loomine.
Vastutusala peab kajastuma tööülesannete
kirjeldustes ja muudes selletaolistes materjalides. Organisatsioonis tuleb
määrata dokumendihalduse eest vastutav ja aruandev vastavate volitustega isik.
Vastutavate isikute kohustused võivad olla kehtestatud seadusega.
Vastutusalad jagunevad: a)
kutselised dokumendihaldurid vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide
eest, sh dokumendisüsteemide ja nendega teostatavate operatsioonide
väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike
dokumendihalduse ja dokumendisüsteemide operatsioonide õpetamise eest; b)
juhtivtöötajad vastutavad
dokumendihalduspoliitika rakendamise toetamise eest kogu organisatsioonis; c)
süsteemiadministraatorid vastutavad
kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse
eest; d) kõik töötajad vastutavad ja on aruandekohustuslikud oma tegevuse
täpse ja täieliku dokumenteerimise eest.
Dokumendihalduspoliitika ja -protseduuride
planeerimise ja rakendamise protsessi võivad olla kaasatud arhiiviasutused.
9.
DIGITAALALLKIRI JA DIGITAALTEMPEL
Digitaalallkiri on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil
moodustatud andmete kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost
dokumendiga.
Sertifikaat on digitaalallkirja andmist võimaldav dokument, milles avalik võti
seotakse üheselt füüsilise isikuga. Sertifikaadi saamiseks esitab sertifikaadi
taotleja sertifitseerimisteenuse osutajale kirjaliku avalduse. Isiklik ja avalik võti moodustatakse
sertifikaadi taotleja avalduse põhjal. Nendest võtmetest ei tohi koopiaid
valmistada. Visuaalselt on
digitaalallkiri tähtede, numbrite ja tähe-märkide suvaline jada dokumendi
lõpus. Digitaalallkiri ei ole käsitsikirjutatud allkirja arvutisse skaneeritud
variant ega ka mingil muul moel omakäelise allkirja kujutis ekraanil. Digitaalallkiri moodustatakse allkirja
andmise vahendi – isikliku võtme – abil, millele vastab üheselt allkirja
kontrollimise vahend – avalik võti.
Digitaalallkirjal on samad õiguslikud
tagajärjed nagu omakäelisel allkirjal, kui seadusega ei ole neid tagajärgi
piiratud. Digitaalallkiri peab võimaldama tuvastada isiku, kelle nimel on allkiri antud, kindlaks peab saama teha ka
allkirja andmise aja. Digitaalallkiri peab olema dokumendiga seotud sellisel
viisil, mis välistab võimaluse
tuvastamatult muuta andmeid või nende
tähendust pärast allkirja andmist.
Digitaalne
tempel on tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil
moodustatud andmete kogum, mida digitaalse templi sertifikaadi omanik kasutab
tõendamaks digitaalse dokumendi terviklust ning oma seost sellise dokumendiga. • Digitaalne tempel
moodustatakse turvalises allkirja andmise vahendis oleva isikliku võtme abil,
millele vastab üheselt avalik võti. • Digitaalne
tempel peab koos selle kasutamise süsteemiga: 1) võimaldama üheselt
tuvastada sertifikaadi omaniku, kelle nimel digitaalne tempel on antud; 2)
võimaldama kindlaks teha templi andmise aja; 3) siduma digitaalse templi
dokumendi andmetega sellisel viisil, mis välistab võimaluse tuvastamatult muuta
andmeid või nende tähendust pärast templi andmist
Firmadevahelises asjaajamises kasutatakse
digitaalallkirjaga dokumenti juhul kui saaja firma veebilehel on vastav teave
digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja see on sätestatud saaja
firma asjaajamiskorras või muus õigusaktis.
Digitaaldokument
võib olla allkirjata, kui see on dokumendisüsteemi sisestatud või seal loodud
autentimise kaudu.
10.
RIIGI ANDMEHALDUS, INFOSÜSTEEM,
ANDMEKOGUD
Riigi
andmehaldus on riigile vajalike andmete
spetsifitseerimise, hankimise, andmise, pidamise jms funktsioonide täitmine;
osa riigi infosüsteemist, mis hõlmab formaliseeritud kujul esitatava
informatsiooni töötlemise funktsioonide täitmise.
MIS ON
ANDMEKOGUD? Riigi põhiregister • riiklik register • riigiasutuse andmekogu •
kohaliku omavalitsuse register • kohaliku omavalitsuse asutuse andmekogu • avalik-õigusliku ja eraõigusliku isiku
andmekogu.
11. RIIGI IT-ARHITEKTUUR, KOOSTALITUSVÕIME JA KOMPONENDID
RIIGI
IT-ARHITEKTUURI 3 ASPEKTI: a) koordineerimine – riigi
IT süsteemide areng, sh koostalitlus; b)
kokkulepped – riigi ja KOV asutuste
IS ühise metoodika, valikute, printsiipide rakendamine (fikseerib avatud
standardid ja spetsifikatsioonid, kokkuleppena
XML rakendamine); c) ühised vahendid – IS jaoks väljatöötatud tasuta kasutatav
tarkvara, korduvkasutus, standardsed lahendused, ühine IT infrastruktuur ja
ühiselt või keskselt väljatöötatud vahetarkvara (X-tee), ühised
juurdepääsupunktid (eRiigi portaal, teabeportaal, kodanikuportaal).
Koosvõime on erinevate ja erilaadsete
organisatsioonide võime suhelda vastastikku kasulike ja kokkulepitud ühiste
eesmärkide saavutamiseks, vahetades omavahel informatsiooni info- ja
kommunikatsioonitehnoloogia (IKT) süsteemidel põhineva andmevahetuse kaudu.
Standarditel ja avatud platvormidel põhinev koosvõime on Euroopa
konkurentsivõime strateegia „Euroopa 2020“ ühe juhtalgatuse – Euroopa
digitaalarengu tegevuskava – eesmärkide saavutamise eeldus.
KOOSTALITLUSVÕIME
KOMPONENDID:
Organisatsiooniline
koostalitlusvõime => võime Infosüsteeme kasutades
osutada vastastikku ja oma klientidele teenuseid;
Semantiline
koostalitlusvõime => võime mõista vahetatud
informatsiooni (andmete) tähendust ühesuguselt
Tehniline
koostalitlusvõime => Infrastruktuuriline koostalitlusvõime –
erinevate organisatsioonide poolt soetatud riistvara võime töötada omavahelises
ühenduses; Tarkvaraline koostalitlusvõime – erinevates organisatsioonides
kasutatava tarkvara võime vahetada andmeid.
12.
DOKUMENDIHALDUSE NORMATIIVNE
KESKKOND
SEADUSED:
a)
Avaliku teabe seadus, mis sätestab avalikule
teabele juurdepääsu tingimused, korra ja viisid (sh dokumendiregistrite
pidamise korra), andmekogude asutamise ja haldamise alused ning järelevalve
andmekogude haldamise ja teabele juurdepääsu korraldamise üle.
b)
Isikuandmete kaitse seadus, mis sätestab
isikuandmete töötlemise tingimused ja korra, riikliku järelevalve ning
vastutuse isikuandmete töötlemise nõuete rikkumise eest
c)
Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus, mis sätestab isiku pöördumisele vastamise korra.
d)
Arhiiviseadus, mis sätestab arhivaalide
kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu
korraldamise ning arhiivide tegevuse alused.
e)
Haldusmenetluse seadus, mis on suunatud isiku
õiguste kaitse tagamisele ühtlase, isiku osalust ja kohtulikku kontrolli
võimaldava haldusmenetluse korra loomise teel.
f)
Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus,
mis sätestab salastamise alused, salastatuse muutmise, salastatud teabekandjate
kaitse korra ning vastutuse seaduse rikkumise eest.
g)
muud seadused selles osas, mis seavad
eritingimusi konkreetse asutuse dokumentide (personali-, raamatupidamis- jm
dokumendid) loomisele, säilitamisele või kasutamisele (nt EL struktuuritoetuse
seadus, mis reguleerib toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumentide
säilitamist).
VABARIIGI VALITSUSE MÄÄRUSED
a)
„Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“. Dokumendihaldusena teabehalduse alategevuse tähenduses käsitatakse
määruses traditsioonilist dokumendihaldust, mis osaleb teabe korrastamises ning
mis korraldab ARHS §2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe (dokumentide ja
arhivaalide) haldamist, menetlemist, vahetamist ja sellele juurdepääsu, kui see
teave on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse.
b)
„Arhiivieeskiri“, milles esitatakse
täpsustatud juhiseid arhiiviseaduses ette nähtud dokumendi- ja arhiivihalduse
ülesannete täitmiseks. Muuhulgas sätestatakse arhiivi-püsivad vormingud, mida
tuleb arvestada pikaajaliste, sh arhiiviväärtusega digitaal-dokumentide
loomisel ja haldamisel. // Need kaks
määrust on väga olulised.
MINISTRI MÄÄRUSED JA KÄSKKIRJAD
Ministri määrus või käskkiri võib reguleerida:
•
teatud valitsemisala asutuste
dokumentide haldamist (näiteks justiitsministri 19.06.2009. a määrus nr 23
Notariaadimäärustik);
•
valitsemisala kõigi asutuste
dokumentide haldamist (näiteks
siseministri 17.01.2007.a käskkiri nr 7 „Siseministeeriumi valitsemisala
dokumentide näidisloetelu“,
sotsiaalministri 18.09.2008 a määrus nr 56 „Tervishoiuteenuste osutamise
dokumenteerimise ning nende dokumentide säilitamise tingimused ja kord“).
STANDARDID
Dokumendihalduse valdkonna standardid jagunevad
nelja gruppi:
(1)
süsteemi- ja protsessistandardid,
(2)
metaandmete ja kirjeldusstandardid
(3)
dokumendiliikide struktuuri ja vormi standardid
(4)
digitaaldokumentide vormingute standardid.
Lisaks neile rakendatakse mitmesuguseid
bürootööd puudutavaid tehnilisi standardeid. Standardid on Eestis vabatahtlikud kokkulepped, kuid avaliku sektori
jaoks võivad mõned neist olla tehtud õigusaktidega kohustuslikuks. Näiteks
on asutustel kohustus kasutada arhiivi kirjeldamisel rahvusvahelist arhiivikirjeldamise
standardit (ISAD(G)). Eestis on dokumendihalduse standardid valdavalt võetud
üle rahvusvahelise standardimise organisatsiooni (ISO) standardite alusel,
samas on koostatud ka mõningaid valdkondlikke algupäraseid Eesti standardeid.
Elektroonilises dokumendi-halduses kasutatakse ka mitmeid infotehnoloogia
standardeid, näiteks veebistandardeid, mida soovitab veebikonsortsium W3C
(www.w3.org). Kui veebistandardid on üldjuhul vabalt ja tasuta levitatavad,
siis teiste standardite levitamise õigus võib olla piiratud. Eestis on
standardiorganisatsiooniks, mis koostab, avaldab ja levitab Eesti standardeid
Eesti Standardikeskus, mille juures tegutseb valdkondlik tehniline komitee EVS
TK-22 „Informatsioon ja dokumentatsioon“.
Eesti standardiks üle võetud rahvusvahelised
standardid:
• EVS-ISO
15489-1 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded;
• EVS-ISO/TR
15489-2 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised;
• EVS-ISO
5127 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Sõnastik;
• EVS-ISO 15836 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid;
• EVS-ISO 23081-1 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 1:
Põhimõtted;
• EVS-ISO 23081-2 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid: Dokumentide metaandmed. Osa 2:
Kontseptuaalsed ja rakenduslikud küsimused;
• EVS-ISO 19005-1 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Digitaaldokumendi pikaajalise säilitamise
vorming. Osa 1: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine;
• EVS-ISO/TR 26122 Informatsioon ja
dokumentatsioon. Osa 1: Tööprotsesside analüüs dokumentide haldamiseks.
Eesti
algupärased standardid ja juhised:
• EVS JUHEND 9 Dublin Core’i metaandmeelementide
kasutamine. (Põhjalikumalt käsitletakse Dublin Core’i elemenditäpsustajaid ning
Dublin Core’i kasutamist inforessursside
kirjeldamisel);
• EVS 882-1 Informatsioon ja dokumentatsioon.
Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri. (Standard esitab kirja kui
dokumendiliigi elementide loetelu, määratlused ja selgitused, vormistamise
nõuded ja asukoha kirjal);
• EVS 8 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja
kultuuri keskkonnas. (Standardis on koodi- ja vastavustabelid ning selles
kirjeldatakse ka eesti keele reegleid ja tavasid arvude, isikunimede jm
kirjutamisel).
13.
FUNKTSIOON, TEGEVUS, TOIMING,
DOKUMENTEERIMINE
Funktsioon on tegevus
või protsess, millega täidetakse asutuse kindlat eesmärki ja/või ülesannet.
Tegevuste kogum, mida organisatsioon täidab oma eesmärkide saavutamiseks. Märkus: Funktsioonipõhises liigitusskeemis on funktsioon ülemine liigitustasand
DHS baasfunktsioonid:
·
Dokumentide
metaandmete registreerimine
·
Digitaaldokumentide
lisamine registrikannetele
·
Elektrooniliste
dokumendimallide kasutamine
·
Dokumentide
elektrooniline menetlemine
·
Juurdepääsuõiguste
defineerimine
·
Otsingute
tegemine metaandmete põhjal
·
Digitaaldokumentide
arhiveerimine
·
Digitaaldokumentide
edastamine ühest dokumendihaldussüsteemist teise
·
Digitaalallkirja
kasutamine
·
Aruandluse
võimaldamine
TOIMING JA FAKT: Igas juriidilises süsteemis esinevad
inimeste teod ja sündmused (sünd ja surm, üleujutus, maavärin) faktidena. Toiming on fakt, mis väljendab tahet. Toiming saab või tehakse
teatavaks => suulises või kirjalikus vormis, kusjuures: kirjalikult
tehakse teatavaks, kui: 1. toiming on selline, et ta saab ilmneda ainult
dokumendi kujul 2. suuline toiming nõuab tõendusena kirjalikku dokumendi
olemasolu.
Dokumenteerimine on: a) protsess, mis piiritleb tagajärgede mõju; b)
protseduur, mille käigus faktid ‘valatakse vormi’.
14.
DOKUMENDIHALDUSE EESMÄRGID JA
RISKIJUHTIMINE
Dokumendihaldus
on juhtimise tugifunktsioon, mille eesmärgid on: a) asutuse ülesannete kiire ja
täpne täitmine; b) asutuse
haldussuutlikkuse tagamine.
Dokumendihaldus
tagab: a) asutuse tegevuseks vajalike dokumentide ja
teabe kvaliteedi ning protseduurid;
b) tehnoloogia funktsionaalsed (mida peab tegema) ja
mittefunktsionaalsed (kuidas peab tegema) omadused.
Milleks dokumendihaldus? Dokumenteerib
tööprotsessid => protsesside jätkumine, tegevuse tõestamine, tegevuse
kontroll. Dokumenteerib teabe => sõnumi edastamine, sündmuse jäädvustamine,
info kogumine.
Milleks
digitaalne dokumendihaldus? Muudab protsessid efektiivsemaks
=> kiirus, kontrollitavus/ läbipaistvus, ratsionaalsus.
Dokumente haldavad nii dokumendihaldurid kui
ka kõik teised oma tegevuse käigus dokumente loovad või kasutavad isikud.
Organisatsiooni dokumendihalduses seatakse eesmärgiks:
a)
määrata kindlaks põhimõtted ja
standardid;
b)
määrata ülesanded ja volitused;
c)
kavandada tegevus ja anda juhised;
d)
osutada dokumentide haldamise ja
kasutamise teenust;
e)
luua, rakendada ja hallata
dokumendihalduse erisüsteeme;
f)
integreerida dokumendihaldus
organisatsiooni süsteemidesse ja tegevusse.
Dokumentides sisalduv informatsioon on
väärtuslik ressurss ja organisatsiooni tegevuses oluline vara. Süstemaatiline
lähenemine dokumentide haldamisele on oluline nii organisatsioonile kui ka kogu
ühiskonnale, et kaitsta ja säilitada dokumente kui organisatsiooni toiminguid
kajastavat tõestusmaterjali.
Dokumendihaldussüsteem kujuneb
informatsiooniallikaks organisatsiooni tegevuse kohta, mis suudab toetada
organisatsiooni järgnevat tegevust ja otsuseid ning tagada tema aruandlusvõime
nii praeguste kui tulevaste huvirühmade ees.
Dokumendid võimaldavad organisatsioonil:
•
tegutseda kehtiva korra kohaselt
ja tõhusalt ning olla aruandlusvõimeline;
- pakkuda järjepidevalt ja õiguspäraselt teenuseid;
•
dokumenteerida
dokumendihalduspoliitika väljatöötamist ja juhtimisotsuseid;
•
saavutada juhtimis- ja
haldamistegevuse järjekindlus, pidevus ja tulemuslikkus;
•
tõsta kogu organisatsiooni
tegevuse tõhusust;
•
tagada tegevuse järjepidevus
õnnetusjuhtumi korral;
•
täita õigusaktide nõuded, sh
arhiivi-, auditi- ja järelevalvealased nõuded;
•
pakkuda kaitset ja toetust
kohtuprotsessides, sh organisatsiooni tegevuse kohta käivate asitõendite
olemasolu või puudumisega seotud riskide haldamist;
•
kaitsta organisatsiooni huve ja
selle töötajate, klientide ning huvirühmade õigusi;
•
toetada ja dokumenteerida
käesolevat ja tulevast uurimis- ja arendustööd, arengut ning saavutusi, samuti
ajaloouurimist;
•
olla tõendusmaterjaliks
äritegevuse, isikute ja kultuurialase tegevuse kohta;
•
panna alus organisatsiooni
identiteedile nii tema põhitegevuse, isikute kui ka organisatsioonisisese kultuuri tasandil;
•
hoida ja kasutada asutuse, selle
töötajate ja kollektiivi mälukogemust.
DOKUMENDIHALDUSE
RISKIJUHTIMINE: infosüsteemi kasulike omaduste tagamine
Funktsionaalsed
omadused (mida peab tegema?) võimaldavad dokumendi:
– loomist olulise informatsiooni dokumenteerimiseks: – kirjeldamist ja
organiseerimist selle kiireks taasleidmiseks;
– säilitamist turvalises keskkonnas autentsuse tagamiseks;
– publitseerimist teabe kättesaadavaks tegemiseks;
– teatavaks tegemist tagasiside saamiseks ja täitmise algatamiseks;
– täitmise organiseerimist ja järelevalvet;
– elukäigu juhtimist mittevajalike dokumentide ja andmete DHSist
väljaviimiseks;
– andmete ja protsesside jälgitavust kontrollimiseks, sh vigade kiireks
leidmiseks ja kõrvaldamiseks jne.
Mittefunktsionaalsed
omadused (kuidas peab tegema?), mis tagavad funktsionaalsete omaduste realiseerimise:
a) kasutatavus – DHSi tegutsemistingimused ja juhised on kergesti arusaadavad ja
kättesaadavad. Vähene kasutajapingutus (funktsioonide täitmine kiire,
nupuvajutusi vähe, suur on vaikeväärtusega täidetud väljade osakaal );
b) jõudlus – on tagatud kasutaja poolt oodatav DHSi töökiirus erineva koormuse ja
andmemahtude korral;
c) hallatavus – on võimalik teabe dokumenteerimise, halduse ja menetlemise rakendusi
modifitseerida või administreerida ja/või teha täiendusettepanekuid;
d) käideldavus – DHSi kasutamine on võimalik kasutajale soovitud ajal; turvalisus –
DHSi kasutamine vaid volitatud isikutele jm.
15.
DOKUMENDIHALDUSPOLIITIKA
PÕHIMÕTTED
Dokumente luuakse, saadakse ja kasutatakse
organisatsiooni tegevuse käigus. Tegevuse kestvuse, normatiivsele
keskkonnale vastavuse ja vajaliku aruandevõime tagamiseks peavad
organisatsioonid looma ja alles hoidma autentseid, usaldusväärseid ja
kasutatavaid dokumente ning kaitsma nende terviklust nii kaua, kui nõutud.
Selleks peaksid organisatsioonid ellu viima ulatusliku
dokumendi-haldusprogrammi, mille sisuks on:
a) dokumentide, mis organisatsiooni iga tegevuse
käigus tuleb luua, ning neis sisalduva informatsiooni kindlaksmääramine;
b) loodavate ja hõlmatavate dokumentide vormi ja
struktuuri ning kasutatavate tehnoloogiate kindlaksmääramine;
c) dokumentide ja dokumendiprotsesside kohta
metaandmete loomise ning metaandmete järjekindla seostamise ja haldamise
viiside kindlaksmääramine;
d) dokumentide leitavuse ja kasutamise, dokumentide
erinevate protsesside ja kasutajate vahel liikumise nõuete ning neile nõuetele
vastava säilitustähtaja kindlaksmääramine;
e) kasutamisvajadustele vastava dokumentide
korraldamise otsustamine;
f)
puudulikust
dokumenteerimisest tulenevate riskide hindamine;
g) dokumentide kestev säilitamine ja neile
juurdepääsu võimaldamine, arvestades organisatsiooni vajadusi ja ühiskonna
ootusi;
h) vastavus õigusaktidest tulenevatele
nõudmistele, kehtestatud standarditele ja organisatsiooni poliitikale;
i)
dokumentide
alleshoidmiseks kindla ja turvalise keskkonna tagamine;
j)
dokumentide
säilitamine ainult niikaua, kui neid vajatakse või kui säilitamine on nõutav;
k) dokumentide loomise ja haldamise protsesside,
otsuste ja toimingute efektiivsuse, tõhususe ja kvaliteedi parandamise
võimaluste kindlakstegemine ja hindamine.
Organisatsioonid, mille puhul kehtib tegevuse
tõestamise nõue, peavad kõikides oma tegevusprotseduurides arvestama
dokumentide ja nende metaandmete loomise ja hõlmamise nõudeid. Riskianalüüs
organisatsiooni tegevuse järjepidevuse planeerimine ja ettenägematuteks
asjaoludeks valmisoleku kohta peab tagama meetmed organisatsiooni
funktsioneerimiseks esmajärgulise tähtsusega dokumentide kindlaksmääramise,
kaitsmise kohta ja vajadusel nende taastamise.
16.
DOKUMENDISÜSTEEMI JUURUTAMINE
Dokumendisüsteemi
juurutamine. Dokumendisüsteem tuleb juurutada
süstemaatiliselt, kasutades projekttöö- või teisi olukorrale vastavaid
meetodeid ning pidades silmas dokumendisüsteemide integreerimist
organisatsiooni tegevusprotsesside ja nendega seotud süsteemidega.
Dokumendihalduse strateegia põhineb
dokumendihalduspoliitika, protseduurireeglite ja tavade väljatöötamisel ja
kasutuselevõtul ning süsteemide väljatöötamisel ja juurutamisel vastavuses
organisatsiooni tegevusest tulenevate vajadustega ja kooskõlas normatiivse
keskkonnaga.
Organisatsioon
peab tegevuse dokumenteerimise strateegiaga kindlaks määrama, missuguseid
dokumente ta vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb Dokumendihalduse strateegia
tuleb dokumenteerida vastavas plaanis, nt
Üldine infohalduse kava, mis kuulub kokku organisatsiooni teiste
planeerimisalaste dokumentidega.
Infosüsteemid, tegevust toetavad rakendused ja
kommunikatsioonisüsteemid, samuti nende poolt toetatavad protsessid tuleb välja
töötada, muuta või ümber korraldada nii, et täielike dokumentide loomine ja
hõlmamine oleks organisatsiooni rutiinse tegevuse osa.
Nõuetele vastavate dokumendisüsteemide juurutusstrateegiasse võib kuuluda:
a) dokumendisüsteemide
väljatöötamine;
b) dokumendisüsteemide
dokumenteerimine;
c) dokumentidega
tegelevate isikute ja teiste töötajate koolitus;
d) dokumentide
konverteerimine uutesse dokumendisüsteemidesse, vormingutesse ja
komponentidesse;
e) standardite
kehtestamine ning süsteemi vastavuse ja tõhususe mõõtmine nende suhtes;
f) säilitustähtaja
määramine ja dokumentide väärtuse üle otsustamine vastavuses normatiivse keskkonnaga.
17. Dokumentide loomine/saamine, registreerimine,
juurdepääs, migreerimine, eraldamine, säilitamine, säilitustähtaeg
Dokumentide loomisel ja saamisel:
• Arvestatakse õigusaktidega, mis sätestavad: - dokumentide vorminõuded ja registreerimisandmed - missuguseid dokumente tuleb ühe või teise funktsiooni täitmise käigus luua
• Arvestatakse dokumendi loomist puudutavate andmevahetuse ja metaandmete nõuetega
• Arvestatakse dokumendisüsteemi kasutajate õigustega dokumentide loomisel ja juurdepääsul
Registreerimine - hõlmatud dokumendi andmete terviklikkuse kontrollimine ja viida andmine.
Paber-asjaajamissüsteemides on register, näiteks registreerimisraamat, eraldi dokument
• Elektrooniliste ja hübriidsüsteemide puhul moodustub register dokumendi kohta registreeritud andmetest ning esineb sageli andmebaasina
• Registriandmete koosseis määratakse õigusaktidega või organisatsiooni enda poolt lähtuvalt vajadustest.
• Registreerimine seob dokumendi sisu, struktuuri ja konteksti kaudu funktsiooniga, mille täitmise käigus ta tekkis ning ka teiste sama funktsiooni täitmise käigus tekkinud dokumentidega.
• Registreerimise mõiste elektroonilise süsteemi puhul erineb traditsioonilisest paberdokumentide vallas tuntud registreerimisest.Traditsioonilise lihtsa dokumendisüsteemi puhul saab dokumente süsteemi hõlmata, need on ülesleitavad ja hallatavad ka ilma erilise registreerimiseta Eelduseks on muude ohjevahendite olemasolu: liigitus, dokumentidele kehtestatud säilitustähtajad, kindlaksmääratud ülesanded toimikute pidamisel jne • Paberdokumentide puhul täidab registreerimine seetõttu dokumentide olemasolu kohta täiendava tõestuse loomise ülesannet, kui seda nõuab seadusandlus või ka muul tõsisel põhjusel.
• Elektroonilises keskkonnas seevastu on dokumendi registreerimine vältimatu ning rutiinne protsess: ilma metaandmeteta ei oleks süsteem dokumendist "teadlik" • Eesti õigusaktidest tulenevalt tuleb siiski ka elektroonilises süsteemis sisse seada õiguslikbürokraatliku tähendusega registrite (osaregistrite) süsteem, milles iga dokument saab järjekorranumbri kindla registri järgi • Registreerimine on protsess, mitte ühekordne toiming • Dokumendi loomisel või saamisel kantakse selle kohta registrisse vaid osa andmetest, asjaajamise ja haldamise toimingute käigus registriandmete hulk kasvab.
Juurdepääs - on füüsiline ja informatsiooniline. Füüsiline juurdepääs on õigus ja võimalus dokumenti või arhivaali kasutada saades selle enda kätte Informatsiooniline juurdepääs on õigus ja võimalus tutvuda dokumendi või arhivaali sisuga.
Eraldamine - dokumendihalduse toimingud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise või üleandmise otsustega seotud tegevus.
Säilitamine - dokumentide hoidmine ja nende säilivust tagavad tegevused. Säilitustegevuste hulka kuuluvad näiteks: säilitusstrateegiate väljatöötamine, keskkonnatingimuste loomine ja kontroll, hoidla sisseseade valimine ja hooldamine, konserveerimine ja restaureerimine.
Säilitamine asjaajamises kuni
üleandmiseni asutuse arhiivihoidlas:
1) Korralikult vormistatud
või lõplikult lahendatud dokument paigutatakse toimikusse dokumentide loeteluga
ettenähtud sarjas.
2) Asjaajamisperioodi
lõpul kontrollitakse dokumentide süstematiseerimise kvaliteeti, vajadusel toimik
korrastatakse.
3) Vajadusel peale
asjaajamisperioodi lõppu kantakse toimikud arhivaalide loetelusse (arhivaalide
loetelu pole kohustuslik alates 01.01.2012).
4) Dokumente hoitakse
nende operatiivse kasutamise eesmärgil töökohtadel veel maksimaalselt kaks
aastat.
5) Alalise ja pikaajalise
säilitustähtajaga dokumendid korrastatakse ja antakse ettevõtte
arhiivihoidlasse.
6) Lühiajalise
säilitustähtajaga (kuni 10 a ka) dokumendid korrastamist ei vaja, neid hoitakse täitjate käes (tööruumides) kuni
hävitamiseni või antakse
arhiivihoidlasse, kus neid hoitakse kuni hävitamiseni.
Säilitamine arhiivihoidlas:
1) Vastuvõetud säilikud
(korrastatud dokumendid) karbistatakse. Kui võeti vastu korrastamata
dokumendid, tuleb need hoidlas korrastada.
2) Asukoharegistrisse
tehakse kanne säilikute asukoha kohta hoidlas.
3) Hoidlas tagatakse dokumentide säilimiseks vajalik keskkond;
turvalisus; juurdepääs dokumentidele ja dokumentide kasutamise võimalus
Kokkuleppel avaliku arhiiviga eraldatakse
arhiiviväärtusega säilikud üleandmiseks avalikule arhiivile. Säilitustähtaja möödumisel eraldatakse
dokumendid kohe hävitamiseks. Koostatakse hävitamisakt ja dokumendid hävitatakse
ühe kuu jooksul hävitamisotsuse kuupäevast alates. Dokumentide
hävitamine - ainult hävitamisakti alusel. Konfidentsiaalsuse tagamiseks tuleks
hävitamisele eraldatud dokumendid muuta loetamatuks.
Konverteerimine ja
migreerimine. Dokumendisüsteemid peavad olema välja töötatud nii, et
dokumendid jäävad autentseteks, usaldusväärseteks ja kasutatavateks kogu
säilitustähtaja vältel sõltumata muudatustest süsteemis, sealhulgas vormingu
konverteerimine, migreerimine ühest riistvara- või operatsioonisüsteemist või
tarkvararakendusest teise.
Juurdepääs, ülesleidmine ja
kasutamine. Dokumendisüsteemid peavad võimaldama organisatsiooni
tegevuse jätkamiseks ja aruandekohustuse täitmiseks vajalikele dokumentidele
õigeaegse ja tõhusa juurdepääsu ja ülesotsitavuse. Süsteemid peavad riskide
vältimiseks dokumentide terviklusele võimaldama ja rakendama
juurdepääsukontrolli. Nad peavad looma ja alles hoidma kontrolljälje või mõnel
muul moel näitama, et dokumendid on olnud lubamatu kasutamise, muutmise ja
hävitamise eest tõhusalt kaitstud.
Säilitamine ja eraldamine.
Dokumendisüsteemid peavad suutma kaasa aidata dokumentide säilitamise ja
eraldamise kohta otsuste langetamisele ja täideviimisele. Otsuseid peab olema
võimalik langetada mistahes dokumendi eksisteerimise hetkel, sh
dokumendisüsteemi väljatöötamise etapil. • Samuti peab eraldamise vajaduse
tekkimisel olema võimalik eraldamine automaatselt aktiveerida. Süsteemid peavad
looma kontrolljälje või võimaldama lõpuleviidud eraldamistoimingute jälgimist
muude meetoditega.
Säilitustähtaeg - lühim aeg, mille jooksul tuleb dokumenti hoida või säilitada.
Säilitustähtaeg määratakse
1) aastates või kuudes
2) tähtajana, mis on seotud kindla sündmuse toimumisega
3) alatisena
Säilitustähtaja määramisel tuleb kindlaks teha - kui kaua vajab organisatsioon antud sarja kuuluvaid dokumente oma tegevuse eesmärkidel (tähtajaliselt või alatiselt) - tähtaeg, mis tuleneb antud sarja kuuluvate dokumentide õigusaktidest
Sarja lõplikuks
säilitustähtajaks kehtestatakse eri kriteeriumide alusel saadud
tähtaegadest pikim • alatine säilitustähtaeg antakse eeskätt arhivaalidele, mis
võimaldavad tõestada arhiivimoodustaja päritolu, struktuuri ja ülesandeid, põhitegevust
ja selle tulemusi, suhteid teiste asutuste või üksikisikutega ning neist
suhetest tekkinud kohustusi või annavad teavet oluliste sündmuste,
arengusuundade, asutuste, inimeste või teiste arhivaalide ja kollektsioonide
kohta • alatine säilitustähtaeg dokumentide loetelus kajastab arhiivimoodustaja
väärtushinnangut ühe või teise dokumendiliigi säilitusväärtusele (Alatise
säilitustähtajaga dokumente hoitakse alal kuni asutuse tegevuse või tema poolt
täidetud funktsiooni lõppemiseni) • avalik arhiiv arvestab asutuse kehtestatud
alatist säilitustähtaega hindamisotsuste tegemisel (Avaliku arhiivi poolt
arhiiviväärtuslikuks hinnatud arhivaale ei hävitata kunagi, vaid antakse
avalikku arhiivi).
Arhiivihalduse kergendamiseks on otstarbekas võimalikult piirata kasutatavate säilitustähtaegade arvu • väga suure juurdekasvuga dokumendiliigid võiksid saada niisuguse säilitustähtaja, mis viiks miinimumini nende säilitamise kauem kui hädavajalik, kuna iga aastakäik võib arhiiviruumi ülearu täita • dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg võib muutuda uue õigusakti kehtestamisega • organisatsioon võib sarjale kehtestatud säilitustähtaega vajadusel ka ise muuta • alatise säilitustähtaja muutmisel tuleks eelnevalt küsida avaliku arhiivi arvamust.
Liigitusüksused ja toimikud:
Toimikud avatakse ainult liigitusskeemi kõige alamal tasandil, milleks on sagedamini sari või allsari • See nõue kehtib ka siis, kui liigitusskeemi eri osadel on erinev hulk alltasandeid (sarju paikneb nii arhiivi kui ka allarhiivi koosseisus; ainult osal sarjadest on allsarju) • Kindlasti ei tohi olla avatud toimikuid liigitusskeemi ühe ja sama haru mitmel tasandil, sealhulgas nii sarja kui ka allsarja tasandil • Kui tekib vajadus edasi arendada liigitusskeemi osa, kus juba on avatud toimikuid, siis need toimikud suletakse • Kui sarjale luuakse allsarjad, siis avatakse nende jaoks uued toimikud.
Toimikute avamine ja sulgemine:
Üheliigilisi dokumente sisaldavad toimikud avatakse traditsiooniliselt kalendriaasta (vm asjaajamisperioodi) algul ja suletakse selle lõpul - ajaline kriteerium • Kui dokumente tekib nii palju, et neid ei ole võimalik aasta jooksul ühte toimikusse paigutada, siis lühendatakse toimiku sulgemise tähtaega (ühte kausta vaid ühe kvartali dokumendid) või valitakse dokumentide kogusel põhinev kriteerium • Üheliigilistest dokumentidest koosnevates sarjades tohib korraga olla avatud ainult üks toimik; uue toimiku avamisel eelmine suletakse.
• Asjade või objektide kohta peetavatest toimikutest koosnevad sarjad võivad sisaldada korraga mitu avatud toimikut • Iga toimik suletakse alles konkreetse asjaajamise lõpetamisel, mis võib ulatuda ka läbi mitme aasta - kasutatakse kindlal sündmusel põhinevat kriteeriumi (asja lõpetamine)
18.
ASJAAJAMISKORD, DOKUMENDIHALDUSE
KORD JA DOKUMENTIDE LOETELU
Dokumendihaldus - dokumendi kontrollitud haldamine läbi terve selle elukäigu,
eesmärgiga tagada vajalike protsesside ja otsuste piisav dokumenteeritus.
Asjaajamine sisaldab organisatsiooni dokumendiringluse ametlikku korraldust, mille
eesmärk on dokumendiringluse toimingute suurim võimalik lihtsustamine ja
automatiseerimine. Infotehnoloogia vahendite kasutamine asjaajamises aitab
tagada asjaajamise kiiremaks ja tõhusamaks muutmise.
Asjaajamine sisaldab organisatsiooni
dokumendiringluse ametlikku korraldamist. Dokumentide korraldamisel peab
arvestama järgmisi tingimusi:
a) dokumendid on loodud ja nende säilitamine
toimub õigusaktide kohaselt;
b) dokumentide säilitamisel ja kasutamisel
arvestatakse ja välditakse riske;
c) on määratud kasutajate grupid ja dokumentidele
juurdepääsuõigused vastavalt kasutajagruppidele;
d) on tagatud dokumentide säilimine ja on loodud
vastavalt säilitustähtajale säilitamise tingimused.
Asjaajamise tulemuslikuks korraldamiseks tuleb
organisatsioonil kehtestada asjaajamiskord ja asja-ajamisperiood.
Asjaajamiskord
on alusdokument organisatsiooni dokumendihalduse korraldamiseks, milles sätestatakse:
o
asjaajamisperioodi pikkus;
o
dokumendiplankide liigid, hoidmise
ja kasutamise kord ning kasutatavad dokumendimallid;
o
dokumentide vormistamise
kord;
o
dokumendiringluse kord või skeemid
(dokumendiliikide kaupa);
o
registreeritavate dokumentide
liigid, registreerimise kord, indekstite süsteem;
o
dokumentide menetlemise kord, sh
e-kirjad, tähtaegse lahendamise kontrollimise kord, kooskõlastamise,
allkirjastamise ja autentimise kord, dokumendi ärakirja ja väljavõtte ametliku
kinnitusega tõestamise kord;
o
dokumentidele juurdepääsu tagamise
ja juurdepääsupiirangute kehtestamise kord;
- dokumentide hoidmise kord;
o
säilitamiseks ettenähtud
arhivaalide loetelu koostamise ja arhiveerimine;
o
arhivaalide eraldamine (hävitamine
ja üleandmine hoidlasse);
o
asjaajamise üleandmise kord
töösuhte lõppemisel või peatumisel; jne.
DOKUMENDIHALDUSKORD - asutuse sisemine alusdokument, mis reguleerib dokumenditöö korraldamist lähtuvalt kehtivatest õigusaktidest, arvestades konkreetse asutuse tingimusi • peab olema suunatud asutuse töö efektiivsuse tagamisele • vormilt võib olla kehtestatud ühtse dokumendina või koosneda mitmest regulatsioonist • kirjeldab kõiki toiminguid nii, et selguks struktuuriüksuste ja töötajate ülesanded, õigused, kohustused asjaajamisel.
* Asutuse asjaajamisperiood või –perioodid
• Asutuse dokumendiringluse kord või skeemid
• Dokumendiplangid ja nende kasutamise kord
• Registreeritavad dokumendiliigid, registreerimise kord ja dokumentide tähistuste (indeksite) süsteem
• Dokumentide või toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu
• Dokumendi läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord
• Asutusesisene dokumendi kooskõlastamise kord
• Asutusesisene dokumentide teatavakstegemise kord
• Dokumentide allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord
• Dokumentide avalikustamise ja neile juurdepääsu tagamise kord
• Vastust või lahendamist vajavate dokumentide täitmise kontrolli kord
• Dokumentide hoidmise ja hävitamise kord
• Ametniku teenistusest või töölt vabastamise või teenistussuhte või töösuhte peatumise korral asjaajamise üleandmise kord
• Muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest
DOKUMENTIDE LOETELU on aluseks dokumendisüsteemi kavandamisele ja
arendamisele; dokumentide registrite
moodustamisele; dokumentidele juurdepääsu tagamiseks või piiramiseks;
dokumentide säilitamiseks; dokumentide
hävitamiseks; arhiveerimiseks ja
arhivaalide üleandmiseks arhiivile. Lisatakse asjaajamiskorrale.
Dokumentide
loetelu kinnitatakse ja kehtestatakse organisatsiooni
juhi poolt. Peale kehtestamist muudetakse loetelu üksnes siis, kui
organisatsiooni ülesannete või struktuuri muutmise tulemusena tekivad uued
dokumentide sarjad, muutub dokumendiliigile kehtestatud säilitustähtaeg. Uus
dokumentide loetelu kehtestatakse, kui organisatsiooni struktuuris ja
ülesannetes toimuvad nii ulatuslikud muudatused, et muutuvad asjaajamiskord ja
dokumentide koosseis.
Dokumentide loetelu andmed:
• asutuse nimi
• funktsiooni (ülesande) või struktuuriüksuse tähis ja nimetus
• sarja tähis ja nimetus
• säilitustähtaeg
• sarja kuuluvate dokumentide teabekandja (elektrooniline või paberkandja)
• asukoht ja/või vastutaja (millises üksuses dokumendid tekivad, milline üksus või ametnik dokumentide haldamise eest vastutab)
• juurdepääs (piirangu liik, selle kehtestamise alus, kehtivusaeg, juurdepääsutingimused)
• dokumentide elukäik (millal antakse üksusest asutuse arhiivihoidlasse, kas ja millal nähakse ette dokumentide läbivaatust või väärtuse ümberhindamist, kas sarjale on avaliku arhiivi poolt omistatud arhiiviväärtus või kindlaks määratud valiku tegemise viis)
• muud andmed (millistest dokumentidest valmistatakse tagatiskoopiad, millistesse sarjadesse kuuluvad dokumendid avalikustatakse veebilehel jne).
Dokumentide loetelu sisu: loetelusse peavad olema kantud kõik asutuse funktsioonid ja nende raames tekkivad dokumendisarjad, sõltumata andmekandjast.
• loetelu peab kajastama ka asutuses peetavaid andmekogusid (asutused kasutavad andmekogu tähistamiseks sageli ka nimetusi „register“ või „andmebaas“)
• loetelusse tuleb kanda riiklikud registrid, asutuse siseseks või väliseks kasutamiseks mõeldud olulised põhitegevusega kaasnevad andmekogud ning asutuse juhtimis- ja tugitegevuste andmekogud.
Dokumentide loetelu andmekogude andmed:
Kohustuslikud andmed: • andmekogu nimi • kasutatav tarkvara • andmekogu pidamise eesmärk • andmekogu sisu kokkuvõttev kirjeldus • andmekogu tüüp (ülekirjutatavad andmed või mitte) • andmete ajaline piir (või andmekogu asutamise aeg) • väljatrükkide teostamine
Lisaandmed: • andmekogu alusdokumentide loetelu • andmete unikaalsus (kas samu andmeid on teistes andmekogudes, teistel arhiivimoodustajatel) • avalik juurdepääsuaadress.
Sari - organisatsiooni ülesannete täitmise käigus tekkinud üheliigiliste või
üheotstarbeliste arhivaalide kogum, mida on võimalik hallata tervikuna (hoida
koos). Sarja moodustavad dokumendid, mida ühendab: a) dokumendiliik (nt
käskkirjad); b) sisu (nt
personalikäskkirjad); c) ülesanne, mille
täitmise käigus dokumendid tekkisid; d)
sarnane praktiline väärtus ja ühesugune säilitustähtaeg. Igal sarjal on kindel
dokumentide liigitusskeemist tulenev tähis, mis koosneb organisatsiooni tegevusfunktsiooni tähistavast
numbrist ja sarja järjekorranumbrist selles funktsioonis.
19. ARHIIVI KORRASTAMINE, DOKUMENTIDE KAITSE, ARHIIVITEENUSE KASUTAMINE
Keskendutakse vaid arhivaalide korrastamisele
• Korrastustasandid arhiiv-sari-säilik,
samuti arhiiviskeemi puutuv jäänud samaks
• Digiarhivaalid “korrastatakse” XML kujul kapsliks, mis moodustatakse
Rahvusarhiivi koostatud XML skeemi alusel • Digiallkirja kapslis olevad
digiarhivaalid peavad olema arhiivivormingus
•
Paberarhivaalide lehed nummerdatakse.
Dokumentide ettevalmistamisel asutuses säilitamiseks tuleb silmas pidada:
• otstarbekust — korrastada tuleb just nii palju, kui asutuses säilitamiseks on vajalik
• korrastamist vastavalt ainese väärtusele — arhiiviväärtuslikule ainesele esitatavad ettevalmistamise nõuded on rangemad
• ühekordse, etapiviisilise korrastamise nõuet — tuleb jälgida, et säilitamise käigus ei tuleks ümber korrastada ka juhul, kui hiljem tuleb ainest täiendavalt korrastada (näiteks üleandmisel arhiiviasutusele).
Asutuses säilitamiseks ettevalmistamise põhirõhk langeb intellektuaalsele korrastamisele, eesmärgiga:
• juurdepääsu soodustamine: arhivaalid peavad olema kogu aeg üles leitavad
• andmekaitse: sageli just lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalid sisaldavad delikaatseid isikuandmeid, ärisaladust või muul põhjusel juurdepääsupiirangu alla kuuluvat teavet
• haldamise võimaldamine: säilitamise käigus võib ilmneda vajadus muuta dokumentide säilitustähtaega, toimikud tuleb säilitamiseks vahearhiivi üle viia jne.
Enne füüsilist korrastamist eemaldatakse toimikutest arhiivi jaoks mittevajalik aines (koopiad, asjasse mittepuutuvad trükised). Ettevalmistustööd paberdokumentide säilitamiseks.
Säilitamine
ja kaitse arhiivis
– nõuded arhiivihoidlale; – nõue
ohuplaneeringu teostamiseks ja ohuplaani kehtestamiseks; – nõue sätestada
hoidla ja arhivaalide kasutamise reeglid. Nõuded on mõeldud vaid avalikele
arhiividele (mööndusega)
Arhiiviteenust võib kasutada asjaajamise alusdokumentide, hävitusakti kavandi ja arhivaalide loetelu koostamiseks ning arhivaalide korrastamiseks ja kirjeldamiseks avalikku arhiivi üleandmisel
• Üha ulatuslikumalt pakutakse ka säilitamisteenust
• Teenuse pakkuja valimine
• Kvaliteetse lõpptulemuse tagamine
• Hea teenuse saamise eelduseks on tellija selgelt sõnastatud ülesanne ja tingimused • Arhiiviteenuse tellimisel tuleks kontrollida teenuse pakkuja kehtiva tegevusloa olemasolu ning teha taustauuring.
20.
DOKUMENDI JA ARHIIVIHALDUSE
DOKUMENTEERIMINE
• - dokumentide usaldatavuse ja autentsuse tõestamiseks
• - dokumendisüsteemi toimimise ning toimimishäirete dokumenteerimiseks
• - asutuse asjaajamise läbipaistvuse ja kontrollitavuse tagamiseks
Asutuse dokumendi- ja arhiivihalduse alusdokumendid: • dokumendihalduse kord, mis reguleerib erinevaid dokumendi- ja arhiivihaldamise protsesse ning vastutust • dokumentide loetelu, milles vastavalt vajadusele nähakse ette dokumentide liigitus, säilitustähtaeg, juurdepääsutingimused, elukäigu ajakava jne • muud alusdokumendid, millega reguleeritakse dokumendihaldust (töötajate ametijuhendid, arhiiviskeem jm)
Dokumendi- ja arhiivihaldamise käigus tekkivad muud dokumendid:
• avaliku arhiivi hindamisotsus
• arhiivinimistu
• üleandmise ja vastuvõtmise akt
• hävitamisakt jm
Kirjeldused ja metaandmed: • dokumentide registreerimisandmed • andmed toimikute laenutamise kohta (laenutuste register) • andmed dokumentidele juurdepääsu kohta (vaatamine, kopeerimine jne) • arhivaalide loetelu • arhiivinimistu
