ORGANISATSIOONI TEABEPROTSESSID: infoauditi ulatus ja kriteeriumid, alusuuringu tähtsus

 SISSEKANNE # 138

 

Miks tuleks enne infoauditit läbi viia organisatsiooni alusuuring ja mida uuritakse?

Alusuuring on tavaliselt infoauditile eelnev protseduur  ning kujutab endast põhjalikku analüüsi organisatsiooni olemusest ja identiteedist. Arusaamine sellest võimaldab läbi viia kvaliteetset auditit ning see eeldab andmeid, informatsiooni ja teadmisi organisatsiooni väliskeskkonnast, selle mikro- ja makrokeskkonna olulisematest teguritest;  organisatsiooni eesmärkidest; organisatsiooni formaalsest ja mitteformaalsest struktuurist, juhtimisstiilist ja organisatsiooni kultuurist, (sh. inimestevahelistest suhetest); organisatsiooni infovoogudest ja infojuhtimise korraldusest, töötajate ja organisatsiooni teadmistest, oskustest ja info-vajadusest,  infotehnoloogilisest varustatusest jms.

Alusuuring infopoliitika väljatöötamiseks eeldab selle kavandamist, mida on vaja teada saada ja kuidas seda välja selgitada. Küsimused tuleb formuleerida ja suunata selgelt, sihipäraselt – võrdleksin seda täppispommitamisega (ideaalis mõistagi) -, mõeldes läbi, kuidas teavet organisatsiooni kohta saadakse, millistest dokumentidest, kelle käest ja milliste meetoditega (küsitlus, intervjuu, dokumentide analüüs jms).

Alusuuringu tulemusena peab kujunema selge arusaam, kas võib asuda infopoliitika väljatöötamisele või on vaja läbi viia põhjalik infoaudit, ja kui, siis millistel eesmärkidel, millises mahus ja kelle poolt.

Seega, alusuuring aitab luua organisatsioonist üldpilti, see on justkui vundament, millele edasised tegevused tuginevad.

 

Mida mõistetakse infoauditi ulatuse ja taseme määratlemise all? Miks see vajalik on?

Infoauditi ulatuse ja taseme määratlemine tähendab otsustamist, kas auditeeritakse kogu organisatsiooni või selle mõnda osa ja milliseid organisatsiooni funktsioone audit haarab.  Seega võib auditeerida vajadusel ka üht teadaolevat probleemi ja üht funktsionaalset üksust või keskenduda eri tüüpi informatsioonile, aga igal juhul peab olema määratletud ülesande ulatus ja selgitatud, kuidas määratleda/tõlgendada informatsiooni.

Infoauditit võib piiritleda füüsiliselt – otsustades, millised üksused organisatsioonist kaasatakse, ning millisele tasandile organisatsioonihierarhias auditiga keskendutakse, aga ka lähtudes kasutatavatest ressurssidest, s.o. auditit teostavatest inimestest, aeg, raha ekspertiisi võimekus – välisekspertide kasutamine jms). Andmete kogumisel peab võtma arvesse kõiki komponente, mis mõjutavad infovoogusid ja info kasutamist, kindlasti kuuluvad nende hulka tehnoloogiline infrastruktuur, organisatsiooni põhiprotsessid, organisatsioonikultuur ja kom-munikatsioonistrateegiad.

Infoauditi ulatuse konkreetne määratlemine tagab realistliku tasakaalu uuringuks olemas-olevate vahendite, auditi eesmärkide ja nõutavate andmete vahel. Määratlemine on oluline juba eeskätt seetõttu, et valdkond on väga lai ning suur oht on n-ö. laiali valguda. Kui eelnevalt tõin alusuuringu puhul sisse teatava paralleeli täppispommitamisega, siis auditi ulatuse määratlemine tähendabki auditeeritava „territooriumi“ markeerimist. Konkreetsus siinkohal on esimene reegel auditi lõpptulemuse kvaliteedi tagamisel.

 

Millest lähtutakse infoauditi kriteeriumide kindlaksmääramisel? Mõned näited (nt oma organisatsiooni alusel) ja mõned küsimuse, millele infoauditi läbiviimise abil vastata võiks.

Infoauditi kriteeriumide kindlaksmääramisel tuleb kõigepealt lähtuda organisatsiooni eesmärkidest. Kriteeriumid on sageli sõnastatud faktiküsimustena, mis kirjeldavad või hindavad hetkeolukorda ning võrdlevad seda soovitava olukorraga. Nende allikateks võivad olla

• organisatsiooni tegevust reguleerivad seadused ja normid;
• kõrgemalseisva organisatsiooni otsused;
• erinevad standardid;
• infovajaduste uuringu tulemused;
• töötajate kogemused ja väärtushinnangud;
• sõltumatute ekspertide nõuanded ja oskusteave;
• uued või tunnustatud teaduslikud andmed;
• muud sarnastes organisatsioonides kasutatud infoauditite kriteeriumid;
• infojuhtimist ja infoauditi teemat käsitlev kirjandus.

Kriteeriumid peavad olema organisatsioonile kasulikud, arusaadavad, vastuvõetavad, s.t. praktilise väärtusega. Kui organisatsiooni eesmärgid on selged, täpsed ning asjakohased, on ka infoauditi kriteeriume kerge määrata. Aga kui need eesmärgid on ebamäärasemad ja vastuolulised, tulebkokku leppida, milliste kriteeriumide alusel tulemusi hinnata (nn. tervest mõistusest või parimast võrdluspraktikast lähtudes või toetudes arutelule peamiste osaliste ja otsustajatega).

Infoliikumise auditeerimisest on ülikoolides tehtud mitmeid uurimustöid, nt Kristi Saarsalu on uurinud vastavat teemat SA Tallinna Lastehaigla näitel (2013, TÜ Pärnu Kolledź). Hea ülevaate infoauditi teoreetilistest alustest ühes võrdlusanalüüsi ja praktilise rakendamise kirjeldusega Pärnu Kolledźi näitel annab Terje Talve magistritöö (2013,. Tartu Ülikool). K. Saarsalu töös on oluline koht infoliikumist puudutaval ankeetküsitlusel, mis võiks iseenesest olla ka mudel mistahes suurema organisatsiooni infoauditi läbiviimiseks. Põhimõtteliselt keskendutakse selles ühele segmendile ehk infoliikumisele, s.t. kaardistatakse olukorda selles valdkonnas ühe suure organisatsiooni sees (haigla näide on eriti hea, kuna info liikumine seda tüüpi asutustes pole oluline mitte ainult efektiivsuse tõstmiseks, vaid sellel on sageli kriitiline tähtsus, sest sellest omakorda sõltuvad kriitilised ja kaalukad otsused.

K. Saarsalu koostatud küsimused oma lihtsuses on relevantsed igas suuremas organi-satsioonis, ka suurtes müügiettevõtetes ja kontsernides, kus on palju allüksusi. K. Saarsalu uurib muuhulgas:

• milliseid infokanaleid kasutavad organisatsiooni töötajad igapäevaselt;
• milline on töötajate hinnangul infoliikumine organisatsiooni sees;
• kas vajalik info organisatsiooni sees edastatakse õigeaegselt, viivitusega, lünklikult, täpselt;
• milline on saadava info kvaliteet (usaldusväärsus);
• milline roll on dokumendihaldussüsteemil ja sellest lähtuvad küsimused;
• milline roll on organisatsiooni siseveebil ja sellest lähtuvad küsimused.

Omades töökogemust nii suure müügiettevõtte allüksuses (laomajandus) kui riigiasutuse allüksuses (mäluasutuse filiaal), siis võin kinnitada infoauditi vajalikkust mõlemal juhul, kuna suurim probleem oli infoliikumine kõigi oma nüanssidega, s.t. info õigeaegsus (sageli tuli määrava tähtsusega info viimasel minutil, mis omakorda tekitas tarbetut pinget ja kiirustamist, möödarääkimist), kvantiteet (liiga palju => sõnumi segasus ja hägustumine; liiga vähe => info nappus, vajadus järel- ja täpsustavateks päringuteks, info edasi-tagasi põrgatamine) ja kvaliteet (täpsus ja usaldusväärsus => suur murekoht oli infokorraldus, s.t. mitmest üksusest tuli korraga vastukäivat infot, mida tuli seejärel pidevalt üle kontrollida, täpsustada).

 

*          *          *

 

Kasutatud allikad:

•  Saarsalu, K. (2013). Infoliikumise auditeerimine SA Tallinna Lastehaigla näitel. Lõputöö. Pärnu: TÜ Pärnu Kolledź. Loetud http://dspace.ut.ee/bitstream/handle/10062/36148/saarsalu_kristi.pdf.  
• Talve, T. (2013). Info- ja kommunikatsiooniauditi võrdlemine ja rakendamine TÜ Pärnu Kolledźi näitel. Magistritöö. Tartu: Tartu Ülikool. Loetud http://dspace.ut.ee/bitstream/handle/10062/31942/Talve_M.pdf;jsessionid=A65833C9BC9B40C6FBF0B770F5639A56?sequence=1.
• Uverskaja, E. (2020). Kursuse INT6010 õppematerjalid  Moodle’i keskkonnas.
• Uverskaja, E. (2012). Organisatsiooni infoaudit. Tallinn: Tallinna Ülikooli Infoteaduste Instituut. Loetud https://www.tlu.ee/opmat/in/Organisatsiooni%20infoaudit/index.html

 

Albert Engström. MOSKOVIIDID. Uudishimulik rootslane Venemaal ja mis ta seal nägi.

 SISSEKANNE # 137

www.apollo.ee

Ma olen ise olnud üks igavesti kehv reisija. Mulle ei meeldi põhimõtteliselt korraldatud päikesereisid soojamaa hotelli ja tagasi, aga seiklusturismiks puuduvad mul ressursid ja tegelikult ei viitsi ka. Nüüd covidi-ajal ei pääsegi eriti kuhugi, ega julgegi - kaubamajja ja kinnominek on juba paras seiklusturism.

Kuid reisiraamatud meeldivad mulle väga. Mida hoogsamad, seda parem. Söö, palveta ja armasta-stiilis eneseabiraamatud, sisekaemuslik happy leisure mulle ei istu. Hoopis niisugused reisikirjeldused kõditavad närvi, kus reisimees on pakkinud kohvrid ja siirdub reisile nagu üks maadeavastaja. Hea oleks, kui teda saadaksid eelarvamused ja ülespiitsutatud ootused, mida siis saaks kas takka kütta või ümber lükata. Tore oleks ka, kui sulg seejuures lobedalt jookseks.

Üks selline reisikiri sattus mulle pihku. Tõsi, sellel on vanust  pea sajandijagu, aga on hoogne ja nauditav  tänaselgi päeval. Rootsi kunstnik ja vestekirjanik Albert Engström (1869-1940) võttis julguse kokku ja käis ära Venemaal.  Aasta oli siis 1923 ning Venemaal elu-olu kulges ühest eksperimendist teise;  äsja oli lõppenud sõjakommunism ja alanud uus majanduspoliitika, nep, mis sõna otsese mõttes kujutas endast tõelist metsikut ida.  Suur  eksperiment, bolśevistlik Nõukogude Liit, oli alles mähkmetes, kõikjal valitses õhinapõhine tohuvabohu, milles oli nii hingestatud optimismi, kamraadlust ja sügavalt juurdunud pohhuismi. Küllap umbes sellel ajal toimetasid Venemaa avarustes ringi ka tuhanded Ostap Benderid, Mihhail Panikovskid  ja Śura Balaganovid.  Lenin juhtis veel de facto riiki (ehkki oli insuldist kõnevõimetuna  avalikkuse eest juba sirmi taha toimetatud).  Sellesse imelisse uude maailma viiski Albert Engströmi tee, kelle jaoks kontrastid võisid olla hingematvad. Sest Rootsi riigis pole ju sajandite jooksul miskit põnevat aset leidnud, kui välja arvata seda, et ühel Göteborgi tänaval tekkis asfaldisse auk, mis elanikele kohutavat meelehärmi valmistas, nagu „meie mees Stockholmis“, Alev Ström meile kunagi läbi Kreisiraadio raporteeris.

Vähimagi irooniata oli Engström julge mees, kelle kohta sõbrad ja kodused väljendasid kartust, et ta lastakse maha, kaob või sureb nälga. Tea, kas see oli kadedusest või siirast hirmust, aga nagu Engström kirjutab, kisendasid vanad ja uued vaenlased, et ta on end juutidele ja enamlastele maha müünud, on suisa riigireetur ning peaks akadeemiatest välja astuma. Nojaa, ega’s ükski normaalne rootslane tohi moskoviidiga asju ajada. Aga sel juhul jäänuks ka see suurepärane teos sündimata, mille Engström arusaadavalt ja objektiivselt  pealkirjastas kui „Moskoviidid“.

Engström sukeldus pea ees Venemaa argiellu ega hoia kirjeldamisel värve kokku.  Kunstnikuna püüab ta eeskätt visandada Venemaa kaasaegset portreed mitmete juhtivate bolśevike ja tänavatüpaaźide kaudu. Engström joonistab Lev Trotskit, Mihhail Kalininit, Feliks Koni, Clara Zetkinit, Aleksandra Kollontaid, aga veelgi innukamalt Petrogradi ja Moskva kerjuseid, kelnereid ja muźikke.  Teeb kohe kadedaks, kuidas Engströmile on ühtviisi avanenud nii Kremli kõrged uksed kui kõige kummastavamad allilmaurkad. Selle kõige juures Engström  väga süvitsi ei filosofeeri  ega tee põhjapanevaid üldistusi , vaid annab edasi oma vahetud muljed. Tonaalsuselt meenutab ta meie omaaegseid „reisumehi“  Bornhöhe’d ja Vildet.

Esimesed muljed? Albert Engström kirjutab: „Moskvas nägin jaamahoone ees kõigepealt hiiglasuure mütsiga paljasjalgset kaltsukubu, kes irvitas naisterahva üle, kes just oli oma lapsukest kakatanud ja paberi puudusel... ei, jätame üksikasjad. Aga esimene mulje jääb kõige kauemaks püsima ja on mu peas siiani alal.“ (lk 15). Olgu öeldud, et selle ... stseeni visandas Engström kenasti paberile ja seda võib raamatus näha.

Kujutan ette, kuidas muljed tulvasid Engströmi nagu kuiva vettimevasse käsna.  Killuke siit ja sealt, mõni tore anekdoot ja lorilugu vaheldumisi  tõsilooga. Lugeja rõõmuks meeldis Engströmile kolada mööda tänavaid ja turgusid, juttu  puhuda voorimeeste, kerjuste ja sulipoistega, aga sama mõnusalt tundis ta end ka peenemas seltskonnas, bourgeois (pursui), nagu ta end nimetas.  Lugeja rõõmuks oli tal ka uudishimulik meel ja terav pilk. Engströmi lugude pealkirjad on juba iseenesest puhas gurmee: Punase Venemaa südamest. Audientsil Trotski juures; Nõukogude Vene punase vabariigi rentslite sügavusest ja salongide kõrgusest; Nõukogude aukandjad ja vene kerjused, Moskva tänavaviletsus, pühad isad, diplomaadid ja rahandustegelased; Moskva allilmaurgastes kõrtsiliste ja öölokaalikundede keskel.

Mõned väljakirjutused Albert Engströmi reisikirjast:

Öeldakse, et Moskvas on neli imet.  Esimene on Tsaar-kell Kremlis, maailma suurim kirikukell, mis on valatud keisrinna Anna käsul aastal 1735. See purunes tulekahjus, kui sellest üks tükk  lahti murdus. Teine on Tsaar-suurtükk, mis on valatud Fjodor I Ivanovitśi valitsuse ajal aastal 1586. See kaalub kolmkümmend üheksa tuhat kilogrammi ja seisab Kremlis kasarmu ees.

Võõrale jutustati neljast imest niimoodi:

Kell, mis ei helise.

Suurtükk, millest ei saa lasta.

Valitsusjuht, kes ei kõnele (Lenin).

Münt, mis ei kõlise (paber).

Aga terve Moskva on ime. (lk 60).

*          *          *

Üks Moskva advokaat jutustas järgmise loo, paludes mul see meelde jätta, kuna see iseloomustavat väga hästi vene rahva hinge.

Raudteerong sõitis rööbastelt välja, toimus kohutav katastroof ja sadu inimesi sai surma või vigastada. Raudteed uuriti ja avastati, et pikal lõigul olid rööbastelt mutrid maha kruvitud. Pandi käima juurdlus ja kuulati üle kohalikke elanikke. Üks talupoeg tunnistas heameelega üles, et tema oligi seda teinud. Loomulikult peeti kohut ja kohtunik küsis mehelt, miks ta seda tegi.

„Mul oli ju õngetina vaja!“

Jutustaja kinnitas, et see oli tõestisündinud lugu ja talupoeg aus naiivne hing, kes ei tahtnud ussikeselegi halba teha. Tal oli ainult õngetina vaja ja ta võttis seda. Muidugi toimus see Vene raudtee lapsepõlves, aga loos on oma iva. Jutustaja jätkas: „Auru all venelane on üks paremaid, süütumaid ja rõõmsamaid inimesi, keda võib kohata. Ta tahab tervet maailma musutada ja kallistada, aga võib teha ka kõige hullumeelsemaid ja julmemaid tegusid, kõike ühtviisi heatujuliselt. Ja selleks, et rõõmsa tujuni jõuda, võib ta teha mida tahes. Arvake ära, mida tegid töölised ja talupojad Omskis mõne aasta eest, kui viina saada ei olnud. Nad sõid presspärmi ja jõid limonaadi peale. Tulemus oli midagi erakordset.“ (lk. 65)

*          *          *

Engström räägib Moskva kerjustest. Üks neist pakkus talle suurt huvi, sest „ta oli pitoreskne ja tema kostüüm oli kaltsudest meistriteos.  Ükskord palusin ühel sõbral end talle esitleda. Tahtsin nimelt teda tunnikeseks endale koju modelliks. Küsimus esitati kõige viisakamas vormis ja käis hinna kohta. Mees nõudis summat, mis Rootsi rahas oli rohkem kui viiskümmend krooni. Hea küll – ma maksan! Leppisime kokku aja veidi hiljem õhtul. Aga ta ei tulnud. Kohtusime järgmisel päeval.

„Miks te ei tulnud?“

„Oh, ei tasunud ära. Minu aeg on liiga kallis. Aga kui te maksate viis tśervoonetsit (umbes sada Rootsi krooni), siis ma võin veerand tundi poseerida. Saate aru, mul on vähe aega!“ (lk. 70).

*          *          *

Ja lõpetuseks üks õpetlik lugu, mis Engström meile vahendab. Õigupoolest olla see olnud küll kaasaegne anekdoot, aga jumal seda teab – Venemaal on kõik võimalik.

Kommunistlik mobilisatsioon, hulk väärt soldatimaterjali. Aga kahjuks ka hulk simulante – täpselt nagu meilgi (Rootsis).

Esimene simulant: „Ma olen vä-äga haige.“

Arst: „Mis haigus?“

„Nõrk süda.“

„Rõkovil on ka nõrk süda, aga ta töötab ikka. Rivisse!“

Teine simulant: „Ma olen vä-äga haige.“

„Mis sul viga on?“

„Maovähk.“

„Trotskil on ka maovähk, aga ta töötab ikka. Vastu võetud!“

Kolmas simulant: „Ma olen vä-äga haige.“

„Mis häda sul on?“

„Ma olen peast nõder!“

„Lenin samuti, aga ikka ta töötab. Vastu võetud!“