Kui
koostada nt personaliosakonna kartoteeki, siis esmasteks isikuandmeteks on
isiku nimed (eesnimi, perekonnanimi). Need on ühekordsed andmed, kuid võivad muutuda
(nt abielu korral). Isikul võib olla mitu eesnime, samuti võib lisanduda uus perekonnanimi.
Nimede kandmine andmebaasidesse (eriti kui neil on rahvusvaheline mõõde) võib
olla päris keeruline ülesanne, kuna eri riikides on erinevad traditsioonid. Näiteks
islandlane identifitseerib end eelkõige eesnime järgi, ungarlasel käib perenimi
reeglipäraselt enne eesnime, ameeriklased armastavad oma keskmist nime
kirjutada lühendina, venelasel on oluline komponent isanimi, sakslased aga
lisavad mõnel juhul nime ette teaduskraadi. Lisaks kasutatakse mõnes piirkonnas
mitteametlikke nimede lühivorme. Andmebaasides peavad need nimed olema kõik
ühtviisi kättesaadavad. Seega
andmebaasides oleks mõistlik kirjutada näiteks ühte lahtrisse täisnimi,
mitte eraldi eesnimi, perenimi, isanimi. Või siis täisnimi ja teised antud nimed,
või täisnimi ja hüüdnimi. Sel juhul tuleks ka tähemärkide arv jätta
võimalikult suureks, kuna isiku ametlik nimi sõltuvalt traditsioonist võib olla
väga pikk. Kui inimese nimi muutub, on mõistlik andmebaasis vaikimisi säilitada
ka vana nimi, et isikut oleks võimalik andmebaasis üles leida ka enne
nimemuutust.
Isikukood
üldjuhul ei muutu, kuigi pole välistatud (soovahetus?). Varem esines topeltisikukoode;
kui isikukoode hakati väljastama, oli arvuteid vähe, esines vigu. Ka praegu
võib seda juhtuda – ükski programm ei ole täiuslik.
Rahvust
enam ei arvestata, ankeedis on see endiste aegade rudiment. Selle asemel on
küsitakse kodakondsust, sest see määrab ära, milline seadusandlus
isikule kehtib, ja kui tegemist on muu riigi kodakondsega, siis on oluline
teada vaid kehtiva tööloa olemasolu. Kodakondsuse muutmise andmeid võib olla
vajalik säilitada juhuks, kui on vaja teada, milliseid protseduurilisi tegevusi
isikuga on minevikus tehtud.
Kontaktandmed
jaotatakse kahte gruppi: telefoninumbrid/faksid/meilid ja aadressid. Viimase
jaoks piisab tegelikult ühest andmeväljast, kuid oluline on juurde lisada
määrajad, mis sunnivad ankeedi täitjat aadressi sisestama õiges järjekorras,
korrektselt. Näiteks võib riigi teha valitavaks ja kui sisestatakse riigiks
Eesti, sunnib vaikimisi mall aadressi sisestama meil levinud formaadi järgi
(sisestades USA, saame sisestada Ühendriikide aadressi malli järgi). Aadressi
(tänav, maja, korter) oli vaja logistikaks, kui polnud veel
globaalpositsioneerimise võimalust. Praegu ei ole vaja struktuurset vormingut,
piisab, kui meil on ühes tabelis ühes veerus telefoninumbrid ja teises aadressid.
Haridusandmete
kajastamisel andmebaasis (õppeasutus, teaduskond, lõpetamise aeg, diplomi
number) on huvitav märkida, et ka teaduslik kraad kuulub haridusandmete hulka. Diplomi
number on oluline kirja panna kontrollpäringu jaoks. Isiku maksimaalne
haridustase on tema viimane lõpetatud kool.
Teaduslikud
publikatsioonid on seotud isikuga, mitte hariduse ega ametikohaga. Mõnes teaduspõhises
firmas, näiteks küberneetika valdkonnas, töötavad teadustöötajad, kelle
teadustööde ja viitamiste üle peetakse arvestust – sellest võib sõltuda firma
gradatsioon teiste sarnaste firmade seas. Andmebaasi võiks need kirja panna
loeteluna.
Tööstaaźi
kandmine andmebaasi annab ülevaate isiku viibimisest tööturul: millal sisenes,
kui kaua on olnud. Oluline on tööstaaźi arvestuse algus konkreetses
ettevõttes, sest staaźi alguse aeg ei pruugi kokku langeda tegeliku
tööletulemise ajaga. See võib olla nii juhul, kui isik on töötanud ühes
ettevõttes pikka aega, siis täätanud teise ettevõtte heaks ning lõpuks naasnud
samasse firmasse, kuid selleks, et säiliksid vanad boonused staaźi eest,
lepitakse kokku tööstaaźi arvestuse algus.
Eelmised
töökohad võiksid andmebaasis esineda valikuliselt sel määral, kuivõrd need
pakuvad antud ettevõttele huvi: kas isik on töötanud konkurendi juures või
mõnes mainekas sama valdkonna firmas.
Täiendkoolitused
ei kuulu haridusandmete hulka – üllatav seik. Põhjus: nad segaks muidu
maksimaalse haridustaseme leidmist. On olemas taset hoidvad ja taset tõstvad koolitused,
mille läbimine teatud erialade puhul on isikule kohustuslik, et ta ei kaotaks kvalifikatsiooni.
Järelikult on ka selle üle arvepidamine andmebaasides väga oluline.
Koolitusasutuse nimi on vaja lisada andmetesse taustakontrolli võimaldamiseks.
Lähetuskulud võib siduda täiendkoolitusega, kui need toimuvad samas riigis.
Välislähetuste puhul on vajalik eraldi arvestus – riigiti on päevarahade
suurusjärgud erinevad.
Oskused
võib kõik koondada ühtsesse tabelisse, pole mõtet näiteks keeleoskusi eraldada
muudest praktilistes oskustest. Andmebaasis võib eksisteerida kõrvuti
keeleoskused A, B, C koos vastava tasemega ja juhiluba olemasolu (viitab
autojuhtimiseoskusele) koos vastava kategooriaga.
Kokkuvõtteks
võib öelda, et kõiki selliseid
andmeid, milliseid arvuti oskab iseseisvalt analüüsida, ei tohi kirjutada andmebaasidesse.
Näiteks arsti visiidi käigus põhi- ja kõrvaldiagnoosi määramisel ja
sisestamisel süsteemi ei ole mingit tähtsust ning on sellisena tarbetu. Need
andmed teevad süsteemid jäigaks, iga tagantjärgi paranduse raskeks.
KASUTATUD
ALLIKAD:
·
Raspel, P. (2017)
Personaliosakonna kartoteek, 14.09.2017. Loengu video aadressilt: https://echo360.org.uk/section/2e97a1d6-9268-406a-9134-9dc1b6126eda/public.
Kommentaare ei ole:
Postita kommentaar