Essee. ELEKTROONILINE KIRJANDUS – PIIRIDEST VÄLJA (või siiski mitte?)

# SISSEKANNE 116

Kirjandus seostub mulle isiklikult millegi äärmiselt traditsioonilisega, mille tuumaks on paberile kätketud mõtted, ideed ja süźeeliinid. Kirjandus on miski, mis püsib kaante vahel, paberil. Sealjuures ei ole vahet, kas ta on kirja pandud hariliku pliiatsigajupiga, kuldse sulepeaga või trükimasinal, millel mõni iluviga. Või moodsal ajal arvutis. Tulemuseks on ikkagi vana klassikaline koodeks, mida loetakse lineaarselt, millel on algus, keskpaik ja lõpp ning mille puhul lugejal on täpselt niipalju voli, et lugeda rida realt või siis diagonaalis, jättes vahele mõned igavamad lõigud. Klassikaline vorm ei eelda meilt, et saaksime lugeda tagant ettepoole või hoopis peatükid juhuslikus järjekorras, nii nagu me võime kuulata CD-plaati. Seega, traditsiooniline kirjandus on loomupäraselt  just vormilt väga konservatiivne, kuna ta on nii või teisiti paberile trükitud, käegakatsutav suurus, mida saab raamaturiiulile asetada. 

Kuna me oleme XXI sajandil jõudsalt astumas digiajastu suunas, siis tekib õigustatud küsimus, et millal siis kirjandus analoogilisest maailmast välja murrab. Elektroonilise muusika puhul on meil päevselge, et kui muusika sündis elektrooniliste vahendite abil, siis oli ta ka olemuslikult elektrooniline. Näiteks Saksa klassikaliselt koolitatud heliloojad Karlheinz Stockhausen ja Conrad Schnitzler hakkasid muusikat valama elektroonilisse vormi, rakendades insenerteaduslikku mõtteviisi. „Kuulatavamaks“ lihvisid selle Düsseldorfi pop-avangardistid Neu! ja Kraftwerk. Pole kahtlustki – see on elektrooniline muusika par excellence!  

Aga kuidas on lood elektroonilise kirjandusega?  Andrus Kivirähk on kunagi öelnud, et tema toksib oma kirjanduslikud tekstid otse arvutisse, nii et loomeprotsess on elektrooniline, aga väljund on ikka klassikaline kirjandus paberraamatu näol. Mõistagi ei ole see elektrooniline kirjandus, isegi kui see anda välja e-raamatuna. Ameerika kirjandusteadlane, tunnustatud elektroonilise kirjanduse uurija N. Katherine Hayles (2007) on defineerinud seda kui esmalt digitaalses keskkonnas eluõiguse saanud kirjandusloomingut, mis ei ole avaldatud trükitud kujul ning millega suhestumiseks on  nii autoril kui lugejal vaja arvutit. Hayles: „Electronic literature, generally considered to exclude print literature that has been digitized, is by contrast "digital born," a first-generation digital object created on a computer and (usually) meant to be read on a computer.“ Elektroonilise Kirjanduse Organisatsiooni (Electronic Literature Organization) definitsiooni järgi kirjanduse tunnustega teos, mille loomisel on kasutatud kas üksiku või võrku ühendatud arvuti võimalusi. Digitaalne kirjandus on digitaalselt sündinud, selle loomise ja lugemise eelduseks on arvutitehnoloogia. Sellise kirjanduse näidetena saab tuua hüpertekstikirjanduse, multimeedialuule, interaktiivse proosa, kollektiivsed online-romaanid, luulegeneraatoritega loodud luule, eri meediumide (tekst, pilt, heli, video) ühendamisel loodud keerulisemad kübertekstid jms (cit Viires; Larm, 2018).

Lihtsam on siit edasi mõelda, kui piirid on paigas. Definitsioone on teisigi, kuid mulle meeldivad eelmainit määratlused. E-kirjanduselt ootan ma hüpertekstuaalsust, heli- ja videolinke. See tähendab, et minul kui lugejal peaks olema võimalus kogeda multidimensio-naalsust ja mittelinaarsust, aga mõistagi peaks see sisaldama mingit hoomatavat mõtet ja olema mingil määral siiski determineeritud – et ta ei taanduks pelgalt amorfseks lingikoguks ja efektide virvarriks. Sest vastasel juhul ei saa ka kunagi väita, et ma olen ühe või teise e-kirjandusteose algusest lõpuni läbi töötanud, nagu see käib traditsioonilises kirjanduses – kaanest kaaneni. Elektroonilise platvormiga on nagu on: lingid võivad kord töötada ja siis jälle mitte, flash-vidinad vajavad uuendamist vms. Sel juhul on lugemiselamus umbes sama, nagu paberraamatust oleks välja rebitud mõned lehed. Nii et  arvuti abil digitaalsesse kesk-konda valatud teos on ühtaegu äärmiselt intrigeeriv ja tehniliselt põnev, kuid sealsamas üks ebapüsivamaid asju üldse. See on nagu pensionifondide müümine kolmekümneaastase perspektiiviga – kõik väga tore, aga millised prioriteedid siis ühiskonnas valitsevad, ei tea keegi. E-kirjandus, mis täna luuakse, võib homme olla aegunud ning mitte oma sisu poolest, vaid vormilt. Ja kuidas apdeitida tänast kirjandust tulevaste põlvede jaoks? Majakovskit võib traditsiooniliselt välja anda mitmet-setmet korda, läikival paberil ja löövama kujundusega. Kuid mida teha e-kirjandusega, mis on loodud niisuguste tehniliste vahenditega naasugususte arvutite jaoks, kus täieliku lugemiselamuse tagab teatud tarkvara versioon? Jah, teos võib jääda küll veebikeskonda alles, kuid hüperlinkidele klõpsides võid end tabada olukorras, kus tekst kuvaril teatab kiretult „Error 404“. Või: This page/format is no longer supported... Digimaailma argireaalsus. Paradoksaalsel kombel on e-kirjandus seeläbi justkui vangistatud kitsasse aegruumi, mille maagia on üürike nagu liblika tiivalöök.

Mulle jäi silma huvitava e-kirjandusliku teosena silma Illya Szilaki elektrooniline teos Reconstructing Mayakovsky (a Novel of the Future), mille tegevus toimub tulevikus, kus lahatakse minevikku, et mõista kaootilist olevikku. Autorit on inspireerinud vene futuristlik poeet Vladimir Majakovski ja tema suitsiid kesk loomingulist kõrgperioodi. Teos asetub düstoopilisse nartsisistlimi- ja individualismiühiskonda, millest tehnoloogia abil on   kõrval-datud ebakindlus ja traagika ning kõik kulgeb – sellesama tehnoloogia abil – turvalist, kuid rangelt determineeritud rada pidi. Teose peategelane on reklaamiagent Vera X, kelle töö teenib süsteemi – kujundab rahulolu. Ühtäkki kukub maale meteoriit, mis lööb kogu selle ettemääratud korrapärasuse uppi. Ootamatu, juhusliku sündmuse ajel hakkab ta lahti mõtestama oma kontrollitud elu ning kuuleb hääli kollektiivsest minevikust, mis jõuavad temani läbi mässumeelse Majakovski kirglike sõnade. Olles poeedi lummuses, püüdes teda nii-öelda „rekonstrueerida“, palub Vera abi sõltumatult akadeemikult Nadjalt, kellel on juurdepääs salastatud ajaloolistele dokumentidele.  Selline on lühike sisukokkuvõte.

Nagu näha, sobib aines väga hästi elektroonilise vormi jaoks; mälu flashback, korrapärasus vastandub juhuslikkusega, mida väljendab hüpertekstuaalsus. Lineaarsus ei sobitugi teose esteetikaga, mis ammutab ju jõudu hoopis juhuslikkusest, spontaansusest. Teos on veebis (www.reconstructingmayakovsky.com/) kujundatud galaktikana, millesse lugeja saab siseneda kursoriga teemaportaale jahtides. On võimalik kuulata audiofaile ja vaadata videosid, linkide kaudu minna teosest välja jne. Et saada aimu, millega teos õigupoolest algab, peab lugeja (vaataja) mõnevõrra vaeva nägema: peatükid podcastidena on näiteks pidevas liikumises ja neid õiges järjekorras lugeda on omaette kutsumus. Mis iseenesest teose struktuuri seisukohalt ei oma mingit tähtsust, kuna lineaarsus polegi olnud autori taotlus.

Teos valmis 2008. aastal ning on pälvinud mitmeid auhindu, ühtlasi on seda kasutatud näidis-materjalina uue meedia ja kirjanduse koostoimest.  2011. a. valiti teos ELO veebiantoloogia teise kollektsiooni (www.illyaszilak.com; collection.eliterature.org/2/).

E-kirjandus on minu meelest praegu veel paljuski n-ö. asi iseeneses, mida on keeruline mingi valdkonna alla paigutada. Ühest küljest on see loomulikult kirjandus ultramoodsas vormis, mis, naljakas küll, tahab hüljata vanad raamid, et aheldada end kohe uute külge. Või kas ikka tahab? Sest 2012. aastal anti Reconstructing Mayakovsky välja paberil, 246-leheküljelises paperback-formaadis, mida on võimalik Amazonist endale soetada (niisiis, ka sina, Brutus!), ja sel juhul me ei saa enam rääkida e-kirjandusest, vaid kõige tavalisemast moodsast kirjandusest, millel on ekstraordinaarne tekkelugu. Vahest on selle taga lihtsalt soov kindlustada teosele kindel kestvus Kongressi Raamatukogu kogudes, mis niiviisi mõeldes on igati mõistlik varuplaan.

Teisest küljest on tegemist visuaalse kunstiga, veebikeskkonnas eksisteeriva installatsiooniga. Kui vaatlen teisi ELO kollektsioonis esindatud teoseid, tekib mul mõne puhul küll rohkem assotsiatsioone kunsti kui kirjandusega. Moodsa kunsti installatsioone iseloomustab niisama suur kaduvuse hõng: see suur ime, mis sünnib siin ja praegu; see tänane elamus, mis homme hakkab mälestusi genereerima, sest juba ta kadunud ongi.

Lõpetuseks ma usun elektroonilise kirjanduse tulevikku sellisel kujul, mis säilitaks traditsioo-nilise kirjanduse põhitunnuse nagu loetavuse. „Tuled ja viled“ on põnevad, kuid ühtaegu orjastavad lisandid, sest ühel hetkel nad lakkavad tehnilise toe puudumisel töötamast ning muutuvad kasutuks ballastiks. Ma usun hüperteksti, mis võimaldab sellel klõpsides avada teise kihi elik korraks „ära käia“. Nende abil võiks avada taustu, nende taha võiks peita karakterite või tegevuspaikade kirjeldused vms, mida lugeja saaks soovi korral eirata. Mingi lineaarsus, determineeritus võiks säilida, et see ei oleks kõigest little piece of art.  Mulle meeldiks, kui kirjandus säilitaks oma traditsioonilised tunnusjooned ega läheks liiga crossoveri arenguteed, et tuum ei lahustuks. Kirjandus võiks jääda äratuntavalt kirjanduseks ning tehnoloogial oleks vaid abistav roll, aitamaks mõnda ideed efektsemalt esile tuua, aga mitte domineeriv. Ma olen kindlasti vanamoodne, kuid ma tahan ka tulevikus endiselt lugeda, mitte surfata kirjandusteose põhjatuis kihtides, nii nagu ma tahan tulevikus endiselt ka autoga sõita, mis samal ajal ei etendaks mulle pesumasina või külmkapi rolli.  

*          *          *

KASUTATUD JA INSPIREERIVAD ALLIKAD

·         Hayles, N. K (2007, January 02). Electronic Literature: What is it? The Electronic Literature Organization. Retrieved from https://eliterature.org/pad/elp.html.

·         Larm, P-R. (2018, 5. jaanuar). Millal on kirjandus veel üldse kirjandus? Sirp. Loetud aadressilt https://www.sirp.ee/s1-artiklid/c7-kirjandus/millal-on-kirjandus-veel-uldse-kirjandus/.

·         Tillewein, B. (2013). New media objects: the future of electronic literature and its influence on print stylistics influence on print stylistics. College of Liberal Arts & Social Sciences Theses and Dissertations. 148. Retrieved from https://via.library.depaul.edu/etd/148.

·         https://illyaszilak.com/.

·         http://www.reconstructingmayakovsky.com/.

·         http://collection.eliterature.org/2/works/szilak_reconstructing_mayakovsky.html.

DIGITAALARHIIVINDUS: ülevaade (ⓒ Kädi Riismaa, TLÜ)

SISSEKANNE # 115

ARHIIVINDUSE LAIEM JA KITSAM MÕISTE,  PÕHIFUNKTSIOONID:

Laiemas mõttes  hõlmab arhiivindus  suurt hulka teadusi, nt arheograafia (publitseerimine), diplomaatika (ürikuteadus), allikakriitika jne.  

Kitsamas mõttes: arhiivi organisatsioon ja juhtimine; kogumine ehk komplekteerimine; hindamine ehk ekspertiis;  korrastamine, kirjeldamine; koolitus;  säilitamine;  kasutamine jne. => Ühtlasi oleks need ka arhiiviasutuse põhifunktsioonideks.

 ARHIIVINDUSE ALUSPÕHIMÕTTED

→    Arhiivid peegeldavad isikute ja organisatsioonide tegevust ning nende dokumenteeritud mälu. Arhiivide, seal leiduvate dokumentide ning nende loomise vahelisi seoseid kajastavad arhiivinduse aluspõhimõtted, mis eristavad seda teistest infoteadustest.

→    Erinevalt raamatutest ei pruugi eraldiseisev üksikdokument olla mõistetav. See muutub tähenduslikuks vaid koosmõjus teiste sama isiku või organisatsiooni arhiivi kuuluvate dokumentidega.

→    Säilitatavad dokumendid peavad täitma administratiivset, õiguslikku ja sotsiaalset rolli. Seega peavad need olema autentsed, terviklikud, usaldusväärsed ja kasutatavad. Selle tagamiseks tuleb dokumendid ühe isiku või organisatsiooni arhiivi piires korrastada nii, et säiliksid nendevahelised seosed.

→    Korrastamisel on tavaks järgida provenientsi- ehk päritolupõhimõtet ning algse korra austamise põhimõtet.

Need põhimõtted on arhiivikogukonnas  üldtunnustatud ning moodustavad nii arhiivinduse teoreetilise õpetuse kui ka praktilise töö põhisisu. Põhimõtted kujunesid välja ja saavutasid laia tuntuse 19. sajandi teise poole Euroopas ning neid käsitletakse peamistes, ajavahemikul 1830–1956 ilmunud kirjutistes.

PÄRITOLUPÕHIMÕTE ehk PROVIENENTSI PRINTSIIP

Päritolupõhimõtte kohaselt kuuluvad ühe arhiivimoodustaja tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid kokku ja neid ei või segada teist päritolu arhivaalidega.

Eelnevalt  oli dokumentide süstematiseerimisel kasutusel pertinentsipõhimõte, mille järgi lähtuti dokumendi sisust või teemast, arvestamata seda, millise organisatsiooni tegevuse käigus teave oli sündinud. Kaotsi läksid arhiivimoodustaja ning erinevad kontekstandmed ja dokumentide omavahelised seosed. Enam polnud võimalik aru saada, mis organisatsioon oli dokumendid loonud. Kuna pertinentsipõhimõte muutus arhiivide korrastamisel koormavaks ja hakkas nende kasutamist raskendama, ammendas see end 19. sajandi keskpaigaks.

Päritolupõhimõte tõusis esile ja levis 19. sajandi lõpul paralleelselt mitmel pool Euroopas – Prantsusmaal (respect des fonds) ja Saksamaal Preisimaal (Provenienzpinzip). Selle järgi arhiveeritigi ühe organisatsiooni tegevuse käigus loodud ja saadud dokumendid ühte kogumisse ning neid ei segatud enam teiste organisatsioonide dokumentidega.

NB! Päritolupõhimõttel on ka nn sisemine aspekt – algse korra austamine –, mis on eraldiseisev arhiivinduslik põhimõte

ALGSE KORRA AUSTAMISE PÕHIMÕTE ehk REGISTRATUURIPRINTSIIP

Päritolupõhimõtte sisemise aspekti ehk algse korra austamise põhimõtte (principle of original order; Registraturprinzip) kohaselt säilitatakse arhiivi korrastamisel kord ja liigitussüsteem, mille see sai arhiivimoodustaja asjaajamise või tegevuse käigus.

Kui dokumente hoitakse selle põhimõtte kohaselt, peegelduvad neis organisatsiooni tegevused ja olemus kõige paremini.

PROBLEEMID PÄRITOLUPRINTSIIBI RAKENDAMISEGA. TÄNANE SEIS

Viimastel kümnenditel on päritolupõhimõtte rakendamine muutunud üha keerukamaks, sest dokumentide luuakse ja menetletakse ka elektrooniliselt. Arhivaaridel on üha keerulisem päritolu määrata selliste dokumentide puhul, mis on loodud mitme organisatsiooni koostoimes ning mis sisalduvad andmebaasides ja infosüsteemides.

Päritolupõhimõtte järgimist raskendavad ka sagedased struktuurimuutused riigihalduses. Mida keerukam on haldusorganite süsteem ja suurem dokumentide ning andmekogude hulk, seda raskem on päritolu määratleda. Tänapäeval ei saa päritolupõhimõtet enam rangelt järgida, sest esineb raskelt tuvastatava ja mitme päritoluga dokumente.

Seepärast püütakse päritolupõhimõtteid kaasajastada ja uutele toimimismudelitele kohandada.  Palju räägitakse funktsionaalsest päritolust, mis lähtub organisatsiooni asemel äritegevusest, mille täitmisel dokumente luuakse. Selle aluseks on eeldus, et asutuse funktsioonid jäävad muutumatuks, samal ajal kui bürokraatlik hierarhia ja dokumendihalduse tehnoloogia aja jooksul muutuvad.

Lisaks tunnistatakse mitmepäritolulisust, s.t mitme institutsiooni koostöös loodud dokumendil võib olla mitu moodustajat.

Arhiivinduse aluspõhimõtete järgimine kindlustab, et dokumentide kogumi intellektuaalne terviklikkus säilib ja et iga dokumendi kontekst on alati teada. Arhiivide korrastamine, säilitamine ja kasutamine nõuab neid aluspõhimõtteid järgides alati vähem ressursse. Iga üksiku dokumendi süstematiseerimine ja eraldi kogumisse korrastamine pole infoajastul enam ka võimalik.

DIGIANDMETE KASUTATAVUS: RISKID

           ·          Andmekandja hävimine

           ·          Metaandmete / kirjelduste ebatäpsus

o   Halvasti kirjeldatud andmed ei ole aja möödudes lihtsalt leitavad ja mõistetavad (mis on arhiivinduses „iseenesest mõistetav“?)

           ·          Riist- ja tarkvara vananemine

o   Uutes arvutites ei ole võimalik kasutada vanu andmekandjaid

o   Vanu operatsioonisüsteeme ei toetata (mõtle Win XP peale)

o   Uues operatsioonisüsteemis ei saa kasutada vanemaid programme

o   Vanemates vormingutes failid ei avane uutes programmides korrektselt Vahetad arvutit – kaotad andmed

           ·          Asutuste / dokumendihaldurite peamiseks ülesandeks on tegeleda kirjelduste kvaliteediga, arvesta säilitustähtaega!

           ·          Spetsiaalsed digitaalarhiivid tegelevad failivormingute probleemiga

o   Asutused peavad olema võimelised teostama üleandmist digitaalarhiivi.

PIKAAJALINE DIGITAALARHIIV

Pikaajalise digitaalarhiivi ülesandeks on tagada digitaalsete andmete kasutatavus üle süsteemide ja tarkvarapakettide eluea, selleks:

→    Jälgitakse pidevalt tarkvarapakettide arengut ja failivormingute tuge

→    Tuvastatakse ohustatud vormingud

→    Analüüsitakse uusi vorminguid nende sobivuse osas (nn arhiivivormingute vahetus)

→    Viiakse vanemad andmed uude vormingusse

→    Tagatakse läbi aja võimalikult lihtne juurdepääs andmetele sõltumata hetkel kasutatavatest süsteemidest ja vormingutest

Kolm peamist ohtu digitaalandmete säilimisele:

→    Andmekandjate hävimine

→    Ebakvaliteetsed kirjeldused

→    Riist- ja tarkvara vananemine, failivormingute toetuse lõppemine

Asutuste / dokumendihaldurite peamiseks ülesandeks on tegeleda kirjelduste kvaliteediga - arvesta säilitustähtaega!

Spetsiaalsed digitaalarhiivid tegelevad failivormingute probleemiga => Asutused peavad olema võimelised teostama üleandmist digitaalarhiivi.

Eestis siiani üks avaliku sektori dokumentidele sobilik digitaalarhiiv rahvusarhiivis... Loomine ja pidamine kallis, eelkõige oskusteabe kogumine – inimeste palkamine ja koolitamine. Praeguse seisuga ei tundu võimalik, et Eestis oleks rohkem kui 2-3 pikaajalist digitaalarhiivi ...

Pikaajalise digiarhiivi loomise peamiseks probleemiks on oskusteabe ja –tööjõu hankimine. See on jõukohane ainult väga üksikutele asutustele.

Arhivaalide ja pikaajaliste dokumentide jaoks on olemas rahvusarhiivi digiarhiiv

→    ArhS: ainult arhivaalide jaoks ...

→    Pikaajaliste digidokumentide deposiitteenus ainult riigiasutuste jaoks ...

→    Loodetavasti tekib mõni konkurent või laiendatakse rahvusarhiivi volitusi

ÜLEANDMINE RAHVUSARHIIVI

  

Peamised digi ja paberi erinevused:

 

o   Eraldamine süsteemist vs eraldamine riiulist - vajalik IT-spetsialisti kaasamine

o   Rangemad nõuded kirjeldustele, eelkõige dokumendi tasandi kirjelduste arhiveerimisele

Info pideva kasvu, dokumendihalduri ja arhivaari tööülesannete kuhjumise tingimustes pole niikuinii võimalik arhiveerimisel kõike käsitsi üle kirjeldada

IT võimaldab taaskasutada EDHSi (elektrooniliste dokumentide haldussüsteem) metaandmeid.

Inimesed on harjunud netist otsima üksikdokumenti => semantilise koosvõime vajadus

o   Nõuded arhiivivormingutele

o   Ka rahvusarhiiv ei suuda kõiki maailma vorminguid nende säilimise osas jälgida, keskendume nn arhiivivormingutele

o   Lõplik dokumentide kustutamine süsteemist peale üleandmis- vastuvõtmisakti allkirjastamist.

KIRJELDUSED JA SEMANTILINE KOOSTALITLUSVÕIME

Et arhiivist oleks võimalik midagi leida, tuleb vastavusse viia:

→    Asutuse metaandmed <=> dokumendihalduse metaandmed

→    Dokumendihalduse metaandmed <=> arhiivi metaandmed

→    Dokumendihalduse klassifikaatorid <=> arhiivi klassifikaatorid

Praeguseks põhimõtteks „kohustuslik miinimum“ (pealkiri, registreerimise aeg, viit, dokumendi logi). Tulevikus hakkab miinimum kasvama ...

Hetkel ei ole klassifikaatoreid ühtlustatud, kuid tulevikus peab ka sellega tegelema (nt juurdepääsupiirangud)

Miinimumist välja jäävaid kirjeldusi EI PEA minema viskama, saab anda üle ühtlustamata kujul (kasutatav täistekstiotsingus).

FAILIDE MIGREERIMINE ARHIIVIVORMINGUTESSE

Olukord praegu:

→    Olemas lihtsad tööriistad (nt MS Word’i „Save as PDF“)

                                   ·          Osaliselt toetatud ka UAMis kuid soovitatav siiski EDHSis / asutuses

→    „Eripäraste failide“ osas võimalikud kokkulepped – kui asutus ei suuda kvaliteetselt andmeid migreerida, saab ka rahvusarhiiv peale vastuvõttu ühtteist teha: näiteks e-kirjad, mille manuseks on .ddoc, mille sees on e-kiri, mille sees on .ddoc

Soovitused edaspidiseks:

→    Viia arhivaalid/pikaajalised dokumendid arhiivivormingusse juba enne registreerimist ja/või digitaalset allkirjastamist

→    Vajadusel kasutada versioneerimist (nt failist võib alles jääda nii .xls kui ka .pdf)

→    Kasutada võimalikult vähe dokumentide kapseldamist.

 

ÜLEANDMISE PRAKTILINE KOGEMUS

 Andmete eraldamine EDHSist ei ole probleemiks – IT-spetsialistid on pädevad, kui ülesanne neile lahti seletada.

Peamiseks ajakuluks kirjelduste ühtlustamine asutuse EDHSi ja rahvusarhiivi digiarhiivi vahel => Riigikantselei näitel: ligi kuus kuud tõsist tööd nii riigikantselei kui rahvusarhiivi poolt.

Raskendavad asjaolud: keskse tuuma puudumine ja dokumendiliikide rohkus, tihti muudetud dokumentide loetelud ja kirjelduselemendid – ebastandardsus. Samas: üks kord tehtud, järgmine kord lihtsam

Üldistus: kui üks asutus on juba üle andnud, saavad teised sama toote kasutajad lahendust taaskasutada

Vaade tulevikku:

→    Parimal juhul arvestatakse dokumentide eraldamise vajadusega ning dokumendihalduse metaandmetega juba EDHSi juurutamise ajal.

→    EDHSi tehakse võimalikult vähe asutusepõhiseid kohendusi ja muutusi (eelkõige võrreldes dokumendihalduse metaandmete loendiga).

JÄTKUSUUTLIK   IT

           ·          EDHSis on rakendatud liigitusskeem

           ·          Liigitusskeemi osadele on märgitud säilitustähtaeg

           ·          Dokumendihaldur / arhivaar saab teha päringuid

o   Hävitamiseks: „Leia kõik dokumendid mille säilitustähtaeg on möödunud“

o   Üleandmiseks: „Leia kõik dokumendid mis on arhiiviväärtuslikud ja loodud rohkem kui 10 aastat tagasi“

           ·          EDHS teostab ja dokumenteerib hävitamise või eraldamise

           ·          Digiarhiivindus toetab jätkusuutlikku ITd - eesmärgiks süsteemide võimalikult efektiivne pikaajaline haldamine ja arendamine, tagades samas igal ajal andmete kättesaadavuse

           ·          Maksumust võimaldab all hoida dokumendihalduse põhimõtete järgimine - eelkõige säilitustähtaegade jälgimine ja hävitamine

           ·          Pikaajaliste dokumentide osas on äärmiselt oluline (eelkõige kirjelduste) standardiseerimine süsteemides - lihtsustab oluliselt nii andmete migreerimist kui edastamist ükskõik millisesse digiarhiivi. => Digitaalarhiivindust tuleks müüa kui komponenti infohaldusest, argumenteerides, et see võimaldab pikaajalised süstee-mide arendus- ja hoolduskulud all hoida.

Üleandmise peamised tegevused digivaatest lähtuvalt:

           ·          Andmete eksport: dokumendihalduril / arhivaaril peab olema võimalus LIHTSALT valida dokumente mis kuuluvad üleandmisele ja neid terviklikult koos metaandmetega süsteemist välja saada - tuleb arendajalt tellida kas üldfunktsionaalsusena või igakordse tegevusena

           ·          Failivormingud ei ole suureks probleemiks kuid olukorda oleks võimalik veelgi parandada luues soovitusi digidokumentide registreerimiseks (kasutada arhiivivorminguid, vähendada kapseldamist jne).

           ·          Semantiline koostalitlusvõime: tuleb luua vastavus asutuse kirjelduste ja arhiivi kirjelduste vahel – sõltub asutuse olukorrast kuid võib osutuda küllalt keeruliseks

Peamine tegevus dokumendihalduritele: tegeleda kirjeldustega ja eelkõige kirjeldusmudeli standardiseerimisega.

 

LAHENDAMIST VAJAVAD KÜSIMUSED

Hävitamine ja arhiveerimine digitaalses keskkonnas:

→    Kuidas tagada EDHSi terviklikkuse säilimine peale dokumentide hävitamist või eraldamist?

→    Kas piisab ainult dokumentide hävitamisest EDHSis või peaks dokumendihalduri ülesandeks olema ka kõigi koopiate otsimine ja hävitamine (näiteks e-kirjad)?

→    Kas hävitada ka metaandmed või mitte?

→    Kas metaandmetele tuleks selgelt kehtestada omaette, teistsugune, säilitustähtaeg?

→    Millistes süsteemides leidub dokumente ja tuleks seega hävitamist või arhiveerimist teha – EDHS, muud põhi- ja tugitegevuste infosüsteemid, kõvakettad, sotsiaal-meedia...?

ARHIIVIKORRALDUSE KUJUNEMISE LUGU

Vanem arhiivikorralduse süsteem põhines pertinentsiprintsiibile ehk: iga arhivaal on unikaalne tervik, mille korrastamise ja kirjeldamise aluseks selles leiduva teabe iseloom.

Rammingeni süsteem (16. saj.) =>   arhiiv riigiaparaadist iseseisev osa; riigiaparaat koosneb kolmest osast:

1.      Riigi kantselei ja kohtud

2.      Finants- ja fiskaalsüsteem

3.      Arhiiv ehk Registratuur – süsteem kogu selle juhtimiseks.

 Arhiivi jaotus:

1.      Maahärra asjad

2.      Alamate asjad

3.      Välisküsimused

Need kolm jagunesid veel realiaks (reaalne eluolu) ja personaliaks (isikuid puudutav).

Itaalia õpetlane, teoloog Baldassare Bonifacio (1585-1659) võttis esmakordselt kasutusele sõna „arhiiv“, 1631 ilmunud „De Archivis liber singularis“:

→    territoriaalne pertinentsiprintsiip,

→    dokumentide valik  geograafilise koha, teemade, asjade ja kronoloogia järgi.

Georg Aebbtlin – „Anführung zu der Registratur-Kunst“ (1669, Ulm):

→    Pidi olema mitu arhiivi:

·         Kinnine arhiiv ürikute ja privileegide originaalide jaoks (nt ürikute arhiiv)

·         Uuemate (alates 16.saj) riigi ja fiskaaldokumentide arhiiv (aktide arhiiv)

·         Registratuur – jooksva asjaajamise arhiiv.

Karl Friedrich Bernhard Zinkernagel (1758-1813) – „Handbuch für angehende Archivare und Registratoren“. Arendas pertinentsi täiuseni. Dokumendid tuli jagada viieks: 

1.      Valitseja ja ta perekonna isiklikud dokumendid

2.      Maa-asjad

3.      Riigiasjad

4.      Kiriku- ja usuasjad

5.      Välisasjad

Need omakorda jaotusid alaliikideks, peatükkideks, paragrahvideks.

Prantsuse revolutsiooni mõju ja tagajärjed arhiivinduse süsteemi väljakujunemisel:

Kuna revolutsiooni käigus jäid paljud arhiivid peremeheta, võeti 1794 vastu arhiiviseadus, mille alusel loodi seadusandlikule võimule alluv Rahvusarhiiv. Ühtlasi järgiti printsiipe, et:

→    riik kannab vastutust dokumentide säilimise eest;

→    arhiivid on avalikud;

→    ekspertiisi sisseseadmine – mida võtta, mida mitte.

Arhiivi võeti kõik praktilise väärtusega dokumendid, ajaloolise väärtusega dokumendid anti  raamatukogudele.

Provenientsiprintsiibi väljakujunemine ja mõiste sisu:

Arhivaalid jäävad ühte fondi arhiivimoodustaja (isik või asutus) järgi. Säilitatakse ka samasugune struktuur nagu originaalis. Idee, et fondi loojat peab austama, pärineb 1841 Natalis de Wailly’lt. Arhiivifondi mõiste võttis kasutusele Francois Guizot => Asutuse arhiiv moodustab üle andes iseseisva fondi.

Saksa arhiivinduse kujunemislugu: Leopold von Ranke ja tema õpilaste arhiivi- teoreetiline diskussioon, struktuuriprintsiip, registratuuriprintsiip:

18. sajandil oli kolme liiki arhiive:

1.      Dünastiline arhiiv – valitseva perekonna kohta käiv arhiiv;

2.      Riigiarhiiv – välispoliitilised, diplomaatilised lepingud;

3.      Maa-arhiiv – sisehaldus, maksumajandus, kohtud.

Leopold von Ranke juhtmõte oli, et ajaloolaste tööpõld on arhiivid. Tema õpilane Wilhelm Wattenbach käskis eraldada arhiivid raamatukogudest, arhiivist kujunes teadusasutus.

Struktuuriprintsiip on põhimõtteliselt Lehmanni täiustatud provinients => Austatakse mitte ainult fondide terviklikkust, aga ka sisemist korraldust ehk struktuuri.

Registratuuriprintsiip => arhiivi loomine algab kantseleist! Enne dokumentide teket peavad olema kaustade seeriad, kuhu tekkivad dokumendid hakkavad ladestuma. Kaustadel on säilitustähtajad.

Venemaa arhiivindus: Ivan IV arhiiv, vene arhiivinduse väljakujunemist mõjutanud korraldused ning iseloomulikud jooned.

Ivan IV arhiiv oli praktilise iseloomuga, seal oli ka sõjasaagiks saadud dokumente. Poolakad viisid arhiivi Moskvast ära ning seda kasutati ka Vale-Dmitri kampaania ajal. Pärast Poola III jagamist (1795) toodi Moskvasse tagasi.

Tõeline arhiivindus algas Peeter I reformidega. 1712 loodi Senati arhiiv. 1720 ilmus üleüldine reglement ametkondadele asjaajamise korrast, mis nägi ette arhiivide loomist ning kõik dokumendid pidi kolme aasta jooksul arhiivi toodama. Üleüldse tehti seadusi, mis nägid ette arhiivide loomist.

Kuna toimusid pidevad reformid ja likvideerimised, tekkis palju peremeheta arhiive. Kuna ei loodud ühtset riigiarhiivi, tekkisid väikesed, salajased, spetsialiseerusid arhiivid –Venemaa arhiivindusele iseloomulik joon.

1768 seati sisse arhivaaride kutsenõuded. Arhivaar ei tohtinud tegeleda ajalooga, juurdepääs oli kinni ning juurdepääsuõigus seotud auastmega (madalamal suuremad võimalused!) Veel iseloomustab Vene arhiivindust kogumise ülim pragmaatilisus: hävitati dokumente, mis vajalikud ei olnud. Arvestati vaid praktilisi huve.

N. Liidu arhiivinduse ümberkorraldused: riiklik arhiivifond ja selle sisemise liigituse alused:

1918 loodi Riiklik Arhiivifond, mille moodustasid kõik riigile kuuluvad arhivaalid, s.o. kõik, mis tekkinud Nõukogude territooriumil või kuidagimoodi sinna sattunud. Riiklik Arhiivifond allus valitsusele, mitte parlamendile. Arhiivide kõrgeimaks juhtimisorganiks oli Arhiivide Peavalitsus. Kuni 60. aastateni oli arhiivindus Siseministeeriumi (NKVD) valitsemisalas, siis läks Ministrite Nõukogu otsealluvusse.

Dokumendid jaotati:

1.      ajalooliste epohhide alusel - enne ja pärast 1917. a. revolutsiooni (väljaarvatud kirikud ja isikud)

2.      admin-territoriaalsel alusel

3.      materiaalse tähtsuse järgi => üleliiduline, vabariiklik või kohalik tähtsus;

4.      riikliku tegevuse valdkondade lõikes => sõjaajaloo arhiiv, kaitseministeeriumi arhiiv, sõjalaevastiku arhiiv jne;

5.      dokumendi valmistamise viisist ja tehnoloogiast lähtuv => tehnilise dokumentatsiooni riiklik keskarhiiv, fono- ja filmiarhiiv.

Kehtis arhiivifondi jagamatuse printsiip. Säilitamise üksuseks on arhiivifond.

EESTI ARHIIVINDUSE  LUGU

Vanimad arhiivid olid ordu ja linnade arhiivid. Vanimad ürikud 13. esimesest poolest.

1644 loodi kõigis Rootsi provintsides arhiivid – meil tekkis kubermanguarhiiv. Karl XI reduktsioon pani kohaliku rüütelkonna dokumente väärtustama: kes ei suutnud mõisa omandiõigust tõestada, pidi selle riigile tagastama.

19. sajandil hakati tegelema linnade magistraatide arhiividega, et seadusi ühtlustada jms. Suur roll Georg Friedrich von Bungel, kes hakkas publitseerima siinseid ajalooallikaid. Esimese ilmasõja ajal rändasid arhiivid mööda Venemaad ringi. Sõja ja revolutsiooni käigus hävis palju arhivaale.

Eesti Riigi Keskarhiivi ja Riigiarhiivi teke ning areng kuni 1940. aastani.

Tartu rahuga saadi tagasi ka arhiivid. Riiklikku arhiivikomisjoni juhtis Arno Rafael Cederberg.           Töö tulemusel moodustati kaks riiklikku arhiivi: Tartusse Eesti Riigi Keskarhiiv (ERKA) –  ajalooliste materjalide kogumiseks - ning Tallinnasse Riigiarhiiv (RA) eesmärgiga koguda riigiasutuste jooksvaid materjale.

1921 loodi ERKA, kaasa lõi Friedrich Nineve. Tema tõttu hakkas ERKA alluma haridusminilsteeriumie ja RA riigisekretärile. Otto Liivi eestvedamisel tehti Eestis valitsevaks provinientsiprintsiip. Seda deklareeris ka 1935. aasta arhiiviseadus.

1939-1940 laieneb arhiiv kahel põhjusel: 1) Umsiedlung – arhivaalid kuulutati rahvuslikuks rikkuseks ja neid ei tohtinud ära vedada; 2) Nõukogulikud ümberkorraldused 1940. aastal.

Arhiivinduse teoreetilised lähtepunktid 1930. aastail.

→    Empiiriline (kogemuslik) lähenemine – metoodika tuletati praktikast.

→    Arhiivindus kui kirjeldav distsipliin – teemadeks polnud nt hindamine või juurdepääs.

→    Rakendati positivistlikke arusaamu – eesmärgiks faktide kogumine mitte kontseptsioonide lihvimine.

Nõukogulikud ümberkorraldused Eesti arhiivinduses ja edasine tegevus.

 

Arhiividega hakkas tegelema ENSV Siseasjade Rahvakomissariaadi Arhiivide Talitus, millele allutati ENSV Riigi Keskarhiiv Tallinnas ja Riigi Keskarhiivi Tartu osakond ning 10 linna- ja maakonnaarhiivi. 4. sept. 1940 kuulutati kõik arhiivimaterjalid riigi omandiks.

Pärast sõda organiseeriti Talitus ENSV Siseministeeriumi Arhiivide Osakonnaks, 1960. a. Arhiivide Valitsuseks ja 1981. a. jälle Arhiivide Peavalitsuseks. 1990 loodi Arhiiviamet. 1996 Riigikantselei arhiivide osakond ning 1999 loodi Rahvusarhiiv.

II maailmasõja mõjud arhiivinduse arengule tervikuna:

Üldine trend: dokumentide arvu meeletu kasv ja arhiiviväärtusliku teabe suhteline vähenemine. Teisenesid arhiivitöö põhieesmärgid – ülioluliseks muutus valikute tegemine: milliseid dokumente säilitada.

Põhja-Ameerikas tekkis dokumendihalduri (records manager) elukutse.

Muutus arusaam arhiivide tähtsusest. Tekkis uus tehnoloogia – mikrofilmimine.

Solon J. Buck ja demokraatliku arhiivinduse põhiprintsiibid:

1.      Rahvuslik kultuuripärand on lahutamatu osa rahvusvahelisest kultuuripärandist.

2.      Mistahes päritoluga uurijale tuleb tagada juurdepääs ükskõik millisele rahvuslikule arhiivile.

1940-50. aastate muutused maailma arhiivinduses, seda mõjutanud tegurid, Rahvusvahelise Arhiivinõukogu teke ja tegevussuunad.

1.  Noil aastal liikus raskuskese ajaloouurimiselt arhiivindusele, sest ühiskond muutus: Organisatsioonilised ja tehnoloogilised muutused, sh ka dokumendihalduses

2.      Uued dokumenditüübid

3.      Dokumendihulga kasv ja hindamisprobleemide teravnemine

4.      Ajaloouurimise sisu ja meetodi muutumine

5.      Arhivaari kutseprofiili muutumine

6.      Arhiivinduslik maailmas mitmekesistus (äriarhiivid, parteide arhiivid, meediaarhiivid jne)

1948 loodi Rahvusvaheline Arhiivinõukogu (ICA), mis koondab 190 riiki ja territooriumi ning on apoliitiline. Eesmärkideks maailma kultuuripärandi säilitamine, arhiivioskuste- ja teooriate jagamine ja üleüldse arhiivinduse arendamine maailmas.

Theodore R. Schellenbergi teooria:

On olemas klassikalised hindamiskriteeriumid:

→    Primaarne väärtus – dokumendilooja jaoks

→ Sekundaarne väärtus – Tõestusväärtus (arhiivimoodustaja funktsioonid, struktuur, tegevusprogrammid, poliitika, otsustamise mehhanism) ja Teabeväärtus (dokumendi sisu, mis arhiivimoodustaja põhitegevuse aspektist ebaoluline)

Hindab arhivaar.

Juurdepääsu liberaliseerimine arhiividokumentidele:

Põhisuund: arhiivid pole ainult üksikutele. Kasutajaskonda lisandub 1960.-70. aastail ka meedia.

1966 ratifitseeritakse ICA poolt vaba juurdepääs arhiividele. 1968 tehakse rida otsusi piirangute osas – nt viivitusperiood dokumendi tekke ja kasutamise vahel mitte üle 30 aasta, soovituslik ülempiir tundlikele dokumentidele 80 aastat jms.

Lõpetati dokumentide salastamine määramatuks ajaks, mis oli veel 70.aastail veel üsna levinud praktika.

Isikuandmete kaitse vajadus ja seda mõjutanud otsused. Eric Ketelaari seisukoht.

1980.-90. kasvanud individualismi tõus nõudis veidi rohkem kaitset. 1980 juhtis OECD tähelepanu inimõiguste riivele, isikuandmete ebakorrektsele säilitamisele ja andmete õigustamatule avalikustamisele.

1981 tegi Euro Nõukogu konventsiooni isikute kaitsmisest, defineeriti isikuandmed, laiendati isiku õiguste kaitset ja põhivabadusi (eriti privaatsust puudutavat teemat).

Eric Ketelaar: informatsioonivabadus on sotsiaalne privileeg, mis annab vabaduse millegi uurimiseks, kuid õigus eraelu puutumatusele on klassikaline inimõigus.

DOKUMENTIDE HINDAMINE

Miks hinnatakse dokumente; hindamise erinevad kriteeriumid (seisukohad), põhilised meetodid (sisu, hindamisel esitatavad küsimused); millal tuleb dokumente hinnata.

Hindamine on dokumendi arhiiviväärtuse üle otsustamine. Hinnatakse, sest pole ressurssi kõiki dokumente alles hoida ja nende maht suureneb ajas robustselt.

Arhiivis on mõtet dokumenti säilitada vaid juhul, kui see on kasulik neile huvigruppidele, kes pole olnud dokumendi loomise juures. 

Teisisõnu: dokumentide väärtus peab selguma ühiskonna kui inimkollektiivi arvamuse põhjal.

Meetodid:

Mikrohindamine ja makrohindamine (pigem hinnata asutuse ülesandeid kui dokumente; pigem arhivaali loomise konteksti kui sisu).

Relevantsed küsimused:

→    miks teatud arhivaalid on loodud? (mitte mida need sisaldavad?);

→    milliseid asutuse ülesandeid ja tegevusi arhivaalid toetavad?;

→    mida peab dokumenteerima?;

→    millised ülesanded on tähtsad? (mitte millised arhivaalid!);

→    millised arhiivimoodustajad on tähtsad ja millised mitte?

Arhivaalide väärtusest lähtuv hindamine on tagantjärele hindamine, on alati subjektiivne ja aeganõudev.

Asutuse funktsioonidest lähtuv hindamine saab toimuda enne dokumendi loomist ning on väiksema ajakuluga ega nõua subjektiivsust.

NB! Hindamine on arhiiviväärtusliku teabe väljavalimine. See on avaliku arhiivi põhiülesanne. Hindaja on arhivaar. Säilitustähtaja määramine on asutuse ülesanne.

Arhiiviväärtuslik teave on:

• Avalike ja erainstitutsioonide, üksikisikute ja gruppide õiguslikku staatust, õigusi ja kohustusi väljendav dokumenteeritud teave, mis on oluline Eesti rahvusriigi ja Eesti ühiskonna jätkuva toimimise seisukohalt. 
• Üleriikliku ja omavalitsuspoliitika kujunemist ning haldusprotsessi kajastav teave.
• Teave, mis kajastab välissuhteid ja riigikaitse juhtimist.
• Teave, mis kajastab riikliku poliitika väljakujunemist, otsuseid ja tegevust peamistes sotsiaalsetes, majanduslikes ja keskkonna- alastes valdkondades.
• Kohalikku eripära, eriti kultuurinähtusi väljendav teave.
• Teave riikliku poliitika mõjust üksikisikutele, inimkooslustele, ning ühiskondlikule ja looduskeskkonnale.
• Dokumenteeritud teave, mis oluliselt täiendab teadmisi ja arusaamist Eesti ühiskonna - inimeste ja inimkoosluste kohta, sh ka eraisikute valduses olevad arhivaalid.
• Erinevate valdkondade teadusuurimiseks vajalik teave.

Hindamiskriteeriumid Eesti Rahvusarhiivis on 

1.      Arhiivimoodustaja olulisus

2.      Dokumentide uurimispotentsiaal

3.      Ajaraam, kust dokumendid pärinevad või mida dokumendid käsitlevad

4.      Unikaalsus

5.      Kasutatavus Seotus teiste dokumentidega

6.      Säilitamiseks vajalik ressurss.

Eelhindamine on protsess, kus dokumendi väärtus selgub elutsükli alguses (sisuliselt enne dokumendi loomist).

ARHIIVINDUSE ALUSPÕHIMÕTTED

·         Arhiivid peegeldavad isikute ja organisatsioonide tegevust ning nende dokumenteeritud mälu. Arhiivide, seal leiduvate dokumentide ning nende loomise vahelisi seoseid kajastavad arhiivinduse aluspõhimõtted, mis eristavad seda teistest infoteadustest.

·         Erinevalt raamatutest ei pruugi eraldiseisev üksikdokument olla mõistetav. See muutub tähenduslikuks vaid koosmõjus teiste sama isiku või organisatsiooni arhiivi kuuluvate dokumentidega.

·         Säilitatavad dokumendid peavad täitma administratiivset, õiguslikku ja sotsiaalset rolli. Seega peavad need olema autentsed, terviklikud, usaldusväärsed ja kasutatavad. Selle tagamiseks tuleb dokumendid ühe isiku või organisatsiooni arhiivi piires korrastada nii, et säiliksid nendevahelised seosed.

·         Korrastamisel on tavaks järgida provenientsi- ehk päritolupõhimõtet ning algse korra austamise põhimõtet (NB! Kui dokumente hoitakse selle põhimõtte kohaselt, peegelduvad neis organisatsiooni tegevused ja olemus kõige paremini).

·         Need põhimõtted on arhiivikogukonnas üldtunnustatud ning moodustavad nii arhiivinduse teoreetilise õpetuse kui ka praktilise töö põhisisu. Põhimõtted kujunesid välja ja saavutasid laia tuntuse 19. sajandi teise poole Euroopas ning neid käsitletakse peamistes, ajavahemikul 1830–1956 ilmunud kirjutistes.

Päritolupõhimõtte ja algse korra austamise põhimõtte levikul ja kasutuselevõtul oli mitmeid uuenduslikke eeliseid. Nende rakendamine ei olnud nii ressursimahukas kui varasem, pertinentsipõhimõttele toetuv teemapõhine ümberkorrastamine. Igasugune ümber-korrastamine on muutunud üsna küsitavaks eriti tänapäeval, mil dokumente on palju ning eri liiki ja erineval kandjal.

Arhiivinduslike aluspõhimõtete rakendamine ei tähenda seda, et arhiive ei võiks ümber korrastada. Sellisel tegevusel peab olema aga selge põhjus. Tavaliselt on selleks ebarahuldav dokumendihaldus, kuid algne kord võib kaduma läinud olla ka ajaloo keeristormides. Seega on ümberkorrastamine vajalik juhtudel, kus algne kord pole säilinud või on puudulik. Algset korda ei saa alati austada ka isikuarhiive korrastades. Lihtsamalt öeldes – arhiivinduse aluspõhimõtted töötavad seda paremini, mida korralikumalt organisatsioon oma dokumente haldab. Just sellepärast pööravad arhiiviasutused nõnda palju tähelepanu asutuste dokumendihalduse korraldusele.

PROBLEEM JA TÄNAPÄEV

Viimastel kümnenditel on päritolupõhimõtte rakendamine muutunud üha keerukamaks, sest dokumentide luuakse ja menetletakse ka elektrooniliselt. Arhivaaridel on üha keerulisem päritolu määrata selliste dokumentide puhul, mis on loodud mitme organisatsiooni koostoimes ning mis sisalduvad andmebaasides ja infosüsteemides.

Päritolupõhimõtte järgimist raskendavad ka sagedased struktuurimuutused riigihalduses. Mida keerukam on haldusorganite süsteem ja suurem dokumentide ning andmekogude hulk, seda raskem on päritolu määratleda. Tänapäeval ei saa päritolupõhimõtet enam rangelt järgida, sest esineb raskelt tuvastatava ja mitme päritoluga dokumente.

Seepärast püütakse päritolupõhimõtteid kaasajastada ja uutele toimimismudelitele kohandada.

Palju räägitakse funktsionaalsest päritolust, mis lähtub organisatsiooni asemel äritegevusest, mille täitmisel dokumente luuakse. Selle aluseks on eeldus, et asutuse funktsioonid jäävad muutumatuks, samal ajal kui bürokraatlik hierarhia ja dokumendihalduse tehnoloogia aja jooksul muutuvad.

Lisaks tunnistatakse mitmepäritolulisust, s.t et mitme institutsiooni koostöös loodud dokumendil võib olla mitu moodustajat.

Arhiivinduse aluspõhimõtete järgimine kindlustab, et 1) dokumentide kogumi intellektuaalne terviklikkus säilib ja 2) iga dokumendi kontekst on alati teada. Arhiivide korrastamine, säilitamine ja kasutamine nõuab neid aluspõhimõtteid järgides alati vähem ressursse. Iga üksiku dokumendi süstematiseerimine ja eraldi kogumisse korrastamine pole infoajastul enam ka võimalik.

DIGIARHIIVINDUSE PÕHIMÕTTED RAHVUSARHIIVIS

Digitaalsete arhivaalide pikaajalisel säilitamisel kasutab rahvusarhiiv migreerimis-strateegiat: digitaalseid arhivaale hoitakse alati kujul, mis on lihtsalt kasutatav hetkel laialt levinud riist- ja tarkvara abil.

Erinevate failivormingute analüüsimise kaudu on koostatud nn arhiivivormingute loetelu, mis sisaldab pikaajalise säilitamise mõttes enim soovitatavaid failivorminguid => kõik digitaalarhiivi üle antud failid migreeritakse nendesse vormingutesse. Samal ajal jälgitakse rahvusvahelisi arenguid nende failivormingute toetuse osas, vajadusel uuendatakse arhiivivormingute loetelu ning migreeritakse failid uude vormingusse.

Oluline osa on ka digitaalsete arhivaalide kirjeldustel ehk metaandmetel. Kõik rahvus-arhiivis säilitatavad digitaalsed arhivaalid on põhjalikult kirjeldatud nii, et oleks võimalik nende lihtne leidmine ning haldamine.

 Füüsiliselt säilitatakse digitaalseid arhivaale erinevates asukohtades võrdväärsete koopiatena. Sellega tagatakse arhivaalide olemasolu ka juhul, kui ühes asukohas on toimunud andmete hävimine. Sarnaselt failivormingutele analüüsitakse tekkivaid säilituslahendusi ning kasutatakse hetkel sobivaimaid andmekandjaid ja nende lugemiseks vajalikku riistvara. Hetkel säilitab rahvusarhiiv digitaalseid arhivaale samaaegselt online kettamassiivis ning magnetlintidel.

Rahvusarhiivi digitaalarhiiv arendatakse modulaarsena, mis võimaldab erinevaid digitaalarhiivi mooduleid (digitaalsete arhivaalide vastuvõtt, füüsiline säilitamine, kirjelduste haldamine, juurdepääs) vajadusel teistest moodulitest eraldiseisvalt välja vahetada, tagades samas terviksüsteemi pikaajalise kasutatavuse.

Rahvusarhiivi digitaalarhiivi põhimõtted on täpsemalt kirjeldatud järgmistes dokumentides:

           ·          Digitaalarhiivi visioon

           ·          Digitaalarhiivi arhitektuur

           ·          Digitaalarhiivi funktsionaalsus

           ·          Digitaalarhiivi toimimismudel

Rahvusarhiivi digitaalarhiivinduse strateegia 2005–2010 kirjeldas digitaalarhiivinduslikke põhimõtteid, sõnavara ning esitas arengustrateegia nimetatud perioodil.

Arhiivieeskirjas on esitatud üldised nõuded hetkel kehtivatele arhiivivormingutele.

Juhised:

Rahvusarhiivi juhis Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded defineerib detailselt elektroonilistest dokumendihaldussüsteemides (EDHSides) loodud dokumentide arhiveerimise tehnilised nõuded, s.h nõuded digitaaldokumentide kirjeldusele ning dokumentide rahvusarhiivi edastamiseks kasutatavale XML kapslile. Nimetatu täiendab digitaaldokumentide osas juhist Arhivaalide üleandmine.

Standardid:

Rahvusarhiiv järgib digitaalarhiivi loomisel ning digitaalsete arhivaalide säilitamisel järgmiseid alusdokumente:

ISO 14721 Space data and information transfer systems – Open archival information system – Reference model (OAIS)

           ·          Rahvusvaheline standard ISO 14721, laiemalt tuntud kui OAIS, defineerib digitaalarhiivi ning selles säilitatava informatsiooni struktuuri, samuti esitab üldised nõuded digitaalarhiivi töövoogudele ning funktsionaalsustele. Rahvusarhiiv on OAISi aluseks võtnud oma digitaalarhiivi arendamisel.

Infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteem (ISKE):

           ·          ISKE võimaldab asutustel hinnata oma infosüsteemide turbeastet ning pakub välja komplekti meedetest, millede rakendamisel on tagatud informatsiooni piisav turvalisus ning säilivus. Rahvusarhiiv võtab ISKE aluseks oma digitaalarhiivi turbemeetmete arendamisel ning rakendamisel.

DIGITAALARHIIVI  ARENDAMINE  RAHVUSARHIIVIS

Rahvusarhiivi üks tähtsamaid arendusülesandeid on digitaalarhiivi täisfunktsionaalsuses väljaarendamine ja töölerakendamine. Infoühiskonna arendamise struktuurifondide investeeringute vahendite rahastamisel on see toimunud järgmiste etappidena:

1)      digitaalarhiivi dokumentide  vastuvõtmise   infosüsteemi loomine 2009 - 2010

2)      digitaalarhiivis            säilitatava materjali pikaajalise säilitamise infosüsteemi loomine2010 - 2011

3)      digitaalarhiivi juurdepääsu tagamise infosüstemi loomise 2012 - 2013

2016. aastal viis AS PriceWaterhouseCoopers Advisors rahvusarhiivi tellimusel ja Riigi Infosüsteemi Ameti SF vahendite toel läbi uuringu Digitaalse arhiveerimise terviklik analüüs. Uuringus sisalduvad järeldused ja ettepanekud on oluline sisend rahvusarhiivi digitaalse arhiveerimise edasiste plaanide tegemisel.

Digitaalarhiivinduse arendamisega on rahvusarhiivis tegeldud alates 1990. aastate lõpust, esialgu teoreetilisemalt, alates 2000. aastate keskpaigast praktiliselt. Detailne ülevaade digitaalarhiivinduse arengutest on kättesaadav dokumendis Digitaalarhiivindus Rahvus-arhiivis 1999-2008.

2008. aastal valmis rahvusarhiivi digitaalarhiivi tarkvara esimene osa – universaalne arhiveerimismoodul (UAM). 2010. aastal loodi digitaalarhiivi vastuvõtumoodul, tehnilise teatmestu moodul ja 2011. aastal digitaalarhiivi hoiumoodul. Digitaalarhiivi moodulid baseeruvad Briti tarkvarafirma Tessella poolt arendatud digitaalarhiivi tarkvaral Safety Deposit Box 4 (SDB4), mille on rahvusarhiivi jaoks kohandanud ja täiendanud Tieto Eesti AS. Rahvusarhiivi ja Tallinna Linnaarhiivi vahel sõlmitud ühiste kavatsuste kokkuleppe järgi osaleb Tallinna Linnaarhiiv rahvusarhiivi digitaalarhiivi lahenduste loomisel ning saab õiguse täies ulatuses digitaalarhiivi kasutada.

PIKAAJALISE SÄILITUSAJAGA DIGITAALDOKUMENTIDE DEPOSIITTEENUS

Rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga digitaaldokumente, mis arhiiviväärtust ei oma, võivad riigiasutused anda säilitamiseks rahvusarhiivi. Selliste digitaaldokumentide üleandmise ja rahvusarhiivis säilitamisega seotud kulud katab dokumente üleandev asutus.

Riigisekretäri 30. septembri 2011. aasta käskkirjaga kehtestatud kulunormid on järgmised:

           ·          digitaaldokumentide rahvusarhiivi üleandmine ja üleandmisaastal säilitamine (s.h dokumentide hävitamine säilitustähtaja möödumisel) maksab 940 eurot ühe üleandmise kohta;

           ·          ühe asutuse digitaaldokumentide rahvusarhiivis säilitamine (s.h dokumentide hävitamine säilitustähtaja möödumisel) maksab alates teisest säilitusaastast 470 eurot aastas.

Rahvusarhiiv võimaldab vastava asutuse volitatud ametnikele juurdepääsu üleantud dokumentidele digitaalarhiivi kasutusmooduli kaudu kasutajatunnuse ja parooli alusel, kuna hoiule antud pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumentide teabevaldajaks avaliku teabe seaduse mõistes jääb asutus.

Arhiiviväärtuseta rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga dokumentide rahvusarhiivi üleandmise nõuded üldjuhul kattuvad arhiivieeskirjas arhivaalide üleandmisele esitatud nõuete ja protseduuriga, mida on täpsustatud rahvusarhiivi soovituslikes juhistes.

Digitaaldokumendid ja XML-kujul kirjelduste andmed kantakse üle asutuse elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist, kasutades selleks rahvusarhiivi loodud tasuta tarkvara – universaalset arhiveerimismoodulit (UAM).

Dokumentide ettevalmistamisel rahvusarhiivis säilitamiseks tuleb tähele panna, et dokumentide eraldamine elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist peab toimuma asutuses kehtestatud liigitusskeemi alusel terviklikult, s.t koos sarja ja toimikute metaandmetega.

Rahvusarhiiv tagab dokumentide nõuetekohase säilitamise ja kasutatavuse kehtestatud säilitustähtaja jooksul ning dokumentide hävitamise pärast säilitustähtaja möödumist viisil, mis välistab dokumentides sisalduva teabe taasesitamise.

ANDMEKOGUDE ARHIVEERIMINE RAHVUSARHIIVIS

Rahvusarhiiv alustas arhiiviväärtuslike andmekogude arhiveerimise lahenduse arendamist 2002. aastal. Välja töötati põhimõtted andmekogude sisu viimiseks avatud kujule (CSV, SQL) ja andmekogu kirjeldusele. Esimese andmekoguna arhiveeriti nende põhimõtete järgi riiklik Hooneregister (2004).

Aastatel 2014-2017 osales Rahvusarhiiv uurimusprojektis E-ARK, mille ühe tulemina töötati välja rahvusvahelised vormingud ja tööriistad relatsiooniliste andmebaaside arhiveerimiseks. Aastast 2017 kasutab rahvusarhiiv andmekogude arhiveerimiseks rahvusvaheliselt tunnustatud vormingut SIARD 2.0         (Software Independent Archiving of Relational Databases). Andmete viimiseks SIARD vormingusse soovitame kasutada vabavaralist tööriista Database Preservation Toolkit.

Arhiiviväärtuslikud andmekogud:

Rahvusarhiiv arhiveerib ainult arhiiviväärtuslikuks hinnatud andmekogusid. Riigi Infosüsteemi Haldussüsteemis (RIHAs) registreeritud andmekogud on hinnatud rahvusarhiivi 2017.a. hindamisotsusega nr 51. Arhiiviväärtuslikuks tunnistatud RIHAs registreeritud andmekogude loetelu on toodud hindamisotsuse Lisas 1.

NB! Arhiiviväärtus võib andmekogule olla antud ka asutusepõhise hindamisotsusega. Kui asutus pole kindel, kas andmekogu on arhiiviväärtuslikuks hinnatud, palutakse pöörduda küsimusega aadressile kogumine@ra.ee.

Andmekogude arhiveerimise protsess

Arhiiviväärtusliku ainese üleandmise protsessiga saab tutvuda rahvusarhiivi juhises “Arhivaalide üleandmine”.

Andmekogude puhul tuleb andmete korrastamiseks ja arhiivivormingusse viimiseks läbi teha kolm sammu:

1.      Andmekogu tõmmis. Kogu andmebaasi sisu viiakse kokku lepitud kuupäeva ja kellaaja seisuga SIARD vormingusse, sh säilitatakse algsed tabelite struktuurid, seosed, vaated, protseduurid jms. Kui võimalik, eraldatakse sama kuupäeva ja kellaaja seisuga ka andmebaasi sisu algsel kujul (nn native dump) ja arhiveeritakse koos infosüsteemi rakenduse ja/või lähtekoodiga. Selline tõmmis võimaldab tuleviku kasutajal arhiveeritud andmebaasi taaskasutada algsele võimalikult lähedasel kujul.

2.      Arhiivivaated. Koostöös rahvusarhiiviga defineeritakse andmebaasi vaated, mis kajastavad terviklikult (ja denormaliseeritult) andmekogu põhilisi olemeid. Vaated käivitatakse arhiiviga kokkulepitud andmete vahemiku osas, saadud vahetabelid viiakse SIARD vormingusse. Selliste vaadete arhiveerimine võimaldab tuleviku kasutajal leida kiirelt kõige olulisemat informatsiooni, ilma et peaks aru saama (enamasti keerukast) relatsioonilisest andmemudelist.

3.      Dokumentatsioon. Et arhiveeritavatest andmetest oleks tulevikus võimalik aru saada, peavad need olema mõistlikult dokumenteeritud. Koostöös arhiiviga valitakse olemasoleva infosüsteemi dokumentatsiooni hulgast välja sobivad, viiakse need arhiivivormingusse ning säilitatakse koos tõmmise ja arhiivivaadetega. Lisaks arhiveeritakse võimalusel ka andmekogu kirjelduse hetkeseis RIHAs, tehakse videosid ja ekraanipilte rakenduse kasutamisest või kogutakse muud teavet mis aitab saja aasta pärast paremini andmete algsest kogumisest ja kasutamisest aru saada.

Vormingud ja tööriistad:

SIARD2 vorming võimaldab arhiveerida:

o   Andmeid (tabelite, väljade, vaadete sisu)

o   Andmete struktuuri (tabelid, väljad kommentaaridega ning tabelitevahelised seosed foreign key-de järgi)

o   Salvestatud protseduurid ja funktsioonid

o   Triggerid

o   Kasutajad, rollid ja õigused

o   Eeldefineeritud vaated (views).

Selle vormingu eeliseks sql dump-ide ees on olla erinevatest andmebaasitarkvara tootjatest sõltumatu: SIARD (Software Independent Archiving of Relational Databases).

Tööriist DBPTK (Database Preservation Toolkit) on java käsurea rakendus, mis on võimeline eksportima SIARD2 faile järgmistest sisenditest:

o   MySQL/MariaDB

o   PostgreSQL

o   Oracle

o   Microsoft SQL Server

o   Microsoft Access

o   JDBC-d toetavad süsteemid

Samuti on võimalik DBPTK abiga laadida SIARD2 mõnesse eelpool loetletud süsteemi, et näiteks SQL päringuid jooksutada.

SIARD2 faili otseseks kasutamiseks on mõeldud tööriist nimega DBVTK (Database Visualization Toolkit), mis on SOLR-il põhinev Java veebirakendus. DBVTK võimaldab kasutajatel:

o   näha andmebaasi struktuuri, andmebaasi kirjeldust

o   näha tabelitevahelisi seoseid

o   teostada kiireid tekstiotsinguid üle kõikide andmebaasis paiknenud tabelite väljade

o   eksportida infot csv failidesse

DIGITAALDOKUMENTIDE ARHIVEERIMINE

Digitaaldokumentide ning nende kirjelduste arhiveerimine ja üleandmine ei erine põhimõtteliselt tavapärasest arhiveerimise protseduurist. Sarnaselt senise praktikaga on vajalik samasuguse nimistu, arhiivikirjelduse ja muu dokumentatsiooni moodustamine, arhivaalide korrastamine, nende kooskõlla viimine pikaajalise säilitamise vajadustega ning edastamine asutuse või avalikku arhiivi. Erinevad on vaid selleks kasutatavad vahendid.

Kui seni on arhiivikirjelduse, arhivaalide loetelu ja nimistu koostamist teostatud enamasti käsitsi, siis asutuse EDHSis kirjeldatud dokumentide osas on võimalik eelpool nimetatud dokumentatsiooni koostamisel taaskasutada juba olemasolevaid kirjeldusi.

Dokumentide arhiivipüsiva kuju osas on põhiliseks erinevuseks liikumine infotehnoloogiliste nõuete poole – kui paberdokumentide korrastamisel on eelkõige vaja tagada nende füüsiline säilivus näiteks metallosiste eemaldamise ja arhiivipüsivate materjalide kasutamise teel, siis digitaaldokumentide puhul tuleb kontrollida dokumendi osaks olevate failide kasutatavust ja säilivust, kirjeldada nende tehnilisi omadusi (tehnilised metaandmed) ning vajadusel viia arhiivipüsivasse vormingusse.

Arhivaalide üleandmisel arhiivi kasutatakse senise füüsilise karbistamise ja hoidlasse asetamise asemel dokumentide kapseldamist XML tehnoloogia abil ning saadud kapslite (failide) kandmist arhiivipüsivatele off-line andmekandjatele ja/või arhiveerimiseks mõeldud serverite kõvaketastele.

Digitaaldokumentide arhiveerimisel on võimalik suur osa tehtavast tööst automatiseerida infotehnoloogiliste vahendite abil (näiteks universaalne arhiveerimismoodul ehk UAM). Sellisel juhul jääb asutuse arhiivi- ja dokumendihalduse eest vastutavatele isikutele peamiselt arhiveerimise protsessi kontrollija ja sisulise täiendaja roll. Samal ajal võimaldab automatiseerimine senisega võrreldes saavutada märksa suurem detailsuse ja kontrolli taseme (failide automaatne kontrollimine, dokumendi tehniliste metaandmete automaatne eraldamine jne).

Digitaaldokumentide arhiveerimisel tuleb asutustel lähtuda rahvusarhiivi juhistest Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded ja Arhivaalide üleandmine.

Digitaaldokumentide arhiveerimise eelduseks universaalse arhiveerimismooduli abil on kasutatava elektroonilise dokumendihaldussüsteemi võimekus digitaaldokumente XML kujul eksportida.

UNIVERSAALNE ARHIVEERIMISMOODUL

Universaalne arhiveerimismoodul (UAM) on rahvusarhiivi poolt loodud tarkvaraline abivahend elektroonilistest dokumendihaldussüsteemidest (EDHS) eraldatud digitaaldokumentide arhiveerimise ettevalmistamiseks ja avalikku arhiivi edastamiseks. UAMi kasutamine eeldab, et asutuse EDHS on võimeline dokumente ja nende metaandmeid XML kujul eksportima.

UAM on kooskõlas rahvusarhiivi juhisega    Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded (koostatud detsembris 2008) ja arhiivikirjelduse elementide loeteluga (2012).

UAM võimaldab automatiseerida mitmeid rutiinseid ja ressursimahukaid tegevusi: 

1.      koostada manuaalselt arhiivi kirjeldushierarhiat ja seda korduvalt kasutada;

2.      importida elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist arhiveerimiseks eraldatud andmeid;

3.      kasutada imporditud andmeid nii manuaalseks kui ka automaatseks arhiivi kirjeldushierarhia ülesehitamiseks;

4.      töödelda kirjeldustasemeid ja -hierarhiat;

5.      automatiseerida metaandmete kogumist (nt failide metainfo, alamate piirdaatumite pärimine);

6.      automaatselt kontrollida kohustuslike metaandmete olemasolu;

7.      automaatselt koostada erinevaid aruandeid (nt nimistu, olemikontroll);

8.      valideerida arhiiviskeemi reeglipärasust;

9.      kontrollida failide vorminguid;

10.  luua dokumendikapsleid vastavalt rahvusarhiivi kehtestatud nõuetele;

11.  edastada loodud dokumendikapsleid Dokumendivahetuskeskuse (DVK) kaudu teisele asutusele (nt rahvusarhiivile);

12.  salvestada loodud dokumendikapsleid kasutaja poolt valitud andmekandjale.

 UAMi tehnilised parameetrid:

·         Windowsi klient;

·         kasutab .NET 4 raamistikku;

·         programmeeritud keeltes C# ja LINQ;

·         vajab SQL (Express) serverit (vt UAMi paigaldusjuhendit);

 

ARHIVEERITAV KIRJELDUSTE KOOSSEIS

Arhiivikirjelduse (arhiveeritava ainese kirjelduse, arhiivi metaandmete) loomine on oluline osa arhiveerimise protseduurist.

Kui senise praktika järgi loodi kõik arhiveerimisel vajalikud arhiivi metaandmed käsitsi, siis elektrooniliste vahendite kasutamisel on otstarbekas püüda võimalikult palju arhiivikirjeldusest luua olemasolevaid dokumendi metaandmeid taaskasutades.

Selleks on järgnevas toodud alused dokumentide ja liigitusüksuste metaandmete identifitseerimiseks asutuse EDHSis, nende sidumiseks dokumendihalduse metaandmete loendiga ning viimase vastavusest arhiveerimiseks vajaliku metaandmete komplektiga.

 

METAANDMED ASUTUSE DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMIS

Dokumendihalduses kasutatavate metaandmete otstarve on mitmene – neid kasutatakse näiteks dokumentide ja liigitusüksuste identifitseerimiseks kui ka dokumendi elukäigu kontrollimiseks. Nende rakendamine asutuse EDHSis võimaldab oluliselt tõhustada asutuse asjaajamist, sh. dokumendihaldusprotsesside läbiviimist ning kontrollimist. Standardis EVS-ISO 23081-1 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted” on toodud järgnev metaandmete jaotus:

·         dokumente kirjeldavad metaandmed;

·         tegevusreegleid või poliitikat ja volitusi kirjeldavad metaandmed;

·         isikuid kirjeldavad metaandmed;

·         tegevusi ja protsesse kirjeldavad metaandmed;

·         dokumendihaldusprotsesse kirjeldavad metaandmed.

Praegusel hetkel on asutuste EDHSides peamiselt kasutusel metaandmed, mis vastavad õigusaktides toodud kirjeldus miinimumnõetele. Eeltoodud viieses jaotuses vastavad need kirjeldused enamasti dokumente kirjeldavatele metaandmetele. Ülejäänud osasid ei ole kas realiseeritud metaandmetena (näiteks EDHSi kasutavate isikute kirjeldused ja nende poolt tehtavad tegevused on küll süsteemis olemas kuid neid ei käsitleta metaandmetena, s.t. nad ei ole kontekstuaalselt EDHSist eraldatavad) või ei ole neid EDHSis üldse olemas (peamiselt puuduvad volitusi, tegevusreegleid ning dokumendihaldusprotsesse kirjeldavad metaandmed).

Standardi EVS-ISO 23081-1 rakendamine võimaldab tõhustada nii asutuse asjaajamist kui ka parandada digitaaldokumentide arhiveerimist, mistõttu on Rahvusarhiivi soovituseks võtta asutuses kasutusele standardile vastavad metaandmed.

DOKUMENDIHALDUSE METAANDMETE KASUTAMINE (EESTIS)

 Eestis on EVS-ISO 23081-1 kasutamise lihtsustamiseks välja töötatud metaandmeskeem ”Dokumendihalduse metaandmed. Loend”. Skeem järgib üldjoontes standardis toodud metaandmete jaotust ning esitab ka detailsed metaandmeelemendid iga jaotuse kohta. Erandina on ühise elementide plokina esitatud asutuse tegevusi ja protsesse ning dokumendihaldusprotsesse kirjeldavad metaandmed.

Kuivõrd rahvusarhiiv kasutab arhiveerimisel vajalike metaandmete loendi alusena dokumendihalduse metaandmete loendit, on oluline, et asutusel oleks ülevaade oma EDHSis kasutatavate ja dokumendihalduse metaandmete loendi seostest. Selle ülevaate saamiseks soovitab rahvusarhiiv järgmisi samme:

·         luua vastavustabel EDHSis kasutatavate kirjelduste ning dokumendihalduse metaandmete elementide vahel. Vastavustabeli alusena on soovitatav kasutada EDHSi kirjeldusvälju ning leida metaandmete loendist sellele vastav element (nt: EDHSi väljale „Toimiku indeks“ vastab metaandmete loendi element „IV-14. Liigitusüksus – Viit“ juhul kui loendi elemendi „13-IV Liigitusüksus – Tüüp“ väärtuseks on „toimik“);

·         kui vastavustabeli järgi vastab ühele EDHSi väljale mitu dokumendihalduse metaandmete loendi elementi (või vastupidi), tuleb analüüsida vajadust olemasolevate EDHSi väljade liitmiseks või eraldamiseks;

·         luua EDHSi väljadele mittevastavate dokumendihalduse metaandmete loendi elementide nimekiri;

·         saadud nimekirja tuleks analüüsida ning jaotada kaheks – 1) elemendid, mille sisu on mingil moel olemas EDHSis kuid ei avaldu metaandmetena (on näiteks olemas EDHSi süsteemses logis) ning 2) elemendid, mida EDHSi ei salvestata.

Kokkuvõttes on moodustunud dokumentide pakett, mille alusel on võimalik hinnata dokumendihalduse metaandmete loendi rakendatust asutuse EDHSis ning viimase arendusvajadusi – millised kirjeldused on tarvilik lisada ning millised on olemasolevate ja lisanduvate kirjelduselementide nimetused dokumendihalduse metaandmete loendis (vastavustabeli alusel). Viimane on kasutatav dokumentide ühelaadseks edastamiseks nii rahvusarhiivi kui ka asutustevaheliseks dokumendivahetuseks või dokumentide kandmiseks ühest EDHSi tarkvarast teise. Vajadusel võib rahvusarhiiv asutusi konsulteerida vastavustabelite koostamisel ja üldiselt dokumendihalduse metaandmete loendi kasutamisel.

ARHIVEERIMISEL KASUTATAVATE METAANDMETE KOOSSEIS

Rahvusarhiivi poolt arhiveerimisel nõutavad metaandmed koosnevad järgmistest osadest (kirjeldustasanditest):

→    arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldus;

→    funktsiooni ja volituse kirjeldus;

→    sarja ja toimiku kirjeldus;

→    dokumendi kirjeldus;

→    faili tehnilised metaandmed.

Kirjelduselementide valimisel on lähtutud järgmistest põhimõtetest:

·         arhiivimoodustaja ja arhiivi kirjeldust ei ole võimalik EDHSist automaatselt hõlmata. Seetõttu tuleb see osa kirjeldusest koostada käsitsi ja kohustuslike kirjelduselementide arv on hoitud võimalikult väiksena;

·         funktsioonide ja volituste kirjeldused on asutuse EDHSis enamasti olemas funktsiooni nime ja numbri tasandil. Funktsiooni aluseks olev volitus ei ole valdavas enamuses EDHSides kirjeldatud, mistõttu tuleb see lisada käsitsi. Samas ei ole ületa funktsioonide arv asutuses enamasti 20, seega on vastavate kirjelduste koostamine küllaltki väiksemahuline töö;

·         sarjade ja toimikute kirjelduselementidena on kasutatud peamiselt hetkel EDHSides olemasolevaid kirjeldusi. Elementide kohustuslikkuse nõudeid luues on aluseks võetud Eesti asutuste EDHSides hetkel keskmiselt olemasolevate elementide komplekt. Seega peaks kirjelduste manuaalse lisamise vajadus olema minimaalne;

·         alltasandite (allmoodustaja, allarhiiv, allfunktsioon, allsari jne) kasutamisel kehtivad ka alltasanditele vastavad ülemise tasandi kirjeldused;

·         dokumentide metaandmeid ei ole nende suure mahu tõttu mõistlik käsitsi luua. Dokumentide kohustuslike kirjeldusnõuete aluseks on õigusaktis toodud elementide hulk. Nimetatud õigusaktide järgimisel asutuse EDHSis ei ole dokumendi tasandil elementide käsitsi loomine vajalik;

·         arhiveerimisel nõutava elementide hulga ja kohustuslikkuse vaatab Rahvusarhiiv edaspidi perioodiliselt üle täiendades seda vastavalt EDHSide arengule Eestis.

FAILIDE ETTEVALMISTAMINE ÜLEANDMISEKS

Digitaalsete dokumentide arhiveerimisel tuleb arvestada, et peamised dokumentide pikaajalise kasutatavuse ohud tulenevad tehnoloogilistest riskidest.

Sellest lähtuvalt põhineb ka Rahvusarhiivi poolt kasutatav pikaajalise säilitamise lahendus andmekandjate ning failide pideval jälgimisel.

Sellise lähenemise puhul digitaalarhiivindusele on oluliseks punktiks ka failide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks.

Samas on oluline tähele panna, et arhiveerimiseks vajalike kirjelduste koostamine on eraldatav failide ettevalmistamisest. Kui kirjelduste koostamine peaks jääma peamiselt dokumendihaldurite ja arhivaaride ülesandeks, siis tehnilised tegevused teostatakse tõenäoliselt asutuse IT- spetsialistide poolt.

FAILIDE ARHIIVIVORMING

Digitaaldokumentide pikaajalise säilitamise suurim tehnoloogiline probleem on dokumentide koostisosaks olevate failide kasutatavuse tagamine kauem, kui on nende failide loomiseks kasutatud tehniliste vahendite eluiga. Selle võimaldamiseks on Rahvusarhiiv määranud kindlad reeglid säilitamiseks sobivatele nn. arhiivivormingutele.

Pikaajaliseks säilitamiseks sobiv failivorming peab olema:

·         avatud, ehk vormingu sisemise struktuuri kirjeldus peab olema avalik võimaldamaks vormingu kasutamist erinevates rakendustes;

·         laialdaselt toetatud, ehk vormingu kasutamiseks saadaval olevate tarkvaravahendite arv peab olema küllaltki suur; eelistatavalt pakuvad arhiivivormingu kasutamiseks vahendeid mitu teineteisest sõltumatut tarkvaratootjat;

·         suure kasutajaskonnaga, ehk antud vormingus faile luuakse ja kasutatakse laialdaselt erinevates valdkondades;

·         failide kasutamiseks (eelkõige nende sisu vaatamiseks) on olemas tasuta rakendused või liidesed;

·         standardiseeritud, soovitatavalt on vormingu spetsifikatsioon määratud standardiga (nt. ISO või muu taolise avaliku kokkuleppega).

Neile nõuetele vastava failivormingu puhul saab eeldada, et antud vormingus failide jaoks on olemas standardtarkvara, millega arhiivi kasutaja saab arhiveeritud dokumenti kasutada vähemalt 10-20 aasta vältel peale dokumendi loomist selles vormingus. Firmapõhiste vormingute puhul, mille kirjeldus (spetsifikatsioon) ei ole avalik, saab kasutatavuse ajaks hinnata kuni 10 aastat. Laialt kasutatud vormingute puhul võib lisaks eeldada, et vormingute toetamise (ehk siis kasutamiseks vajalike rakenduste toetamise) lõppemisel luuakse vajalikud vahendid failide konverteerimiseks mõnda uude arhiivivormingusse.

FAILIDE KONVERTEERIMINE

Tegelikkuses võib eksisteerida vastuolu arhiivivormingute kasutatavuse ja asutuse vajaduste vahel. Nimelt ei ole arhiivivormingutes failide funktsionaalsus alati kooskõlas asutuse jaoks vajaliku funktsionaalsusega (näiteks ei ole PDF-vormingus dokumendist alati mugav infot kopeerida või kasutada seda alusena uue dokumendi loomisel). Kui asutus otsustab dokumentide loomisel kasutada muid vorminguid peale arhiivivormingute, peab ta arvestama vajadusega viia dokumendid arhiveerimise käigus arhiivivormingutesse, ehk teostada failide konverteerimisprotseduur.

Tagamaks konverteeritud failide autentsust, peab konverteerimist teostav tarkvararakendus vastama järgmistele nõuetele:

→    lubama protsessi teostamist ainult volitatud isikutel, ehk nõudma konverteerimist teostavate töötajate autentimist;

→    kasutatav tarkvaravahend peab olema testitud ja kõik võimalikud erinevused lähte- ja tulemfailide funktsionaalsuses peavad olema kaardistatud;

→    dokumenteerima sisend- ja väljundfailide nimed, konverteerimise aja, kasutatava vahendi (Ühes konverteerimist toetavas rakenduses võib sisalduda mitu erinevat konverteerimisvahendit, näiteks DOC – PDF, RTF – PDF,PDF – PDF/A jne.) nime ja versiooni ning konverteerimise teostaja andmed (vastav kirjeldus võib eksisteerida ka vahendi logis);

→    võimaldama dokumenteeritud andmete eraldamist rakendusest kujul, mis on arusaadav kolmandatele osapooltele (tekkiva logi struktuur peab olema failis üheselt mõistetavalt kirjeldatud) ning kasutatav lihtsate tarkvaraliste vahendite abil (soovituslikult tavateksti kujul).

Samuti tuleks võimalusel veenduda lähte- ja tulemfaili vastavuses. Selleks on soovitatav visuaalselt võrrelda valimit algsetest ning konverteeritud failidest. Soovitatav on sellesse kontrolli hõlmata faile, milles on teadaolevalt kasutatud erinevaid funktsionaalsusi (tabelid, lingid, keerukamad kujundused vms.).

Rahvusarhiiv soovitab konverteerimist teostava rakenduse integreerida asutuse EDHSi ning kirjeldada konverteerimisprotseduuri oma asjaajamiskorras.

Digitaalsete piltide, heli- ja videofailide kirjeldused põhinevad Rahvusarhiivi ja Kultuuriministeeriumi digitaalse ainese metaandmestikel.

DIGITAALSELT ALLKIRJASTATUD FAILID

Rahvusarhiiv on valmis vastu võtma digitaalselt allkirjastatud dokumente, tagades nende autentsuse ka juhul, kui praegusel kujul kasutatav digiallkiri dokumendihaldusest kaob.

Samas on sarnaselt allkirjastamata failidele vajalik tehniliste metaandmete eraldamine .ddoc aluseks olevast failist ning sarnaselt kehtivad nõuded failivormingutele. Seega on võimalik Rahvusarhiivi edastada ainult neid digitaalallkirjaga dokumente, milles sisalduvate failide vormingud vastavad arhiivivormingutele.

Tehniliste metaandmete eraldamiseks tuleb kasutada järgnevat protseduuri:

·         eraldada .ddoc failist selles sisalduvad failid;

·         kirjeldada eraldatud failide tehnilised metaandmed, v.a. failide räsisummad;

·         moodustada .ddoc failist räsi ning lisada see tehnilistesse metaandmetesse;

·         lisada tehnilised metaandmed ja .ddoc fail arhiveerimiseks sobivasse kapslisse.

Juhul kui digitaalselt allkirjastatud fail ei ole arhiivivormingus, tuleb läbi viia failide konverteerimine. Seega on eelnevalt tarvis eemaldada fail digitaalallkirja kapslist, lisada digitaalallkirja metaandmed (allkirjastaja, allkirjastaja ametikoht, allkirjastamise aeg ja koht) dokumendi metaandmetele ning konverteerida fail arhiivivormingusse.

Rahvusarhiivi saab edastada ainult neid digitaalselt allkirjastatud dokumente, milles sisalduvad failid vastavad arhiivivormingutele.

 

DOKUMENTIDE JA NENDE KIRJELDUSE ARHIIVIPÜSIV KUJU

Arhiivi ülesandeks on säilitada dokumente selliselt, et säiliks nende kontekst, kasutatavus ja autentsus. Kui eelmised peatükid adresseerisid kahte esimest omadust eraldiseisvana, siis käesoleva peatüki ülesandeks on siduda kontekst ja kasutatavus selliselt, et oleks tagatud nii dokumendi kui selle kirjelduse autentsus.

Digitaalsete andmete puhul on Rahvusarhiivi valitud lahenduseks dokumendi ja selle metaandmete tehniline kapseldamine ühtseks paketiks, milles on sisemiselt tagatud ka dokumendi autentsus ning selle kontrollitavus. Tehniliselt kasutatakse selleks XML tehnoloogiat ning lahendus on võrreldav digitaalallkirja ning dokumendivahetuskeskuse lahenduste puhul kasutatava kapsliga, milles sisalduvad sarnaselt üks või mitu faili ning erineva otstarbega metaandmed.

Digitaalarhiivinduses kasutatava kapsli puhul on võimalik välja tuua järgmised nõuded:

→    kapsel peab olema üheselt identifitseeritav ning võimaldama üheselt tuvastada selle sisu;

→    kapsel peab olema elementaarselt kasutatav ilma lisanduva informatsioonita (eelkõige ilma juurdepääsuta spetsiifilistele infosüsteemidele), mis tähendab et see peab sisaldama põhilist informatsiooni selles sisalduva dokumendi konteksti ning failide kasutamiseks vajalike tehniliste vahendite kohta;

→    kapsli kasutamine peab olema lihtne ning vajadusel peab seda saama teha ilma keerukaid lisavahendeid omamata (näiteks tavalise tekstiredaktori abil);

→    kapsli kasutamise lihtsustamiseks loodava rakenduse keerukus ei tohi ületada digitaalallkirja kontrollimiseks, selle metaandmete vaatlemiseks ja faili eraldamiseks kasutatavate vahendite keerukust;

→    kapsli sisu peab saama vajadusel kontrollida selle muutmatuse osas. Nendest vajadustest tulenevalt on Rahvusarhiiv otsustanud:

→    nimetada kapslid ja nende sees olevad failid vastavalt arhiivis kasutatavatele identifikaatoritele;

→    lisada tehniliste metaandmete hulka autentsust tagavate tehniliste meetmete andmed;

→    kasutada kapsli moodustamiseks XML vahendeid.

IDENTIFIKAATORITE KASUTAMINE

Arhiveerimisel määratakse arhiividele (arhiiviasutuses säilitatavatele ühelt asutuselt pärinevatele dokumentide kogumitele), sarjadele, toimikutele ja dokumentidele avaliku arhiivi poolt viitekoodid, mis koosnevad dokumente vastu võtvat avalikku arhiivi identifitseerivast lühiendist (näiteks: ERA - Riigiarhiiv), arhiivi numbrist (näiteks: 835), funktsiooni numbrist (näiteks: 3), sarja tähisest (näiteks: 6), toimiku tähisest (näiteks: 15) ja dokumendi tähisest (näiteks: 25). Kui esineb ka alltasandeid (näiteks allsari või allfunktsioon), siis see eraldatakse peatasandist sidekriipsuga (näiteks funktsioon: 3-12).

Kokkuvõttes saadakse unikaalne viitekood, mis kirjutatakse kujul ERA. 835.3-12.6.15.25. Selline viitekood on kasutatav ka arhiveeritava kapsli identifikaatorina ning arhiveeritava kapsli nimes. Vastavalt olekski näites toodud dokumendi arhiivikapsli identifikaator ERA.835.3-12.6.15.25 ja failinimi ERA.835.3-12.6.15.25.xml.

Dokumendikapslis sisalduvaid faile ümber ei nimetata, vajadusel (faili konverteerimise korral) muudetakse ainult faili laiend.

Samad identifikaatorid tuleb kanda ka vastava kirjeldusüksuse metaandmetesse.

AUTENTSUST TAGAVATE VAHENDITE KASUTAMINE

Võimaldamaks kapseldatud failide ja metaandmete autentsuse kontrollimist peale andmete kandmist avalikku arhiivi rakendatakse räsisummade loomist ja kontrollimist SHA-2 räsialgoritmide perekonna versioonide SHA-256 või SHA-512 baasil. Vastava algoritmi kasutamiseks, ehk räsisumma loomiseks ja kontrollimiseks on saadaval mitmeid vabavaralisi vahendeid, samuti on neid lihtne lisada näiteks EDHSide funktsionaalsuste hulka.

Räsisumma loomine peaks toimuma arhiivi nõuetele vastava faili puhul soovitatavalt enne selle EDHSist eraldamist. Kui see ei ole võimalik, siis võib seda teha ka omaette arhiveerimiskapslite moodustamiseks kasutatavas vahendis (näiteks UAMis). Kui on vajalik ka faili konverteerimine arhiivivormingusse, on soovitatav räsisumma luua konverteerimiseks kasutatava vahendi ühe väljundina.

Lisaks kapseldatavatele failidele tuleb moodustada räsisummad ka kõikidest moodustatud arhiivikapslitest ning salvestada saadud väärtused omaette faili nimega SHAxxx.txt, kus xxx näitab kasutatud versiooni (256 või 512). Faili sisuna peab igal real olema toodud kapslifaili nimi, tühik, koolon, tühik ja saadud väärtus.

Arvestades arhiveerimisega tegelevate volitatud isikute hulka ja nende professionaalsust, on selline turvalisuse tase tänasel päeval piisav ning võimaldab automaatselt avastada andmete arhiivi edastamise käigus tekkinud tehnilisi probleeme. Kapslite moodustamisel saab kasutada digitaalse templi metoodikat.

XML KAPSLI MOODUSTAMINE

Igast dokumendist moodustatakse XML vormingus kapsel mis sisaldab järgmist informatsiooni:

·         Ülemisi liigitusüksuseid identifitseerivad metaandmed (arhiivi, sarja ja toimiku pealkiri ja number);

·         dokumendi metaandmeid;

·         dokumendifailide tehnilisi metaandmeid;

·         dokumendifaile.

Kapslid nimetatakse eespool kirjeldatud moel moodustatud identifikaatoriga, kasutades faililaiendit .xml.

Lisaks moodustatakse arhiivimoodustaja, arhiivi, funktsiooni, sarja ja dokumendi taseme kirjeldustest omaette XML fail, mille aluseks olev XML-skeem on toodud Rahvusarhiivi juhise lisas 2. XML-skeemi alusel loodud fail nimetatakse liigitusyksus.xml.

ARHIVEERITAVATE ANDMETE EDASTAMINE RAHVUSARHIIVI

Rahvusarhiiv toetab andmete üleandmist usaldatavaid andmesidekanaleid kasutades. Hetkel on välja töötatud lahendus, mis lubab digitaalsete arhivaalide ja nende kirjelduste kandmist avalikku arhiivi DHX/X-Tee abil.

Hoolimata kasutatavast edastamise meetodist peab asutuselt arhiivi üleandmiseks tekkima järgnev andmete pakett:

·         XML kapslid tehniliste ning dokumendi metaandmete ja failidega, kus igale dokumendile vastab üks kapsel;

·         fail kapslite räsisummadega (SHAxxx.txt)

·         üldine arhiivikirjeldus arhiivimoodustaja, arhiivi, sarja ja toimiku tasandil (liigitusyksus.xml).

Mõlemal juhul peab ülal toodud andmete paketile lisanduma ka nn. sisukord mis esitab täieliku edastavate andmete koosseisu, andmekandjate arvu ning andmete asukoha andmekandjal või DHX konteineris.

Sisukord peab olema moodustatud tekstifailina ja kandma nime sisukord.txt. Iga DHX konteineri kohta peab sisukorras olema toodud konteineris sisalduvate arhiivikapslite arv ja nende nimed.

Arhiveerimise protseduuri võib lugeda lõpetatuks peale avalikult arhiivilt vastavasisulise kinnituse saamist. Senini ei ole lubatud EDHSis paiknevaid ega ka nende baasil moodustatud kirjeldusi või faile hävitada.

ANDMETE EDASTUS DHX KAUDU

Praegune lahendus võimaldab Rahvusarhiivi digitaalarhiivi vastuvõtumoodulil vastu võtta ning töödelda ühte või mitmesse DHX- konteinerisse paigutatud dokumendikapsleid.

DHX kaudu dokumente avalikku arhiivi edastades lisatakse esimesse XML kapslisse alati failid:

·         SHAxxx.txt (vastavas DHX-kapslis paiknevate failide räsisummadega);

·         liigitusyksus.xml;

·         sisukord.txt.

Sisukord.txt esitab edastatavate DHX-kapslite kaupa kapslites sisalduvad failid, kusjuures iga kapslit identifitseerib X-Teel kasutatav asutuse nimi ja kapsli järjekorranumber. Iga dokumendikapsli nimi peab paiknema uuel real, iga DHX-kapsli sisukorra järel peab paiknema tühi rida. Lisaks peab fail sisukord.txt olema dubleeritud igasse kapslisse.

RAHVUSARHIIVI LÕPPENUD PROJEKTID

APIS ja APEX:  2011. aastal osales rahvusarhiiv koostöös Eesti Äriarhiiviga Eesti-Rootsi- Islandi arhiivide ühisprojektis APIS (Access to Public Information), mis keskendus dokumentide juurdepääsu küsimustele arhiivides. Projekti rahastas Rootsi innovatsiooniasutus VINNOVA kodanikukesksete e-valitsemise teenuste programmist. Tegevuse raames valmistati ette jätkuprojekti taotlus põhjalikuma projekti jaoks, mis toimus aastatel 2012–2014 nime all YEAH (You! Enhance Access to History). YEAH keskendus klientide kaasamise põhimõtete rakendamisele arhiivinduses.

Aastail 2011–2015 teostati töid Euroopa rahvusarhiivide ühise arhiiviportaali projekti APEX (Archives Portal Europe network of eXcellence) raames. Eesti rahvusarhiivi kanda olid teiste tegevuste kõrval peamiselt tööpaketi “Kasutatavus ja veeb 2.0” juhtimine. Euroopa arhiiviportaalist on leitavad arhiivi infosüsteemi AIS andmed, nagu ka kümnete teiste arhiivide andmed miljonite pealkirjade ja eestikeelse kasutajaliidesega.

Cross Border E-archive: 2012–2014 osales Rahvusarhiiv partnerina Eesti-Läti-Vene piiriülese koostööprogrammi projektis Cross Border E-archive. Projekti rahastati Euroopa naaberlus- ja partnerlusinstrumendi vahenditest. Rahvusarhiivi ülesanne oli välja selgitada oluline aines enda ja partnerite kogudest, ainese digiteerimine, kirjeldamine ning kirjelduste ja digikujutiste edastamine platvormiarendajatele.

Rahvusarhiiv digiteeris ca 3200 Tartu ülikooli tudengi toimikut 19. sajandist ja 20. sajandi algusest. Läti Ajalooarhiiv digiteeris Riia Polütehnilise Instituudi tudengite toimikud ning Peterburi Riiklik Ajaloo Keskarhiiv Peterburi ülikoolis ja konservatooriumis õppinud eestlaste ja lätlaste isikutoimikud. Lisaks digiteeriti Peterburis ja Peterburi kubermangus tegutsenud eestlaste ja lätlaste luteri ja õigeusu koguduste kirikuraamatuid. Kokku tehti portaalis kättesaadavaks 500 000 kujutist. Projektis osalesid teiste partneritena Peterburi info- ja analüüsikeskus, Peterburi arhiivikomitee, Läti rahvusarhiiv ja Läti vabaühendus Ideede Foorum, juhtpartner on Läti Kultuuri Infosüsteemide Amet.

SHIPWHER:  2010–2013 osales Rahvusarhiiv koostöös Eesti Muinsuskaitseameti (juhtpartner), Eesti Meremuuseumi ja Rootsi Meremuuseumiga rahvusvahelises projektis SHIPWHER, mida rahastas Euroopa Liidu Kesk-Läänemere programm.

Rahvusarhiivi ülesanne oli välja selgitada laevahukke kajastavav arhiiviaines Eesti arhiivides ja mitmetes välisarhiivides ning kirjeldada hukulood veebipõhises andmebaasis. Samuti digiteeriti enam kui 100 000 kujutist merenduse ja laevahukkude teemalisi allikaid Eesti arhiividest. Need on muudetud kättesaadavaks Saaga digitaalkogus ja on seotud arhiiviviite kaudu vrakiregistriga.

Projekti partnerite koostöö viljadena valmisid projekti tulemusi tutvustav köide sarjas “Muinasajateadus” (Shipwreck Heritage) ja loodi andmebaas – vrakiregister – Kultuurimälestiste Riikliku Registri juurde. Viimasesse on koondatud arhiivi- ja välitöödel saadud teave laevahukkude kohta Eesti vetes, samuti uppunud lennukivrakkide ning sisevetest leitud väiksemate veesõidukite kohta. Andmeid on täiendatud ka kõikvõimalike trükitud ja veebipõhiste materjalide abil. Vrakiregister on eesti ja inglise keeles.

E-ARK: 2014-2017 osales rahvusarhiiv osalust Euroopa Komisjoni rahastatavas koostööprojektis E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation), mis tegeles digitaalsete andmete arhiveerimise küsimustega. Kolm aastat kestva projekti eesmärk oli luua üle-euroopaline standardne lähenemine digitaalsete andmete arhiveerimiseks.

Projektis osalenud organisatsioonid soovisid leida lahendusi digitaalsete andmete senisest tõhusamale säilitamisele ja kasutamisele. E-ARK hõlmas 16 partnerit, juhtiv asutus oli Portsmouthi Ülikool, lisaks oli kaasatud viis rahvusarhiivi (Eesti, Norra, Sloveenia, Taani, Ungari), neli teadusasutust, kolm arhiivitarkvara- ja teenustega tegelevat ettevõtet, kaks valitsusasutust ja kaks rahvusvahelist ühendust Austriast, Hispaaniast, Portugalist, Rootsist, Saksamaalt ja Ühendkuningriigist.

Rahvusarhiiv võttis E-ARKis varasemate europrojektidega võrreldes suurema rolli, vastutades nii projekti tervikliku tehnilise koordineerimise kui ühe sisulise valdkonna tulemuste eest. Eestlaste ülesandeks oli juhtida andmete digitaalarhiivi üleandmise teemaga tegelevat töörühma, mille eesmärk oli andmete ekspordi nõuete ja täpsustatud formaadi väljatöötamine. Projekti tehniline koordinaator oli rahvusarhiivi digitaalarhiivi asedirektor Kuldar Aas, kelle sõnul oli E-ARKi näol tegemist projektiga, kus rahvusarhiivil sai võimaluse oma riigisiseseid kogemusi ja lähenemist teistele Euroopa arhiividele tutvustada ja soovitada.

CO:OP:  See projekt on Euroopa Komisjoni kaasfinantseeritava programmi Loov Euroopa Kultuur 2014–2020 ettevõtmine täisnimega Community as Opportunity – Creative archives’ and users’ network, lühendatult CO:OP ehk eestikeeli suupärasemalt öelduna Kogukond kui mänguruum, arhiivide ja kasutajate loov võrgustik. Rahvusarhiiv osales projektis 1. detsembrist 2014 kuni 30. novembrini 2018.

Rahvusarhiivi üks peamisi tegevusi on olnud topoteekide loomine. Topoteek on ühisloome platvorm, mis annab ligipääsu kogukondade (küla, valla, seltsi jm) digiteeritud ajalooallikatele. Topoteeki saab lisada fotosid, dokumente ning heli- ja videosalvestusi. Rõhuasetus on fotodel – fotol kujutatu kirjeldamisel ja kujutatu asetamisel kaardile nii, et ajalooline võte on seostatav tänapäevase asukohaga. Topoteegi tegemine põhineb vabatahtlikkusel, topoteekide tööd Eestis koordineerib Rahvusarhiiv. Enam kui 600 fotot sisaldav Eesti esimene topoteek avati Uhtnas 2016. aasta novembris. 2017. aastal valmisid sisutihedad Adavere, Are, Laeva, Oru ja Toila topoteegid. Rohkem infot topoteekide kohta leiab meie ajaveebist.

Lisaks on Rahvusarhiiv arendanud uudset arhiivipedagoogilist õppetööd (vt lähemalt Seiklused arhiivis), mille käigus saavad õpilased arhiiviõppe protsessi rikastada filmimise teel. Projekti raames loodud õppefilmid nii Eesti kui ka teiste riikide partneritelt on leitavad YouTube’ist Adventures in archives märksõnaga.

Projekt on suunatud ka koostöö tugevdamisele arhivaaride ja arhiivide vahel, näiteks on traditsiooniliste erialakohtumiste kõrval loodud Euroopa arhiiviblogi, mis võiks kujuneda esmaseks rahvusvaheliseks suhtlemispaigaks igale arhiivihuvilisele. Ühtlasi on projekti eesmärkide seas veebipõhiste andmebaaside testimine ja arendamine. Sel suunal on Rahvusarhiiv loonud kinnistute registri Liivimaa mõisate kirjeldused, samuti testinud ühisloome Tartu 1867 veebirakendust ning viimase arendusena on käsil vallakohtute ühisloome kasutusele toomine.

DIGITAALNE SÄILITAMINE

Digitaalne säilitamine jaguneb:

→    Passiivne digitaalne säilitamine – sarnane analoog- materjali säilitamisega, ehk bittide alles püsimise tagamine

→    Aktiivne digitaalne säilitamine – sisu loetavuse ja mõistetavuse tagamine läbi digitaalse säilitamise tehnikate (migreerimine, emuleerimine) rakendamise

Digitaalse säilitamise senine mudel:

Hoidlakeskne säilitamine

→    Senini on püsinud arusaam, et digitaalne säilitamine eeldab digitaalhoidlat

→    Digitaalhoidlaid on mitmesuguseid, aga aktiivse säilitamise komponent on kõigis sarnane või samane

→    Mõtteviisi juurdumist on toetanud digitaalarhiivi arhitektuuri mudel OAIS (ISO 14721:2003) ja arvukad digitaalhoidla tarkvaratooted, milles tegelik digitaalse säilitamise tugi on minimaalne või olematu.

„Igaühel oma“ lahenduse nõrkused

Pikaajalise digitaalse säilitamise mudel, kus iga (mälu)asutus arendab välja omaenda digitaalse säilitamise tarkvaralahenduse, ei ole:

→    Majanduslikult mõistlik

→    Koosvõimeline

→    Jätkusuutlik (pikemas perspektiivis)

→    Liigne fragmenteeritus ei taga kokkuhoidu..

Uued võimalused digitaalse info säilitamiseks:

Trendid IT maailmast

·         Teenusepõhine arhitektuur (SoA)

o   API (Application Programming Interfaces) – Veebiteenused (web services)

·         Teenusplatvormid

o   GRID

o   Cloud

o   SaaS (software as a service)

o   PaaS (platform as a service)

o   IaaS (infrastructure as a service)

·         Mikroteenused (microservices)

Micro-services are an approach to digital curation based on devolving curation function into a set of independent, but interoperable, services that embody curation values and strategies. Since each of the services is small and self-contained, they are collectively easier to develop, deploy, maintain, and enhance. Equally as important, they are more easily replaced when they have outlived their usefulness. Although the individual services are narrowly scoped, the complex function needed for effective curation emerges from the strategic combination of individual services.  [Curation Micro Services website]

Trendid digitaalses säilitamises

·         Säilitamisvalmidusega süsteemid – preservation- ready systems (Borbinha 2010)

·         Säilitamisefunktsionaalsuseintegreerimine erinevatesse infosüsteemidesse

·         Ise-säiluvadobjektid–self-preservingobjects; durable objects (Billenness 2011)

·         Ühised süsteemid ja hoidlad digitaalse arhiveerimise ja säilitamise korraldamiseks (LOCKSS, MetaArchive, DISTARNET)

·         Pilvetehnoloogia kasutamine (Askhoj, Nagamori & Sugimoto 2011)

Digitaalse arhiivi toimimismudelid

·         Tarkvara mudel – säilitamine on integreeritud digitaalhoidla tarkvarasse

·         Institutsionaalne mudel – organisatsioonil on mitmeid erinevaid digihoidlaid, millest üks on kujundatud säilitamise jaoks

·         Hajamudel – erinevad organisatsioonid haldavad ühte hajutatud digitaalhoidlat, millel on keskne säilitamise moodul

·         Võrgumudel – põhineb algselt Storage Resource Broker (SRB) ja seejärel iRODS lahenduse ning GRID ja pilvetehnoloogiatel

·         Teenusepakkuja mudel – kasutatakse teenusepakkuja teenuseid; teenusepakkujaks võib olla ka GRID teenuse pakkuja

Ilmselt kõik need mudelid kasutavad aktiivse digitaalse säilitamise teostamiseks mikroteenuseid

DIGITAALSE SÄILITAMISE TÖÖVAHENDID

Teenuste jaotumine elukäigule

·         Digitaalse säilitamise protsessid (nt. OAIS funktsionaalsed olemid) ja saadaolevad tarkvaravahendid ei kattu päris üks-ühele

·         Töövahendid võivad olla mõeldud konkreetse organisatsiooni digihoidla jaoks (nt. TIAMAT ingest) või globaalsed (PERPS monitoring tool)

 Ingest

·         Erinevaid töövahendeid, mida kasutatakse digitaalse säilitamise elukäigu erinevates etappides:

o   Failivormingu tuvastamine

o   Metaandmete eraldamine

o   Digitaalse objekti iseloomustamine (object characterisation)

·         Terviklikud ingest-vahendid on tüüpiliselt saadaval mõne konkreetse digitaalhoidla tarkvara jaoks (nt. DSpace, Fedora)

Archival storage

·         Arhitektuurselt on lahendused tihti üsna keerukad, kuna lisaks sisuobjektidele on vaja hoida ka kirjeldust nende kohta

·         Põhiprobleemideks on suur objektide arv ja hoitava ainese kettamaht

·         Virtualiseerimine ja pilve tüüpi teenused on ilmselt paratamatud, kuna andmemahud kasvavad väga kiiresti

·         Selgelt defineeritavaid töövahendeid pole palju (8)

Säilitamise planeerimine

·         PLATO on domineeriv töövahend ja enamus arendustööd keskendub selle ümber;

·         Digitaalsete objektide keerukuse kasv, eriti kokku-lingitud objektid, muudavad digitaalse säilitamise planeerimise keerukamaks;

·         Säilitamise planeerimine on inkrementaalne tegevus – migreerimised järgnevad üksteisele ja teadmised varasemate sammude kohta on vajalikud järgmiste sammude tegemisel.

  

UURINGUTE JÄRELDUSED

→    Enamus seniseid töövahendeid on välja töötatud arhiivide ja raamatukogude poolt, samas kui muuseumid ei ole pea üldse selles töös osalenud

→    Väljatöötatud töövahendite sisu ja eesmärgid on tihti kattuvad – erinevad organisatsioonid on teinud dubleerivat tööd

→    Töövahendite ja mikroteenuste tasand (granularity) vajab selgemat piiritlemist, et tagada kõigi vajalike funktsionaalsuste olemasolu ja vältida infokadu objektide töötlemise käigus

→    GRID ja pilvetehnoloogiat kasutatakse juba humanitaaria teadusandmete hoidmiseks ja säilitamiseks, seega sobivad need kindlasti ka mäluasutuste jaoks

→    Praegune seis digitaalse säilitamise „tarkvaraturul“ on üsna killustunud, domineerivad vabavaralised „vidinad“, millel puudub arvestatav kasutajatugi ja dokumentatsioon

→    Teenuste turg on väga algeline; turu nõudluse hindamine on raske, kuna säilitamist teostatakse erinevatel eesmärkidel

→    Töövahendite võrdlemiseks on väga vähe vahendeid – kuidas otsustada, millist vahendit eelistada või usaldada?

DIGITEERIMINE

DIGITEERIMINE: MÕISTED

Digitaliseerimine = digiteerimine = digimine = ingl k digitizing = ingl k digitalizing

1) Reaalset maailma kirjeldavate pidevate signaalide (mõõtmistulemuste) viimine mittepidevale arvulisele kujule, võimaldamaks nende kasutamist arvutis.

2) Objekti, kujutise, dokumendi või signaali esitamine kindla hulga punktide või proovide kaudu. Analoogsignaalid on pidevalt muutuvad, seda nii signaali võimalike väärtuste arvu osas antud ajahetkel kui ka ajaperioodis võimalike ajahetkede arvu osas. Digitaalsed signaalid on mittepidevad nende mõlema nüansi osas ja seega tähendab digiteerimine originaalsignaalist teatava lähenduse loomist, mis kunagi ei esita originaali täielikult.

Skäneerimine = skaneerimine = skännimine = ingl k scanning

Kitsamalt: paberkandjal või filmilindil esitatud teksti, jooniste, fotode vm ainese digiteerimine skänneri (lameskänner, raamatuskänner vmt) abil;

Laiemalt: Ingl k scan tähendab millegi käsitlemist järjestikku samm-sammu haaval. Iga digiteerimisprotsess eeldab olemuslikult sellist teguviisi, seega on skänneerimine digiteerimise sünonüüm.

ANALOOG- JA DIGISIGNAAL: ERINEVUSED

Analoogsignaal

→    pidevatoimeline

→    lõpmatu arv olekuid, mida saab igal ajahetkel mõõta

→    enamik looduslikke protsesse on pidevatoimelised

Digitaalsignaal ehk arvsignaal

→    mittepidev ehk diskreetne

→    kindel arv olekuid kindlatel ajahetkedel

→    esitamiseks kasutatakse arvkoodi, enamasti kahend-ehk binaarkoodi

Digisignaali saab kopeerida kadudeta, analoogi praktiliselt mitte (n helikasseti kopeerimisel on koopia alati hoomatavalt kehvem originaalist, CD kopeerimisel aga kvaliteet ei muutu). Andmekandja füüsilise ja moraalse aegumise tõttu on aga kopeerimine vältimatu.

Digisignaal on hästi otsitav (n täisteksti otsing e-raamatust).

Digisignaal on kiiresti navigeeritav (arvutis mp3 kuulates saab liuguriga hetkeliselt loo sees soovitud kohta hüpata).

Digisignaal on korraga kasutatav pea piiramatule hulgale, piiriks vaid arvutisüsteemi võimsus (n Saaga kirikuraamatuid kasutab korraga keskmiselt 70-100 inimest, samas kui kogu Rahvusarhiivis on alla 30 mikrofilmilugeri ja ühest filmist reeglina vaid 1-2 koopiat).

DIGIPROBLEEMID

Siiski: digiteerimisprotsessis  tekib põhimõtteline (s.t. vältimatu) kvaliteedikadu. Protsess:

DIGITEERIMISPROTSESSI JUHTIMISE OLULISED ASPEKTID

→    Digiteerimisprojekti planeerimine;

→    Digiteerimise allikmaterjali väljavalimine;

→    Digiteerimise ettevalmistamine;

→    Originaalide käitlemine;

→    Digiteerimise protsess;

→    Digitaalsete tagatiskoopiate säilitamine;

→    Metaandmed;

→    Publitseerimine.

DIGITEERIMISE KULUD

Mahuprognoos:

·         Realistliku saamiseks teha     pilootprojekt ja ise järgi proovida, mitte uskuda masina spetsifikatsiooni

o   Näide: Zeutschel Omniscan 10000TT teeb paberite järgi ühe kaadri 5 sekundiga, tegelikkuses aga kulub keskmiselt 12, kuna pole arvestatud tööasendi taastamisele kuluvat aega.

Digiteerimise vahendid:

·         Digiteerimise riistvara:

o   Skänner,

o   Arvuti,

o   Valgustid (vajalikud fotoaparaadi kasutamisel)

o   Statiivid, dokumendi aluslauad töölauad.

·         Digiteerimise tarkvara:

o   skännimistarkvara (peab olema masstööle optimeeritud, näiteks oskama failidele järjest nimesid panna)

o   tekstituvastus (tasuta vahendid on viletsad, soovitus: FineReader)

o   kasutuskoopiate masstootmine tagatisfailidest

Failide hoidmine ja kasutamine:

·         Salvestusruum

o   A4 dokument 256 halltooniga 300 dpi resolutsioonil on pakkimata kujul 8 MB. Kui kuus digida 10 000 kaadrit, siis kulub 80 GB. Selle hoidmine näiteks serveriketastel on kulukas.

·         Kasutajakeskkond:

o   Tarkvara loomine

o   Serveri ja võrgu käigushoid.

Palgakulud:

·         Skaneerija (soovitavalt tükitöö, motivatsiooniks plaani täitmise boonused)

·         IT spetsialist

·         IT projektijuht

 

DOKUMENTEERIMINE

Arhiivikirjelduste tekitamine => mõistlik on kirjeldusi hoida teatmestus ja seostada digitud kujutised teatmestuga viitekoodide kaudu.

Digiteerimise metaandmete kasutamine => Protsess tuleb korralikult dokumenteerida, juhised.

Failide nimetamine => kaose vältimiseks ja veebipõhiste kasutuskeskkondade loomiseks peavad failinimed olema süstemaatilised, vt näiteks “RA digiteerimise tehnilised põhimõtted”

ÜLDIST DIGITEERIMISEST

Tagatis- ja kasutuskoopia erinevusest:

→    tagatis teha võimalikult moonutusvaba ja mõistlikult kõrge kvaliteediga

→    kasutuskoopia genereerida tarkvara abil automaatselt (kvaliteet vastavalt hetkevajadustele, vajadusel töödelda ja ilustada).

Tööjuhis tegijale: masina operaator peaks töö käigus võimalikult vähe mõtlema ja otsuseid langetama.

SKÄNNERI TÜÜBID JA VALIKU KRITEERIUMID

Lameskänner:

+  odav

- dokument tuleb paigaldada nägu allpool, seega ei sobi räbaldunud või paksu köitega originaalidele

Fotoaparaat:

+ lihtne kasutada ja üsna odav

+ väga lai formaadivalik, saab ka A0 teha

- hea tulemuse saamiseks vaja statiive, valgusteid, objektiive jm abivahendeid

Raamatuskänner:

+ kiire ja vastupidav

+ originaali mitte rikkuv valgus

-  väga kallis.

Valikukriteeriumid:

→    Originaalide väärtus ja seisund: kui palju võib valgust peale lasta;

→    Resolutsiooni vajadus - tekstidokumentide puhul 300 dpi, fotode ja negatiivide puhul oluliselt kõrgem (vt “RA digiteerimise tehnilised põhimõtted” (väljatrükk jaotusmaterjali lõpus)

→    Värvivajadus - osa raamatuskännereid on halltoonides, mis on tekstidokumendile OK, aga fotodele ei kõlba

→    Planeeritav töömaht (kaadrite arv aasta kohta)

KASUTATUD MATERJAL

Riismaa, K. (2019?). Digitaalse informatsiooni säilitamine. TLÜ DTI loengukursus INT6080.DT.