ARHIIVINDUSE JA DOKUMENDIHALDUSE ALUSED 2

SISSEKANNE # 17

 

DOKUMENDIHALDUSPOLIITIKA

 Organisatsioonid peaksid välja töötama dokumendihalduspoliitika.  DH poliitika eesmärk on organisatsiooni funktsioone ja tegevust kajastavate autentsete, usaldusväärsete ja kasutatavate dokumentide loomine ja haldamine ajavahemikus, mil need on vajalikud. Organisatsioonid peavad tagama poliitika teatavaks tegemise ja rakendamise organisatsiooni kõikidel tasanditel.

DH poliitika tuleb kehtestada kõrgeimal otsustustasandil ja teatavaks teha kogu organisatsioonis. Määrata tuleb poliitika järgimise eest vastutavad isikud.

DH poliitika peab tulenema organisatsiooni tegevuse analüüsist. See peab määratlema valdkonnad, kus seadused, määrused, standardid ja hea tava mõjutavad kõige rohkem organisatsiooni tegevusega seotud dokumentide loomist. Seejuures tuleb arvestada oma organisatsioonilist keskkonda ja majanduslikke kaalutlusi. Organisatsiooni muutuvatele vajadustele vastavuse tagamiseks tuleb tegevuspõhimõtted korrapäraselt üle vaadata.

Dokumendihalduse vastutusala ja volitatud isikud tuleb kindlaks määrata ning kogu organisatsioonile teatavaks teha, nii et vajalike sammude astumise eest vastutav isik on selge kohe, kui tekib vajadus dokumentide loomise ja hõlmamise järele. 

Dokumendihalduse eest vastutavad kõik organisatsiooni töötajad, k.a dokumendihaldurid, teised infohaldurid, tegevjuhid, struktuuriüksuste juhid, süsteemiadministraatorid ja teised, kelle tööülesannete hulka kuulub dokumentide loomine. 

Vastutusala peab kajastuma tööülesannete kirjeldustes ja muudes selletaolistes materjalides. Organisatsioonis tuleb määrata dokumendihalduse eest vastutav ja aruandev vastavate volitustega isik. Vastutavate isikute kohustused võivad olla kehtestatud seadusega.

Vastutusalad jagunevad:  a) kutselised dokumendihaldurid vastutavad dokumendihalduse kõigi aspektide eest, sh dokumendisüsteemide ja nendega teostatavate operatsioonide väljatöötamise, juurutamise ja korraldamise ning igale kasutajale vajalike dokumendihalduse ja dokumendisüsteemide operatsioonide õpetamise eest;  b) juhtivtöötajad  vastutavad dokumendihalduspoliitika rakendamise toetamise eest kogu organisatsioonis;  c) süsteemiadministraatorid  vastutavad kogu dokumentatsiooni täpsuse ja vajadusel personalile kättesaadavuse eest;  d) kõik töötajad vastutavad ja on aruandekohustuslikud oma tegevuse täpse ja täieliku dokumenteerimise eest.

Dokumendihalduspoliitika ja -protseduuride planeerimise ja rakendamise protsessi võivad olla kaasatud arhiiviasutused.

DOKUMENDIHALDUSPOLIITIKA PÕHIMÕTTED

Dokumente luuakse, saadakse ja kasutatakse organisatsiooni tegevuse käigus. Tegevuse kestvuse, normatiivsele keskkonnale vastavuse ja vajaliku aruandevõime tagamiseks peavad organisatsioonid looma ja alles hoidma autentseid, usaldusväärseid ja kasutatavaid dokumente ning kaitsma nende terviklust nii kaua, kui nõutud. Selleks peaksid organisatsioonid ellu viima ulatusliku dokumendi-haldusprogrammi, mille sisuks on:  

a)      dokumentide, mis organisatsiooni iga tegevuse käigus tuleb luua, ning neis sisalduva informatsiooni kindlaksmääramine;  

b)      loodavate ja hõlmatavate dokumentide vormi ja struktuuri ning kasutatavate tehnoloogiate kindlaksmääramine;  

c)      dokumentide ja dokumendiprotsesside kohta metaandmete loomise ning metaandmete järjekindla seostamise ja haldamise viiside kindlaksmääramine;

d)      dokumentide leitavuse ja kasutamise, dokumentide erinevate protsesside ja kasutajate vahel liikumise nõuete ning neile nõuetele vastava säilitustähtaja kindlaksmääramine;

e)      kasutamisvajadustele vastava dokumentide korraldamise otsustamine;

f)       puudulikust dokumenteerimisest tulenevate riskide hindamine;

g)      dokumentide kestev säilitamine ja neile juurdepääsu võimaldamine, arvestades organisatsiooni vajadusi ja ühiskonna ootusi;

h)      vastavus õigusaktidest tulenevatele nõudmistele, kehtestatud standarditele ja organisatsiooni poliitikale;  

i)        dokumentide alleshoidmiseks kindla ja turvalise keskkonna tagamine;

j)        dokumentide säilitamine ainult niikaua, kui neid vajatakse või kui säilitamine on nõutav;

k)      dokumentide loomise ja haldamise protsesside, otsuste ja toimingute efektiivsuse, tõhususe ja kvaliteedi parandamise võimaluste kindlakstegemine ja hindamine.

Organisatsioonid, mille puhul kehtib tegevuse tõestamise nõue, peavad kõikides oma tegevusprotseduurides arvestama dokumentide ja nende metaandmete loomise ja hõlmamise nõudeid. Riskianalüüs organisatsiooni tegevuse järjepidevuse planeerimine ja ettenägematuteks asjaoludeks valmisoleku kohta peab tagama meetmed organisatsiooni funktsioneerimiseks esmajärgulise tähtsusega dokumentide kindlaksmääramise, kaitsmise kohta ja vajadusel nende taastamise.

DOKUMENDI OMADUSED

Üldiselt peab dokument korrektselt peegeldama, milline info edastati, milliseid otsuseid või toiminguid teostati. Dokument peab vastama organisatsiooni tegevuse vajadustele ja seda peab saama kasutada aruandluskohustuse täitmiseks.  Lisaks sisule peab dokument sisaldama järgmisi toimingu dokumenteerimiseks vajalikke metaandmeid või olema nendega püsivalt seotud või seostatav:  

a)      dokumendi struktuur, st selle vorming ja elementide vahelised seosed peavad jääma muutmatuks;  

b)      dokumendi loonud, saanud ja seda kasutanud organisatsiooni tegevuskontekst peab selguma dokumendist endast (kaasa arvatud protsess, mille osa see toiming on, toimingu kuupäev ja kellaaeg ning toimingus osalejad);

c)      esitada tuleb seosed eraldi säilitatavate, kuid tervikdokumendi moodustavate osadokumentide vahel.

Dokumendihalduspoliitika, -protseduurid ja praktika peavad tagama ametlike dokumentide tekke, millel on dokumendi kohustuslikud omadused.

Autentsus.  Autentne on dokument, mille puhul saab kindlaks teha, et:  

a)      dokument on just see, mis ta olema peab;  

b)      dokumendi loojaks või saatjaks on isik, kes pidi selle looma või saatma; 

c)      dokument on loodud või saadetud ajal, mil see pidi loodama või saadetama.

Dokumentide autentsuse tagamiseks peavad organisatsioonid ellu viima ja dokumenteerima dokumentide loomise, saamise, edastamise, alleshoidmise ja eraldamise kontrolli võimaldavad põhimõtted ja protseduurid. See peab tagama, et dokumentide loojad on volitatud ja teada ning et dokumendid on kaitstud lubamatute lisanduste, kustutamise, muutmise, kasutamise ja varjamise eest.

Usaldusväärsus. Usaldusväärne on dokument, mille sisu võib usaldada kui tõendusmaterjali toimingute, tegevuse või faktide täielikust ja täpsest esitusest ning neile võib toetuda järgnevate toimingute või tegevuse käigus. Dokument tuleb luua selle toimingu tegemise või tegevuse toimumise ajal või kohe pärast seda isiku poolt, kes täpselt teab fakte, ja vahenditega, mida selle toimingu tegemiseks rutiinselt kasutatakse.

Terviklikkus. Dokumendi terviklus tähendab, et see on täielik ja seda ei ole muudetud. Dokumendi kaitsmine lubamatu muutmise eest on hädavajalik. Dokumendihalduspoliitikas ja -protseduurides tuleb kindlaks määrata, missuguseid lisandusi või annotatsioone võib dokumenti pärast selle loomist teha, missugustel asjaoludel on lisandused või annotatsioonid lubatavad ja kes võib neid teha. Annotatsioonid, lisandused ja väljajätted dokumendist peavad olema täpselt ära näidatud ja jälgitavad.

Kasutatavus.  Kasutatav on dokument, mille asukohta saab kindlaks teha, mida saab üles leida, esitada ja tõlgendada. Ka hiljem peab saama näidata dokumendi otsest seost tegevuse või toiminguga, mille käigus see loodi. Dokumentide vahelised kontekstilised seosed peavad kandma informatsiooni, mis on vajalik nende toimingute mõistmiseks, mille käigus dokumendid loodi ja neid kasutati. Dokumendi koht organisatsiooni tegevuse ja funktsioonide laiemas kontekstis peab olema tuvastatav. Alles tuleb hoida seosed üksteisele järgnevaid toiminguid dokumenteerivate dokumentide vahel.  

DOKUMENDISÜSTEEMI JUURUTUSSTRATEEGIA

Dokumendihalduse strateegia põhineb dokumendihalduspoliitika, protseduurireeglite ja tavade väljatöötamisel ja kasutuselevõtul ning süsteemide väljatöötamisel ja juurutamisel vastavuses organisatsiooni tegevusest tulenevate vajadustega ja kooskõlas normatiivse keskkonnaga.

 Organisatsioon peab tegevuse dokumenteerimise strateegiaga kindlaks määrama, missuguseid dokumente ta vajab ning millal, kuidas ja kus tuleb Dokumendihalduse strateegia tuleb dokumenteerida vastavas plaanis, nt  Üldine infohalduse kava, mis kuulub kokku organisatsiooni teiste planeerimisalaste dokumentidega.

Infosüsteemid, tegevust toetavad rakendused ja kommunikatsioonisüsteemid, samuti nende poolt toetatavad protsessid tuleb välja töötada, muuta või ümber korraldada nii, et täielike dokumentide loomine ja hõlmamine oleks organisatsiooni rutiinse tegevuse osa.

Nõuetele vastavate dokumendisüsteemide juurutusstrateegiasse võib kuuluda: 

a)      dokumendisüsteemide väljatöötamine; 

b)      dokumendisüsteemide dokumenteerimine; 

c)      dokumentidega tegelevate isikute ja teiste töötajate koolitus; 

d)      dokumentide konverteerimine uutesse dokumendisüsteemidesse, vormingutesse ja komponentidesse; 

e)      standardite kehtestamine ning süsteemi vastavuse ja tõhususe mõõtmine nende suhtes;   

f)       säilitustähtaja määramine ja dokumentide väärtuse üle otsustamine vastavuses normatiivse keskkonnaga.

DOKUMENDISÜSTEEMI OMADUSED

Usaldusväärsus. Mistahes dokumentide haldamiseks kasutatav süsteem peab olema võimeline pidevalt ja korrapäraselt toimima kehtestatud protseduuride alusel. Dokumendisüsteem peab: 

a)      rutiinselt hõlmama kõik vastava tegevusala dokumendid; 

b)      organiseerima dokumente nii, et see kajastab nende looja tegevusprotsesse; 

c)      kaitsma dokumente lubamatu muutmise või eraldamise eest; 

d)      rutiinselt toimima esmase infoallikana dokumentides dokumenteeritud tegevuse kohta;

e)      võimaldama kohest juurdepääsu kõigile vajalikele dokumentidele ja nende metaandmetele.

Süsteemi usaldusväärsus saavutatakse süsteemi toimimist kajastavate dokumentide loomise ja alleshoidmisega. Need dokumendid peavad näitama, et süsteem vastab eespool loetletud kriteeriumidele. Dokumendisüsteemi peab olema võimalik kohandada muutuvate vajadustega, kuid ükski muudatus süsteemis ei tohi mõjutada süsteemis olevate dokumentide omadusi. Samuti tuleb dokumentide ühest dokumendisüsteemist teise ülekandmisel teostada see dokumentide omadusi mõjutamata.

Terviklikkus. Dokumentide kaitsmiseks lubamatu juurdepääsu, hävitamise, muutmise või kõrvaldamise eest tuleb rakendada kontrollmeetmeid nagu juurdepääsu jälgimine, kasutajate tuvastamine, hävitamise volitamine ja turve. Nimetatud kontrollmeetmed kas sisalduvad dokumendisüsteemis või on süsteemivälised. Digitaaldokumentide puhul võib organisatsioonil olla vaja tõendada, et süsteemi mistahes tõrge, ajakohastamine või korraline hooldus ei kahjusta dokumentide terviklust.

Vastavus õigusaktidele. Dokumendisüsteemi haldamisel peavad nõuded arvestama organisatsiooni tegevusala, normatiivse keskkonna ja ühiskonna ootustega. Dokumente loovad isikud peavad mõistma nõuete ja tegevuse vastastikkust mõju. Dokumendisüsteemide vastavust nõuetele tuleb korrapäraselt hinnata ning hindamist tõestavad dokumendid säilitada.

Kõikehõlmavus.  Dokumendisüsteemi loomise eesmärk on hallata organisatsiooni või selle üksuse tegevuses tekkivaid kõiki dokumente.

Süsteemsus.  Dokumente luues, hallates ja säilitades järgitakse süsteemsuse põhimõtet. Dokumentide loomiseks ja haldamiseks tehtavad toimingud süstematiseeritakse selliselt, et üheaegselt käsitletakse nii dokumendisüsteemi kui ka toimingutesüsteemi.

Dokumendisüsteemi haldamiseks peavad olema täpselt dokumenteeritud põhimõtted, kindlaks määratud vastutus ja nende haldamise meetodid.

DOKUMENDISÜSTEEMI VÄLJATÖÖTAMINE JA JUURUTAMINE

Üldine. Dokumendisüsteemil peab olema dokumendihaldusprotsesside teostamise ja toetamise funktsioonaalsus. Dokumendisüsteemide ja nende poolt toetatavate protsesside väljatöötamisel ja juurutamisel tuleb arvestada organisatsiooni olemasolevaid süsteeme.

Dokumentidega teostatavate toimingute dokumenteerimine. Dokumendisüsteemides peavad olema täpselt ja täielikult näidatud kõik konkreetse dokumendi toel teostatud toimingud, sh nendega kaasnevad protsessid. Niisuguseid detaile võib dokumenteerida konkreetses dokumendis sisalduvate, dokumendile lisatud või dokumendiga seotud metaandmete hulgas. Teiseks võimaluseks on nende dokumenteerimine kontrolljäljena, mis tuleb alles hoida vähemalt sama kaua kui dokument, mille kohta see käib.

Füüsiline hoiumeedium ja selle kaitse. Dokumendisüsteemi väljatöötamisel tuleb arvesse võtta hoiukeskkonna ja meediumi, füüsiliste kaitsevahendite, käsitsemisprotseduuride ja hoiustamis-süsteemide sobivust. Dokumendi säilitustähtaja teadmine mõjutab hoiumeediumi valikut. Dokumendi-süsteemis tuleb riskide teadvustamise ja leevendamise tagamiseks arvestada hädaolukorraks valmisoleku vajadust. Süsteemi võimalus säilitada dokumentide terviklus ka pärast õnnetust ja selle tagajärgede kõrvaldamist peab olema selgesti näha.

Dokumentide hajushaldamine. Dokumendisüsteemid peavad suutma hallata erinevaid võimalusi dokumentide asukoha valikuks. Mõnel juhul, kui õigusaktid lubavad, võib dokumente füüsiliselt hoida ühes asutuses, kuid vastutus ja haldamise järelevalve on kas dokumente loonud organisatsiooni või muu sobiva asutuse käes. Asjade niisugune korraldamine, st vahe tegemine dokumentide hoiu, omandiõiguse ja nende eest kantava vastutuse vahel, on eriti asjakohane elektroonilistes dokumendisüsteemides olevate dokumentide puhul. Süsteemi eksisteerimise mistahes hetkel võib haldamise korralduses esineda muutusi, mis kõik peavad olema jälgitavad ja dokumenteeritud.

Konverteerimine ja migreerimine. Dokumendisüsteemid peavad olema välja töötatud nii, et dokumendid jäävad autentseteks, usaldusväärseteks ja kasutatavateks kogu säilitustähtaja vältel sõltumata muudatustest süsteemis, sealhulgas vormingu konverteerimine, migreerimine ühest riistvara- või operatsioonisüsteemist või tarkvararakendusest teise.

Juurdepääs, ülesleidmine ja kasutamine. Dokumendisüsteemid peavad võimaldama organisatsiooni tegevuse jätkamiseks ja aruandekohustuse täitmiseks vajalikele dokumentidele õigeaegse ja tõhusa juurdepääsu ja ülesotsitavuse. Süsteemid peavad riskide vältimiseks dokumentide terviklusele võimaldama ja rakendama juurdepääsukontrolli. Nad peavad looma ja alles hoidma kontrolljälje või mõnel muul moel näitama, et dokumendid on olnud lubamatu kasutamise, muutmise ja hävitamise eest tõhusalt kaitstud.

Säilitamine ja eraldamine. Dokumendisüsteemid peavad suutma kaasa aidata dokumentide säilitamise ja eraldamise kohta otsuste langetamisele ja täideviimisele. Otsuseid peab olema võimalik langetada mistahes dokumendi eksisteerimise hetkel, sh dokumendisüsteemi väljatöötamise etapil. • Samuti peab eraldamise vajaduse tekkimisel olema võimalik eraldamine automaatselt aktiveerida. Süsteemid peavad looma kontrolljälje või võimaldama lõpuleviidud eraldamistoimingute jälgimist muude meetoditega.

DOKUMENDISÜSTEEMI VÄLJATÖÖTAMISE JA JUURUTAMISE METOO-DIKA

Jätkusuutlike dokumendisüsteemide väljatöötamiseks ja juurutamiseks on oluline väljatöötamise ja juurutamise metoodika olemasolu (punktides a. kuni h. esitatud metoodika ei ole lineaarne. Neid ülesandeid võib täita erinevates etappides korduvalt, osaliselt või järk-järgult, vastavalt organisatsiooni vajadustele, kehtestatud nõuetele või muutustele organisatsioonis ja dokumendihalduse keskkonnas):

a)      Lähteuuring. Kogutakse informatsiooni dokumentidest ja intervjuude abil; selgitatakse välja ja dokumenteeritakse organisatsiooni roll ja eesmärk; tema struktuur, normatiivne, äri- ja poliitiline keskkond, dokumendihalduse tähtsamad faktorid ja nõrgad kohad. 

b)      Organisatsiooni tegevuse analüüs. Kogutakse informatsiooni dokumentidest ja intervjuude abil; tehakse ükshaaval kindlaks ja dokumenteeritakse organisatsiooni funktsioonid ja toimingud ning asetatakse need hierarhiasse, st moodustatakse tegevuse liigituse skeem. Tehakse kindlaks ja dokumenteeritakse organisatsiooni protsesside ja protsesse moodustavate toimingute voog.

c)      Dokumentidele esitatavate nõuete kindlaksmääramine. Kogutakse informatsiooni dokumentidest ja intervjuude abil; tehakse kindlaks organisatsiooni iga funktsiooni ja toimingu kohta dokumentides olevad tõestuseks ja informatsiooniks vajalikud nõuded. Nõuded võivad tuleneda organisatsiooni normatiivse keskkonna analüüsist ning dokumentide loomata ja alles hoidmata jätmisest tulenevatest riskidest. Määratakse kindlaks, kuidas täita iga nõuet dokumendihaldusprotsesside abil ning sõnastatakse ja dokumenteeritakse nõuded dokumentidele. Valitakse organisatsiooni iga funktsiooni täitmiseks ja toimingu dokumenteerimiseks kõige sobivam dokumentide koosseis. 

d)      Olemasolevate süsteemide hindamine. Tehakse kindlaks olemasolevad dokumendisüsteemid ja muud infosüsteemid ning analüüsitakse neid, et välja selgitada nende võime rahuldada dokumentidele esitatavaid nõudeid.

e)      Dokumentidele esitatavate nõuete täitmise strateegia kindlaks määramine. Nõudeid esitavasse strateegiasse võib kuuluda dokumentidele esitatavaid nõudeid rahuldava poliitika, standardite, protseduuride ja tavade kasutuselevõtt, uute süsteemide väljatöötamine ja süsteemide juurutamine. Strateegiat võib rakendada iga nõude kohta eraldi või kombineerituna. Strateegia valikul tuleb arvestada nõuete mittetäitmisega kaasnevaid ohte dokumendisüsteemi poolt toetatavale organisatsiooni funktsioonile, süsteemidele või strateegiat toetavale organisatsioonikultuurile.

f)       Dokumendisüsteemi väljatöötamine. Töötatakse välja dokumendisüsteem, mis arvestab ISO 15489 kirjeldatud strateegiat, protsesse ja praktikat. Tagatakse, et dokumendisüsteem toetab, mitte ei takista organisatsiooni tegevusprotsesse. Antakse hinnang organisatsiooni tegevusprotsessidele ja operatiivsetele toimimis- ja kommunikatsioonisüsteemidele ning vajadusel kujundatakse need ümber, et neisse kuuluks ka dokumentide haldamine.

g)      Dokumendisüsteemi juurutamine. Dokumendisüsteem tuleb juurutada süstemaatiliselt, kasutades projekttöö- või teisi olukorrale vastavaid meetodeid ning pidades silmas dokumendisüsteemide integreerimist organisatsiooni tegevusprotsesside ja nendega seotud süsteemidega.

h)      Juurutamisjärgne ülevaatus. Kogutakse informatsiooni dokumendisüsteemi toimimise kui tervikliku ja jätkuva protsessi kohta. Selleks võib intervjueerida juhatuse liikmeid ja võtmeisikuid, kasutada küsimustikke, jälgida süsteemi toimimist, uurida protseduuride käsiraamatuid, väljaõppematerjale ja muud dokumentatsiooni ning läbi viia dokumentide ja kontrollmeetmete kvaliteedi pistelist kontrolli. Vaadatakse üle süsteemi toimimine ja antakse sellele hinnang, algatatakse ja jälgitakse muudatusi ning kehtestatakse pideva jälgimise ja korrapärase hindamise režiim.

DOKUMENDIHALDUSPROTSESSID JA KONTROLLVAHENDID

Dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine.

Otsus selle kohta, missugused dokumendid dokumendisüsteemi hõlmata, põhineb normatiivse keskkonna, organisatsiooni tegevuse ning aruandekohustuslikkuse nõuete ja dokumentide hõlmamata jätmise riskianalüüsil. Erinevat tüüpi ja erineva õigusliku ning sotsiaalse kontekstiga organisatsioonide puhul on nõuded tõenäoliselt erinevad.

Dokumente luuakse ja saadakse erineval meediumil, kasutades pidevalt muutuvat tehnoloogiat. Dokumentide peamiseks omaduseks on nende dünaamilisus. Dokumendil võib olla mitu loojat, see võib eksisteerida mitmes versioonis ja selle kujunemisperioodi kestus võib olla erinev.

 Organisatsiooni või üksikisiku dokumenteeritud toimingud tuleb dokumendisüsteemi hõlmata kui ametlikud või äridokumendid ja seostada nende spetsiifilist konteksti iseloomustavate metaandmetega juhul, kui need kohustavad organisatsiooni või üksikisikut tegevuseks, asetavad organisatsioonile või üksikisikule vastutuse või dokumenteerivad toimingut, otsust või otsuse langetamise protsessi.

Dokumentide säilitustähtaja määramine. Dokumentide dokumendisüsteemis alleshoidmise kestuse kohta langetatavad otsused põhinevad normatiivse keskkonna, tegevuse ja aruandekohustuslikkuse nõuete ning riskide hindamisel. Otsuse tegemisse on esmalt soovitatav kaasata tegevust haldav üksus ja dokumendihaldur ning vajaduse korral ka teised töötajad, nagu see on organisatsiooni sisemiseks ja väljapoole suunatud dokumendihalduse tegevuse kohta dokumendihalduspoliitika dokumendis või standardites ette nähtud. Õigusaktides võib olla nõue, et organisatsioon, kes soovib kehtestada dokumendi säilitustähtaja alammäära, peab selle õiguse taotlemiseks pöörduma volitatud institutsiooni, näiteks arhiiviasutuse või audiitori poole. Säilitustähtaega määrates tuleb arvestada kõigi huvitatud isikute õigusi. Lubamatu on teha otsust, mis tahtlikult takistab juurdepääsuõigust dokumendile.

Dokumentide säilitustähtaeg määratakse selleks, et:  a) tagada vastavus organisatsiooni praegustele ja tulevastele vajadustele. Sel eesmärgil:  

1)      säilitatakse organisatsiooni mälu osana informatsiooni tehtud ja tehtavate otsuste ja tegevuse kohta, andes edasi informatsiooni praeguste ja tulevaste otsuste ning tegevuse jaoks;

2)      säilitatakse tõestus tehtud ja tehtavate toimingute kohta aruandekohustuslikkuse nõuete kohaselt;

3)      hävitatakse mittevajalikud dokumendid võimalikult vara ning kehtestatud korras ja süstemaatiliselt; 

4)      säilitatakse dokumendi kontekst, et võimaldada tulevastel kasutajatel teha järeldusi dokumentide autentsuse ja usaldusväärsuse kohta isegi juhtudel, kui dokumendisüsteemid, milles neid säilitatakse, on lõpetatud või läbi teinud olulisi muudatusi;

b) järgida õigusaktidest tulenevaid nõudeid. Selleks tagatakse, et organisatsiooni dokumendihalduse kohta kehtivad normatiivsed nõuded on dokumenteeritud, neid mõistetakse ja neist juhindutakse; 

c) vastata sisemiste ja väliste huvirühmade praegustele ja tulevastele vajadustele. Sel eesmärgil:  

1)      tehakse kindlaks huvirühmade kaalukad või seaduslikud huvid dokumentide säilitamiseks kauem, kui seda on vaja organisatsiooni jaoks. Siia võivad kuuluda partnerid, kliendid ja teised isikud, keda mõjutavad organisatsiooni otsused ja tegevus, ning huvirühmad, kellele organisatsioon peab võimaldama dokumentidele juurdepääsu aruandekohustuslikkuse nõuete tõttu, nt audiitorid, järelevalveasutused ja uurimisorganid, arhiiviasutused ning teadlased.  

2)      tehakse kindlaks ja hinnatakse dokumentide säilitamisest saadavat õiguslikku, finantsilist, poliitilist ja sotsiaalset ning muud tulu teadusuuringute ja terve ühiskonna jaoks. • Teatud juhtudel järgitakse vastava arhiiviasutuse ettekirjutusi.

Alaliseks ja pikaajaliseks säilitamiseks määratakse tõenäoliselt järgmisi dokumente: 

-          organisatsiooni poliitika ja toimingute kohta tõestust ja informatsiooni kandvad dokumendid;

-          dokumendid, mis kannavad tõestust ja informatsiooni organisatsiooni seoste kohta teenindatava klientuuriga; 

-          üksikisikute ja organisatsioonide õigusi ja kohustusi kajastavad dokumendid;  

-          dokumendid, mis aitavad kaasa organisatsiooni mälu rajamisele teaduslikel, kultuurilistel ja ajaloolistel eesmärkidel; 

-          dokumendid, mis sisaldavad tõestust ja informatsiooni nii sisemisi kui ka väliseid huvirühmi huvitavate tegevuste kohta.

Dokumentide hõlmamine.  Dokumentide dokumendisüsteemi hõlmamise eesmärk on: 

–        seostada dokument selle loojaga ja tema tegevusega; 

–        dokumendile koha andmine dokumendisüsteemis koos sellest tulenevate seostega; 

–        seostada dokument süsteemi teiste dokumentidega.

Seda protsessi on võimalik läbi viia kas dokumendis sisalduvate, kaasaskäivate või seostatud metaandmete eraldi lisamise teel. Selliselt peab saama dokumenti hõlmata olenemata dokumendi vormingust. Metaandmete lisamine peab olema ette nähtud dokumendisüsteemi protseduurides. Metaandmed on olulised dokumendi staatuse, struktuuri ja tervikluse pädevaks taastamiseks ja selle seoste näitamiseks teiste dokumentidega igal ajamomendil.

Dokumentide hõlmamise tehnikad võivad sisaldada:  

a)      liigitamist ja indekseerimist, mis võimaldab nii dokumentide sobivat seostamist, rühmitamist, nimetamist, turvamist, kasutuslubade andmist, ülesotsimist ja eraldamist kui ka elutähtsate dokumentide kindlakstegemist;

b)      dokumentide korrastamist järgnevat kasutamist ja viitamist võimaldavasse loogilisse struktuuri ja järjestusse, kas siis füüsilise toimiku või elektroonilise kataloogina;

c)      registreerimist, mis tõestab dokumendi olemasolu dokumendisüsteemis; 

d)      profiili või malli abil organisatsiooni toimingute süstematiseerimist, mis:  

1)   esitavad metaandmeid toimingu seoste kohta üldise organisatsiooni   tegevusega;  

2)   esitavad tõestuse dokumendi asukoha kohta;  

3)   näitavad, missugune toiming on asjaajamises lõpetamata;  

4)   näitavad, kes on dokumenti kasutanud;  

5)   näitavad, millal kasutamine aset leidis;  

6)   esitavad dokumentide kujul tõestuse teostatud toimingu kohta.

Registreerimine.  Registreerimist kasutavas dokumendisüsteemis:

a)      registreeritakse dokument selle dokumendisüsteemi hõlmamisel;

b)      ei tohi mingeid dokumenti mõjutavaid protsesse aset leida enne registreerimisprotsessi lõpuleviimist.

• Registreerimise esmane eesmärk on anda tõestus dokumendi loomise ja dokumendisüsteemi hõlmamise kohta. Lisaks hõlbustab registreerimine dokumendi ülesleidmist. Registreerimine sisaldab dokumendi kohta lühikese kirjeldava teabe ehk metaandmete märkimist ja dokumendile süsteemi raames ainuidentifikaatori andmist. Registreerimisega viiakse lõpule dokumendi hõlmamine dokumendisüsteemi.

• Dokumente võib registreerida dokumendisüsteemis rohkem kui ühel tasandil või kogumis. Elektroonilises keskkonnas võivad olla välja töötatud dokumente automaatse protsessina registreerivad dokumendisüsteemid, kusjuures nende süsteemide protsessid, millest dokumendid dokumendisüsteemi hõlmatakse, on süsteemi kasutaja jaoks läbipaistvad ja toimuvad ilma dokumendihalduri sekkumiseta.

Liigitamine.  Organisatsiooni tegevuse liigitamine on organisatsiooni toimingute ja paljude dokumendihaldusprotsesside toetamise võimas vahend, millega toetatakse:

a)      seoste esitamist dokumenteerimise käigus ladestunud üksikdokumentide vahel, millega saavutatakse toimingute järjepidev dokumenteerimine;

b)      dokumentidele liiginimetuste andmise järjepidevust;

c)      teatud funktsiooni või toimingutega seotud kõigi dokumentide ülesleidmist;

d)      dokumentide kogumitele asjakohaste turvameetmete ja juurdepääsutingimuste kindlaksmääramist;

e)      kasutajalubade andmist juurdepääsuks teatud dokumendirühmadele või toiminguteks nendega;

f)        vastutuse jaotamist teatud dokumentide kogumite haldamise eest;

g)      dokumentide edastamist toimingute sooritamiseks;

h)      dokumentide säilitamistähtaegade ja eraldamistoimingute kindlaksmääramist.

Liigitussüsteemid kajastavad päritoluorganisatsiooni tegevust ning põhinevad tavaliselt organisatsiooni tegevuse analüüsil. Süsteeme saab kasutada erinevate dokumendihaldusprotsesside toetamiseks. Organisatsioonid peavad kindlaks määrama nende tegevuse seisukohalt vajalike liigituste tasandid.

Sõnastik.  Liigitussüsteeme ja indekseid võib toetada organisatsiooni dokumentatsiooni keerukusele vastava kontrollitud sõnavara kasutamine. Sõnastikus määratletakse terminid ja nende kasutamine organisatsioonis.

Indekseerimine. Indekseerida võib käsitsi või automaatselt. See võib toimuda mitmel dokumentide kokkukuuluvuse tasandil.

Numbrite ja koodide määramine. Lisaks pealkirja kaudu dokumendile viitamisele kasutatakse sageli ka kiiremaid viitamise meetodeid. Number või kood omistatakse tavaliselt dokumentide kogumile.

Koodi andmise eesmärk on seotud asukoha tuvastamise funktsiooniga, kus kood või number näitab dokumendi “aadressi”, mille alusel saab dokumendi selle asukoha järgi dokumendisüsteemis üles otsida.

Hoid ja käsitsemine. Dokumente tuleb hoida meediumil, mis tagab nende kasutatavuse, usaldusväärsuse, autentsuse ja säilimise niikaua, kui neid vajatakse. Dokumentide korraldamise, käsitsemise ja hoiu küsimusi kerkib kogu nende eksisteerimise aja vältel, mitte ainult nende aktiivsest kasutusest väljumise järel.

Dokumendid vajavad nende füüsilisi ja keemilisi omadusi arvestavaid hoiutingimusi ja käsitsemisprotsesse. Alaliselt ja pikaajaliselt säilitatavad dokumendid, hoolimata nende vormingust, vajavad kõrgematasemelist hoidu ja käsitsemist, et need säiliksid nii kaua, kuni neil on väärtust. Rakendada tuleb dokumente lubamatu juurdepääsu, kaotsimineku või hävimise ning varguse ja õnnetusjuhtumite eest kaitsvad hoiutingimused ja käsitsemisprotsessid.

Organisatsioonil peavad olema dokumentide ühest dokumendisüsteemist teise konverteerimise või migreerimise kord ja juhised.

Digitaaldokumendisüsteemid peavad olema sellised, et dokumendid jäävad juurdepääsetavateks, autentseteks, usaldusväärseteks ja kasutatavateks ka süsteemimuutuste järel kogu nende säilitustähtaja kestel (migreerimine teise tarkvarasse, emuleeritud vormingus taasesitamine ja mistahes muu dokumentide taasesitamise tulevikuvõimalus). Niisuguste protsesside korral tuleb alles hoida detailne tõestusmaterjal, sh dokumentide ülesehituse ja vormingu muudatuste kohta.

Juurdepääs. Organisatsioonis peavad olema juhised, millega reguleeritakse, kellel ja missugustel asjaoludel on võimalik juurdepääs dokumentidele.

Organisatsiooni toimimise normatiivne keskkond kehtestab juurdepääsuõiguste, -tingimuste ja -piirangute üldised põhimõtted, mida tuleb dokumendisüsteemide toimimisel arvestada. Aladel nagu isikuandmete kaitse, andmeturve, avalik teave ja arhiivindus võib olemas olla eraldi seadusandlus. Dokumendid võivad sisaldada isikute, äri või organisatsiooni toimimise seisukohalt tundlikku informatsiooni. Mõningatel juhtudel on juurdepääs dokumentidele või nende kohta käivale teabele keelatud.

Juurdepääsupiiranguid võib rakendada nii organisatsioonisisestele kui ka välistele kasutajatele. Dokumentidele määratakse piirangud ainult juhul, kui seda nõuavad tegevusvajadus või normatiivne keskkond. Dokumentidele kehtestatakse juurdepääsupiirangud kindlaks perioodiks, tagamaks, et piiranguid ei rakendataks kauem kui vaja. Aja möödudes võib juurdepääsupiirangute vajadus muutuda.

Juurdepääsukontrolli tagamiseks kehtestatakse juurdepääsutasemed nii dokumentidele kui ka üksikisikutele.

Juurdepääsuprotsessi juhtimisega tagatakse:

a)      dokumentide jaotamine kategooriatesse vastavalt nende juurdepääsutasemele igal ajahetkel;

b)      dokumentide väljaandmine ainult neile, kellel on õigus nendega tutvuda;

c)      krüpteeritud dokumentide lugemine ainult vajaduse korral ja loa olemasolul;

d)      dokumentidega seotud tegevuste ja toimingute teostamine ainult selleks volitatud isikute poolt;

e)      et teatud funktsiooni eest vastutavad organisatsiooni osad annavad juurdepääsuload oma vastutusala dokumentidele.

• Juurdepääsulubade kasutamise ja tööülesannete täitmise jälgimine ning selle dokumenteerimine on pidev protsess, mis toimub kõigis dokumendisüsteemides, sõltumata dokumendi vormingust. Elektroonilised dokumendisüsteemid, eriti geograafiliselt hajusad süsteemid, võivad pärida kasutaja tuvastamise protokolle teistest rakendustest.

Jälgimine • Üldine • Dokumentide liikumise ja kasutamise jälgimine dokumendisüsteemis on vajalik selleks, et:

a)      kindlaks teha vajalik toiming;

b)      võimaldada dokument üles otsida;

c)      vältida dokumentide kaotsiminekut;

d)      jälgida kasutamist süsteemi hoolduse ja turvalisuse seisukohalt ning alles hoida kontrolljälg dokumenditoimingute (st hõlmamise või registreerimise, liigitamise, indekseerimise, hoiu, juurdepääsu ning kasutamise, migreerimise ja eraldamise) kohta;

e)      hoida alles võime kindlaks teha toimingud, mille käigus üksikdokumendid loodi, ka siis, kui süsteemid on ühendatud või migreeritud.

Toimingute tähtajalise täitmise jälgimist rakendatakse juhul, kui organisatsiooni poolt või organisatsiooni jaoks on kehtestatud toimingu sooritamise ajalised piirangud. Toimingute tähtajalise täitmise jälgimine tähendab: 

a)      dokumendis dokumenteeritud otsuste täitmiseks või toimingute sooritamiseks vajalike meetmete kindlaksmääramist; 

b)      toimingu teostamise ülesandeks tegemist vastutavale isikule; 

c)      tähtpäevade märkimist, milleks eelnevalt kindlaks määratud toiming tuleb läbi viia, ning kuupäevade märkimist, millal toiming tegelikult läbi viiakse.

• Tähtajalise täitmise jälgimine annab soovitud tulemusi vaid juhul, kui dokument registreeritakse dokumendisüsteemis enne vastutavatele isikutele edastamist.

Asukoha jälgimine • Dokumentide liikumine tuleb dokumenteerida, et tagada ainese asukohta kindlaks tegemise võimalus. Jälgimismehhanismid võivad jäädvustada ainese identifikaatori, nimetuse, isiku või üksuse, kelle valduses see on, samuti liikumise aja (kuupäeva). Süsteem peab jälgima küsimuse lahendamise käiku, küsimuse üleandmist ühelt isikult teisele ja dokumentide tagastamist algsesse asukohta või hoiupaika, samuti eraldamist või üleandmist mistahes teisele pädevale organisatsioonile, sh arhiiviasutusele.

Eraldamise korra sisseseadmine. Dokumentide operatiivsest süsteemist eraldamine toimub eraldusloetelude alusel, mida tuleb rakendada süstemaatiliselt ja rutiinselt, organisatsiooni tavapärase tegevuse osana. Eraldamistoiminguid ei tohi läbi viia veendumata selles, et dokument ei ole enam vajalik, et kogu töö sellega on lõppenud ja et ei ole käimas ega algamas kohtuprotsessi või uurimist, mille puhul vajatakse dokumenti asitõendina.

Eraldamistoiminguks võib olla: 

a)      otsene füüsiline hävitamine, sh ülekirjutamine või kustutamine; 

b)      edasiseks säilitamiseks jätmine organisatsiooni struktuuriüksusesse; 

c)      üleviimine organisatsiooni kontrolli all olevasse hoiukohta või meediumile; 

d)      üleandmine teisele organisatsioonile, millele ümberstruktureerimise, müügi või erastamise tulemusena on üle läinud vastutus, organisatsiooni tegevuse eest;

e)      üleandmine hoiukohta, mida haldab sõltumatu teenusepakkuja, kellega organisatsioonil on lepingulised suhted; 

f)       haldamise eest vastutuse üleandmine teisele asutusele, kuigi füüsiline hoid jääb dokumendi loonud organisatsioonile; 

g)      üleviimine organisatsiooni arhiivi; 

h)      üleandmine arhiiviasutusse.

Dokumentide füüsilise hävitamise korral tuleb järgida järgnevaid põhimõtteid:  

a.       hävitamise jaoks peab alati olemas olema volitus; 

b.      eelseisvat või käimasolevat kohtuprotsessi või uurimist puudutavaid dokumente ei ole lubatud hävitada;  

c.       dokumentide hävitamine tuleb läbi viia nii, et säilib nendes sisalduva informatsiooni konfidentsiaalsus;  

d.      hävitada tuleb kõik hävitamisele määratud dokumentide koopiad, sh turva-, säilitus- ja tagatiskoopiad.

Dokumendihaldusprotsesside dokumenteerimine

Dokumendihaldusprotsesse ja dokumendisüsteeme kirjeldav dokumentatsioon peab käsitlema neile esitatavaid õiguslikke, organisatsioonilisi ja tehnilisi nõudeid. Selgelt tuleb kindlaks määrata vastutus dokumendihaldusprotsesside eest nagu näiteks liigitamine ja säilitustähtaja määramine, indekseerimine ning eraldamine.

Dokumentide läbivaatamisele ning auditeerimis- ja kontrollimisnõuete kindlaksmääramisele ning muudele dokumendihalduse toimingutele kohaldatavad õigusaktid ja standardid ning neis valdkondades järgitavad põhimõtted dokumenteeritakse. Tõsist tähelepanu tuleb pöörata organisatsiooni teistele infosüsteemidele ja tegevuspõhimõtetele, et säiliks organisatsiooni infohalduskeskkonna terviklikkus.

Kõik otsustused selle kohta, missugused dokumendid tuleb hõlmata ja kui kaua neid alles hoida, tuleb selgelt dokumenteerida ja säilitada. Ette tuleb valmistada ja esitada tippjuhtkonnale heakskiitmiseks analüüsi ja hinnanguid sisaldavad dokumendid, mille alusel tehakse dokumentide hõlmamis- ja säilitamisotsused. Dokumentatsioon peab kajastama detailselt organisatsiooni toiminguid ja iga (äri)toimingu dokumenteerimist ja ühemõtteliselt täpsustama tekkinud dokumentide säilitustähtajad ja eraldamistoimingud.

Selgelt tuleb ära näidata eraldamistoiminguid käivitavad või võimaldavad sündmused. Muuhulgas tuleb esitada juhised dokumentide üleviimise kohta teistesse hoiuvormidesse (nt vahehoid ja kaughoid). Vajaduse korral tuleb see dokumentatsioon esitada heakskiitmiseks väljaspoolseisvale asutusele, nt arhiiviasutusele, audiitorile jne. Eraldamistoimingute läbiviimist kajastavad dokumendid tuleb alles hoida.

Monitooring ja audit. Vastavust õigusaktidele tuleb korrapäraselt monitoorida, et tagada dokumendisüsteemi protseduuride ja protsesside rakendamise vastavus organisatsiooni poliitikale ja nõuetele ning saavutada soovitud tulemused. Monitooringu käigus tuleb uurida organisatsiooni toimimist ja kasutajate rahulolu süsteemiga.

Normatiivsest keskkonnast võib tuleneda nõue, et monitooringut ja auditit korraldab organisatsiooniväline institutsioon. Kui dokumendisüsteem ja dokumendihaldusprotsessid on sobimatud või pole tõhusad, tuleb neisse teha muudatusi.

Süsteemi nõuetekohasust ja nõuetele vastavuse monitooringut tuleb dokumenteerida ja aruanded alles hoida.

Koolitus. Organisatsioon peab sisse seadma  dokumendihaldusealase koolitusprogrammi. Dokumendihalduse nõudeid sisaldavas koolituskavas käsitletakse organisatsiooni juhatuse liikmete ja organisatsiooni töötajate, alltöövõtjate, vabatahtlikuna tegutsevate isikute ning dokumentide loomise ja käitlemise eest täielikult või osaliselt vastutavate teiste isikute kohustusi. Koolituskava võib välja töötada ja ellu viia koostöös organisatsiooniväliste institutsioonidega.  

Kasutatud materjal: INT6053 kursuse materjalid Moodle'is,

Ⓒ Kädi Riismaa, TLU