pühapäev, 29. november 2020

ORGANISATSIOONI TEABEPROTSESSID: infoauditi ulatus ja kriteeriumid, alusuuringu tähtsus

 SISSEKANNE # 138

 

Miks tuleks enne infoauditit läbi viia organisatsiooni alusuuring ja mida uuritakse?

Alusuuring on tavaliselt infoauditile eelnev protseduur  ning kujutab endast põhjalikku analüüsi organisatsiooni olemusest ja identiteedist. Arusaamine sellest võimaldab läbi viia kvaliteetset auditit ning see eeldab andmeid, informatsiooni ja teadmisi organisatsiooni väliskeskkonnast, selle mikro- ja makrokeskkonna olulisematest teguritest;  organisatsiooni eesmärkidest; organisatsiooni formaalsest ja mitteformaalsest struktuurist, juhtimisstiilist ja organisatsiooni kultuurist, (sh. inimestevahelistest suhetest); organisatsiooni infovoogudest ja infojuhtimise korraldusest, töötajate ja organisatsiooni teadmistest, oskustest ja info-vajadusest,  infotehnoloogilisest varustatusest jms.

Alusuuring infopoliitika väljatöötamiseks eeldab selle kavandamist, mida on vaja teada saada ja kuidas seda välja selgitada. Küsimused tuleb formuleerida ja suunata selgelt, sihipäraselt – võrdleksin seda täppispommitamisega (ideaalis mõistagi) -, mõeldes läbi, kuidas teavet organisatsiooni kohta saadakse, millistest dokumentidest, kelle käest ja milliste meetoditega (küsitlus, intervjuu, dokumentide analüüs jms).

Alusuuringu tulemusena peab kujunema selge arusaam, kas võib asuda infopoliitika väljatöötamisele või on vaja läbi viia põhjalik infoaudit, ja kui, siis millistel eesmärkidel, millises mahus ja kelle poolt.

Seega, alusuuring aitab luua organisatsioonist üldpilti, see on justkui vundament, millele edasised tegevused tuginevad.

 

Mida mõistetakse infoauditi ulatuse ja taseme määratlemise all? Miks see vajalik on?

Infoauditi ulatuse ja taseme määratlemine tähendab otsustamist, kas auditeeritakse kogu organisatsiooni või selle mõnda osa ja milliseid organisatsiooni funktsioone audit haarab.  Seega võib auditeerida vajadusel ka üht teadaolevat probleemi ja üht funktsionaalset üksust või keskenduda eri tüüpi informatsioonile, aga igal juhul peab olema määratletud ülesande ulatus ja selgitatud, kuidas määratleda/tõlgendada informatsiooni.

Infoauditit võib piiritleda füüsiliselt – otsustades, millised üksused organisatsioonist kaasatakse, ning millisele tasandile organisatsioonihierarhias auditiga keskendutakse, aga ka lähtudes kasutatavatest ressurssidest, s.o. auditit teostavatest inimestest, aeg, raha ekspertiisi võimekus – välisekspertide kasutamine jms). Andmete kogumisel peab võtma arvesse kõiki komponente, mis mõjutavad infovoogusid ja info kasutamist, kindlasti kuuluvad nende hulka tehnoloogiline infrastruktuur, organisatsiooni põhiprotsessid, organisatsioonikultuur ja kom-munikatsioonistrateegiad.

Infoauditi ulatuse konkreetne määratlemine tagab realistliku tasakaalu uuringuks olemas-olevate vahendite, auditi eesmärkide ja nõutavate andmete vahel. Määratlemine on oluline juba eeskätt seetõttu, et valdkond on väga lai ning suur oht on n-ö. laiali valguda. Kui eelnevalt tõin alusuuringu puhul sisse teatava paralleeli täppispommitamisega, siis auditi ulatuse määratlemine tähendabki auditeeritava „territooriumi“ markeerimist. Konkreetsus siinkohal on esimene reegel auditi lõpptulemuse kvaliteedi tagamisel.

 

Millest lähtutakse infoauditi kriteeriumide kindlaksmääramisel? Mõned näited (nt oma organisatsiooni alusel) ja mõned küsimuse, millele infoauditi läbiviimise abil vastata võiks.

Infoauditi kriteeriumide kindlaksmääramisel tuleb kõigepealt lähtuda organisatsiooni eesmärkidest. Kriteeriumid on sageli sõnastatud faktiküsimustena, mis kirjeldavad või hindavad hetkeolukorda ning võrdlevad seda soovitava olukorraga. Nende allikateks võivad olla

  • organisatsiooni tegevust reguleerivad seadused ja normid;
  • kõrgemalseisva organisatsiooni otsused;
  • erinevad standardid;
  • infovajaduste uuringu tulemused;
  • töötajate kogemused ja väärtushinnangud;
  • sõltumatute ekspertide nõuanded ja oskusteave;
  • uued või tunnustatud teaduslikud andmed;
  • muud sarnastes organisatsioonides kasutatud infoauditite kriteeriumid;
  • infojuhtimist ja infoauditi teemat käsitlev kirjandus.

Kriteeriumid peavad olema organisatsioonile kasulikud, arusaadavad, vastuvõetavad, s.t. praktilise väärtusega. Kui organisatsiooni eesmärgid on selged, täpsed ning asjakohased, on ka infoauditi kriteeriume kerge määrata. Aga kui need eesmärgid on ebamäärasemad ja vastuolulised, tulebkokku leppida, milliste kriteeriumide alusel tulemusi hinnata (nn. tervest mõistusest või parimast võrdluspraktikast lähtudes või toetudes arutelule peamiste osaliste ja otsustajatega).

Infoliikumise auditeerimisest on ülikoolides tehtud mitmeid uurimustöid, nt Kristi Saarsalu on uurinud vastavat teemat SA Tallinna Lastehaigla näitel (2013, TÜ Pärnu Kolledź). Hea ülevaate infoauditi teoreetilistest alustest ühes võrdlusanalüüsi ja praktilise rakendamise kirjeldusega Pärnu Kolledźi näitel annab Terje Talve magistritöö (2013,. Tartu Ülikool). K. Saarsalu töös on oluline koht infoliikumist puudutaval ankeetküsitlusel, mis võiks iseenesest olla ka mudel mistahes suurema organisatsiooni infoauditi läbiviimiseks. Põhimõtteliselt keskendutakse selles ühele segmendile ehk infoliikumisele, s.t. kaardistatakse olukorda selles valdkonnas ühe suure organisatsiooni sees (haigla näide on eriti hea, kuna info liikumine seda tüüpi asutustes pole oluline mitte ainult efektiivsuse tõstmiseks, vaid sellel on sageli kriitiline tähtsus, sest sellest omakorda sõltuvad kriitilised ja kaalukad otsused.

K. Saarsalu koostatud küsimused oma lihtsuses on relevantsed igas suuremas organi-satsioonis, ka suurtes müügiettevõtetes ja kontsernides, kus on palju allüksusi. K. Saarsalu uurib muuhulgas:

  • milliseid infokanaleid kasutavad organisatsiooni töötajad igapäevaselt;
  • milline on töötajate hinnangul infoliikumine organisatsiooni sees;
  • kas vajalik info organisatsiooni sees edastatakse õigeaegselt, viivitusega, lünklikult, täpselt;
  • milline on saadava info kvaliteet (usaldusväärsus);
  • milline roll on dokumendihaldussüsteemil ja sellest lähtuvad küsimused;
  • milline roll on organisatsiooni siseveebil ja sellest lähtuvad küsimused.

Omades töökogemust nii suure müügiettevõtte allüksuses (laomajandus) kui riigiasutuse allüksuses (mäluasutuse filiaal), siis võin kinnitada infoauditi vajalikkust mõlemal juhul, kuna suurim probleem oli infoliikumine kõigi oma nüanssidega, s.t. info õigeaegsus (sageli tuli määrava tähtsusega info viimasel minutil, mis omakorda tekitas tarbetut pinget ja kiirustamist, möödarääkimist), kvantiteet (liiga palju => sõnumi segasus ja hägustumine; liiga vähe => info nappus, vajadus järel- ja täpsustavateks päringuteks, info edasi-tagasi põrgatamine) ja kvaliteet (täpsus ja usaldusväärsus => suur murekoht oli infokorraldus, s.t. mitmest üksusest tuli korraga vastukäivat infot, mida tuli seejärel pidevalt üle kontrollida, täpsustada).

 

*          *          *

 

Kasutatud allikad:

 


Kommentaare ei ole:

Postita kommentaar